Assistenz (w/m/d) der Leitung

Christliches-Jugenddorfwerk-Deutschlands-Gemeinn

Ilmenau

On-site

EUR 20,000 - 24,000

Part time

5 days ago

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Benefits offered by this job

31 Tage Urlaub

Kinderzuschlag

Jahressonderzahlung

Tarifsteigerungen

Corporate Benefits

Bikeleasing

Jobticket

Fort- und Weiterbildung

Flexible Arbeitszeit

Mobiles Arbeiten

Job summary

CJD Ilmenau Berufliches Bildungszentrum sucht im Teilzeitbereich eine Assistentin bzw. einen Assistenten der Leitung. Sie unterstützen die Fachbereichsleitung bei administrativen und kaufmännischen Prozessen, koordinieren Personalvorgänge und prüfen Rechnungen.

Zudem wirken Sie an Budgetplanung, Kennzahlen und Vertragsvorgängen mit. Die Stelle ist Teilzeit (20 Std./Woche) mit der Option auf Aufstockung, vergütet nach AVR.DD/CJD EG 7, inkl. familien- und tarifbezogener Benefits.

Qualifications

Eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung.
Berufserfahrung in Administration, Organisation oder Assistenz, idealerweise im sozialen Umfeld.
Kaufmännisches Verständnis sowie Sicherheit im Umgang mit Zahlen und Prozessen.
Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise.
Sicherer Umgang mit MS 365 (Excel, Word, Outlook, Teams).
Kommunikationsstärke, Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Diskretion.
Identifikation mit den Werten des CJD und Bereitschaft zur bereichsübergreifenden Zusammenarbeit.
Wünschenswert: Mitgliedschaft in ACK.

Responsibilities

Unterstützung der Fachbereichsleitung bei administrativen und kaufmännischen Prozessen.
Koordination und Bearbeitung personaladministrativer Vorgänge inkl. Meldungen und Fristen.
Prüfung von Rechnungen und Vorbereitung von Freigaben sowie Überwachung von Zahlungen.
Mitwirkung bei Budgetplanung, Budgetkontrolle und Kennzahlenaufbereitung.
Verwaltung und Überwachung von Verträgen sowie Koordination von Beschaffungsprozessen.
Pflege von Fachanwendungen und Unterstützung bei Digitalisierung von Abläufen.
Organisation von Besprechungen, Veranstaltungen, Audits und Projekten.
Sicherstellung des Informationsflusses und Zusammenarbeit mit Leitungskräften.

Skills

Organisation

Kommunikation

Zuverlässigkeit

Verantwortungsbewusstsein

Diskretion

Selbstständige Arbeitsweise

Education

Kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung

Berufserfahrung in Administration/Assistenz

Tools

Microsoft 365

Job description

Assistenz (w/m/d) der Leitung

Ihr neuer Wirkungskreis

DasCJDist das größtegemeinnützige christliche Bildungs- und Sozialunternehmen in Deutschland. Seine mehr als11.800 Mitarbeitendenfördern und begleiten Kinder, Jugendliche und Erwachsene an über350 Standortenin Kitas, Schulen, Berufsbildungswerken und Lehrbetrieben, in Kliniken, Reha-Einrichtungen, Wohngruppen und Werkstätten.

Am CJD Ilmenau erwartet Sie ein vielseitiges Arbeitsumfeld: Unser Berufliches Bildungszentrum begleitet junge Menschen mit unterschiedlichen Lernvoraussetzungen und komplexen Unterstützungsbedarfen auf ihrem Weg in Ausbildung und Beruf. Zum Standort gehört auch ein Internat, das den jungen Menschen während ihrer Bildungszeit ein Zuhause und pädagogische Begleitung im Alltag bietet. Gemeinsam unterstützen wir sie dabei, einen anerkannten Berufsabschluss zu erreichen und ihren Platz im Arbeitsleben zu finden.

Ihr neues Aufgabengebiet

Unterstützung der Fachbereichsleitung und Angebotsleitungen bei administrativen, organisatorischen und kaufmännischen Prozessen
Koordination und Bearbeitung personaladministrativer Vorgänge einschließlich Personalmeldungen, Fristenüberwachung und Personalplanungsunterstützung
Prüfung von Rechnungen sowie Vorbereitung von Freigaben und Überwachung von Zahlungsvorgängen
Mitwirkung bei der Budgetplanung, Budgetkontrolle sowie Aufbereitung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen und Statistiken
Verwaltung und Überwachung von Verträgen sowie Koordination von Beschaffungs-, Vergabe- und Wartungsprozessen
Pflege und Administration von Fachanwendungen sowie Unterstützung bei der Digitalisierung und Optimierung von Verwaltungsabläufen
Organisation von Besprechungen, Veranstaltungen, Projekten sowie Vorbereitung und Nachbereitung interner und externer Audits
Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses sowie Zusammenarbeit mit Leitungskräften, Mitarbeitenden und zentralen Verwaltungsbereichen

Ihr Profil

Eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung in der Administration, Organisation oder Assistenz, idealerweise im sozialen oder bildungsnahen Umfeld
Kaufmännisches Verständnis sowie Sicherheit im Umgang mit Zahlen, betriebswirtschaftlichen Zusammenhängen und Verwaltungsprozessen
Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise mit hoher Organisations- und Priorisierungskompetenz
Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Excel, Word, Outlook und Teams, sowie Offenheit für digitale Anwendungen
Kommunikationsstärke, Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
Identifikation mit den Werten des CJD sowie Bereitschaft zur bereichsübergreifenden Zusammenarbeit und kontinuierlichen Weiterentwicklung von Prozessen
Wünschenswert ist die Mitgliedschaft in einer christlichen Kirche, die der Arbeitsgemeinschaft Christlicher Kirchen (ACK) Deutschlands angehört

Wir bieten

Attraktive Vergütung nach AVR.DD/CJD EG 7 (1.986,66 € bei 20,0 Std./Woche)
Kinderzuschlag(pro Kind 100,00 € brutto pro Monat bei Vollzeit) undJahressonderzahlung
KontinuierlicheTarifsteigerungen
31 Tage Urlaub(bei 5-Tage-Woche), für Heiligabend und Silvester keine Urlaubstage notwendig
Sonderrabattebei über 800 Markenanbietern (Corporate Benefits)
Flexibles Firmenfitness-Angebot mitWellhub
Möglichkeit des Bikeleasings
Jobticket (Zuschuss zum Deutschlandticket)
Gute Erreichbarkeit mit dem Kfz und den öffentlichen Verkehrsmitteln
Flexible Arbeitszeit durch Gleitzeit und Arbeitszeitkonto, mit der Möglichkeit ganze Tage abzusetzen
Möglichkeit des mobilen Arbeitens
Persönliche Weiterentwicklung durch gezielteFort- und Weiterbildungen
Ein Umfeld, dasEngagementundEigeninitiativeschätzt und Ihnen erlaubt, Verantwortung zu übernehmen und Veränderungen mitzugestalten
Einaktiv gelebtes, der jeweiligen Einrichtung angepasstesRahmenschutzkonzept, das ein sicheres und gewaltfreies Umfeld für alle schafft
EineGemeinschaft, deren Werte auf dem christlichen Menschenbild basieren