Assistenz (w/m/d) der Leitung

CJD; Ilmenau; Hybrid; EUR 80.000 - 100.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

AVR.DD/CJD EG 7 1.986,66 € bei 20,0Std

Kinderzuschlag und Jahressonderzahlung

Tarifsteigerungen

31 Tage Urlaub

Corporate Benefits

Wellhub

Bikeleasing

Jobticket

Flexible Arbeitszeit durch Gleitzeit

Mobiles Arbeiten

Fort- und Weiterbildungen

Zusammenfassung

CJD Ilmenau Berufliches Bildungszentrum sucht eine verantwortungsbewusste Verwaltungs- und Assistenzkraft in Teilzeit. Sie unterstützen die Fachbereichsleitung bei administrativen Prozessen, koordinieren Personalvorgänge und überwachen Zahlungsvorgänge.

Zu Ihren Aufgaben zählen Budgetplanung, Vertragsverwaltung und die Optimierung von Verwaltungsabläufen. Flexible Arbeitszeiten, Fort- und Weiterbildungen sowie ein werteorientiertes Umfeld werden geboten.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung in Administration, Organisation oder Assistenz, idealerweise im sozialen oder bildungsnahen Umfeld.
• Sicherer Umgang mit Zahlen, betriebswirtschaftlichen Zusammenhängen und Verwaltungsprozessen.
• Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise mit guter Organisations- und Priorisierungskompetenz.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, Teams) und Offenheit für digitale Anwendungen.
• Kommunikationsstärke, Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Identifikation mit den Werten des CJD und Bereitschaft zur bereichsübergreifenden Zusammenarbeit.
• Wünschenswert: Mitgliedschaft in einer christlichen Kirche (ACK).

Aufgaben

• Unterstützung der Fachbereichsleitung und Angebotsleitungen bei administrativen, organisatorischen und kaufmännischen Prozessen.
• Koordination und Bearbeitung personaladministrativer Vorgänge einschließlich Personalmeldungen, Fristenüberwachung und Personalplanungsunterstützung.
• Prüfung von Rechnungen sowie Vorbereitung von Freigaben und Überwachung von Zahlungsvorgängen.
• Mitwirkung bei Budgetplanung, Budgetkontrolle sowie Aufbereitung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen und Statistiken.
• Verwaltung und Überwachung von Verträgen sowie Koordination von Beschaffungs-, Vergabe- und Wartungsprozessen.
• Pflege und Administration von Fachanwendungen sowie Unterstützung bei der Digitalisierung und Optimierung von Verwaltungsabläufen.
• Organisation von Besprechungen, Veranstaltungen, Projekten sowie Vorbereitung und Nachbereitung interner und externer Audits.
• Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses sowie Zusammenarbeit mit Leitungskräften, Mitarbeitenden und zentralen Verwaltungsbereichen.

Kenntnisse

Zahlenverständnis

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Verlässlichkeit

Diskretion

Teamfähigkeit

Sicherer Umgang mit Microsoft 365

Ausbildung

Kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung

Tools

Microsoft 365

Jobbeschreibung

Ihr neues Aufgabengebiet

• Unterstützung der Fachbereichsleitung und Angebotsleitungen bei administrativen, organisatorischen und kaufmännischen Prozessen
• Koordination und Bearbeitung personaladministrativer Vorgänge einschließlich Personalmeldungen, Fristenüberwachung und Personalplanungsunterstützung
• Prüfung von Rechnungen sowie Vorbereitung von Freigaben und Überwachung von Zahlungsvorgängen
• Mitwirkung bei der Budgetplanung, Budgetkontrolle sowie Aufbereitung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen und Statistiken
• Verwaltung und Überwachung von Verträgen sowie Koordination von Beschaffungs-, Vergabe- und Wartungsprozessen
• Pflege und Administration von Fachanwendungen sowie Unterstützung bei der Digitalisierung und Optimierung von Verwaltungsabläufen
• Organisation von Besprechungen, Veranstaltungen, Projekten sowie Vorbereitung und Nachbereitung interner und externer Audits
• Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses sowie Zusammenarbeit mit Leitungskräften, Mitarbeitenden und zentralen Verwaltungsbereichen

Qualifikationen

• Eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in der Administration, Organisation oder Assistenz, idealerweise im sozialen oder bildungsnahen Umfeld
• Kaufmännisches Verständnis sowie Sicherheit im Umgang mit Zahlen, betriebswirtschaftlichen Zusammenhängen und Verwaltungsprozessen
• Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise mit hoher Organisations- und Priorisierungskompetenz
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Excel, Word, Outlook und Teams, sowie Offenheit für digitale Anwendungen
• Kommunikationsstärke, Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Identifikation mit den Werten des CJD sowie Bereitschaft zur bereichsübergreifenden Zusammenarbeit und kontinuierlichen Weiterentwicklung von Prozessen
• Wünschenswert ist die Mitgliedschaft in einer christlichen Kirche, die der Arbeitsgemeinschaft Christlicher Kirchen (ACK) Deutschlands angehört

Wir bieten

• Attraktive Vergütung nach AVR.DD/CJD EG 7 (1.986,66 € bei 20,0 Std./Woche)
• Kinderzuschlag(pro Kind 100,00 € brutto pro Monat bei Vollzeit) undJahressonderzahlung
• KontinuierlicheTarifsteigerungen
• 31 Tage Urlaub(bei 5-Tage-Woche), für Heiligabend und Silvester keine Urlaubstage notwendig
• Sonderrabattebei über 800 Markenanbietern (Corporate Benefits)
• Flexibles Firmenfitness-Angebot mitWellhub
• Möglichkeit des Bikeleasings
• Jobticket (Zuschuss zum Deutschlandticket)
• Gute Erreichbarkeit mit dem Kfz und den öffentlichen Verkehrsmitteln
• Flexible Arbeitszeit durch Gleitzeit und Arbeitszeitkonto, mit der Möglichkeit ganze Tage abzusetzen
• Möglichkeit des mobilen Arbeitens
• Persönliche Weiterentwicklung durch gezielteFort- und Weiterbildungen
• Ein Umfeld, dasEngagementundEigeninitiativeschätzt und Ihnen erlaubt, Verantwortung zu übernehmen und Veränderungen mitzugestalten
• Einaktiv gelebtes, der jeweiligen Einrichtung angepasstesRahmenschutzkonzept, das ein sicheres und gewaltfreies Umfeld für alle schafft
• EineGemeinschaft, deren Werte auf dem christlichen Menschenbild basieren

Rahmenbedingungen

CJD Sachsen/Thüringen
CJD Ilmenau Berufliches Bildungszentrum
Am Ehrenberg 2
98693 Ilmenau
Deutschland

Teilzeit

Zunächst befristet (für zwei Jahre mit Option zur Entfristung)

Ihr neuer Wirkungskreis

DasCJDist das größtegemeinnützige christliche Bildungs- und Sozialunternehmen in Deutschland. Seine mehr als11.800 Mitarbeitendenfördern und begleiten Kinder, Jugendliche und Erwachsene an über350 Standortenin Kitas, Schulen, Berufsbildungswerken und Lehrbetrieben, in Kliniken, Reha-Einrichtungen, Wohngruppen und Werkstätten.

Am CJD Ilmenau erwartet Sie ein vielseitiges Arbeitsumfeld: Unser Berufliches Bildungszentrum begleitet junge Menschen mit unterschiedlichen Lernvoraussetzungen und komplexen Unterstützungsbedarfen auf ihrem Weg in Ausbildung und Beruf. Zum Standort gehört auch ein Internat, das den jungen Menschen während ihrer Bildungszeit ein Zuhause und pädagogische Begleitung im Alltag bietet. Gemeinsam unterstützen wir sie dabei, einen anerkannten Berufsabschluss zu erreichen und ihren Platz im Arbeitsleben zu finden.