Assistenz/Sekretariatskraft der Bereichsleitung (m/w/d)

Entsorgungsbetriebe der Landeshauptstadt Wiesbaden; Wiesbaden; On-site; EUR 45,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristeter Vertrag

31 Tage Urlaub

Jobticket

Parkplatz

Kantine mit Frischküche

Fort- und Weiterbildung

Betriebliche Altersversorgung

Vorteilsplattformen corporate benefits

Sportangebote

Teamevents

Premium-Jobticket

Kfz-Werkstatt vor Ort

Job summary

Die Stadtservice Wiesbaden sucht eine Assistentin/ einen Assistenten der Bereichsleitung (m/w/d) in Wiesbaden. Zu Ihren Aufgaben gehören allgemeine Sekretariats- und Verwaltungs­tätigkeiten, Posteingang/Out­going, Terminplanung, Vorbereitung von Meetings sowie Dokumentenbearbeitung.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Erfahrung mit, sowie sehr gute Deutschkenntnisse und sichere MS-Office-Kenntnisse.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Fähigkeiten
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• Sehr gute Deutschkenntnisse
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office

Responsibilities

• Allgemeine Assistenz-/Sekretariatstätigkeiten, Korrespondenz, Postein-/ausgang, Terminüberwachung
• Vorbereitung von Besprechungen und Bearbeitung von Dokumenten
• Bearbeitung und Überwachung von Urlaubs-, Gleitzeit- und Überstundenanträgen
• Unterstützung bei Fort- und Weiterbildung sowie Ausbildung

Skills

Kommunikationsfähigkeit

Deutschkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Zum 1. Januar 2027 werden die ELW und das Grünflächenamt zum großen Eigenbetrieb „Stadtservice Wiesbaden“. Mit rund 1.200 Mitarbeitenden entsteht damit ein leistungsstarker kommunaler Dienstleister für eine lebenswerte Stadt.

Stadtservice Wiesbaden bedeutet, die Verantwortung für den öffentlichen Raum liegt in einer Hand: für Parks, für Spielplätze, für Friedhöfe, für Straßen, für Kanäle, für die Müllentsorgung, für Papierkörbe, für die Klärwerke, für die Deponie, für die Fasanerie und für den Stadtwald. Der Stadtservice Wiesbaden prägt maßgeblich das Stadtbild, indem er Verantwortung für Umwelt, für Menschen, für Wiesbaden übernimmt. Dabei stellen sich die Mitarbeitenden gemeinsam den großen Herausforderungen unserer Zeit wie die Anpassung an den Klimawandel und schaffen Lösungen, die den Anforderungen einer modernen Stadtgesellschaft gerecht werden.

Assistenz/Sekretariatskraft der Bereichsleitung (m/w/d)

Das erwartet Sie

• Übernahme allgemeiner Assistenz-/Sekretariatstätigkeiten wie schriftlicher Korrespondenz und Dokumentenbearbeitung, Bearbeitung des Postein- und Postausgangs, Überwachung und Koordinierung von Terminen, Bewirtschaftung und Vorbereitung von Besprechungen sowie Dokumentenbearbeitung
• Verantwortung für die Erstellung und Überwachung von Fortbildungs- und Dienstreiseanträgen
• Erstellung, Bearbeitung und Überwachung von Urlaubs-, Gleitzeit- und Überstundenanträgen, Krank- und Gesundmeldungen sowie Monatsjournalen
• Vorbereitung der statistischen Aufarbeitung von Zahlen- und Datenmaterial
• Erstellung der Bestellanforderungen sowie Verantwortung der Rechnungsprüfung mittels SAP
• Mitwirkung bei der Umsetzung von Arbeitsschutzvorschriften, Unterstützung bei Schulungen und Unterweisungen sowie Erstellung von Unfallanzeigen
• Pflege und Nachhalten der betriebsärztlichen Untersuchungen für den Fachbereich
• Unterstützung der abteilungsübergreifenden Ausbildung
• Übernahme und Unterstützung von Sonderprojekten

Das bringen Sie mit

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Nachweis gleichwertiger Fähigkeiten und langjähriger Erfahrung durch entsprechende Tätigkeiten
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit den einschlägigen Softwareprodukten (MS-Office)
• Ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Flexibilität, Zuverlässigkeit und Engagement

Das bieten wir Ihnen

• einen unbefristeten Arbeitsvertrag in einem krisensicheren kommunalen Betrieb
• eine Eingruppierung bis in die Entgeltgruppe 8 TVöD-VKA mit einem Jahresbruttogehalt zwischen 44.800 EUR bis 54.370 EUR (inkl. Jahressonderzahlung) in Abhängigkeit der Qualifikation und der anrechenbaren Berufserfahrung
• eine flexible Arbeitszeit ohne Kernarbeitszeit
• 31 Tage Jahresurlaub zzgl. freie Tage am 24. und 31.12.
• individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Eine betriebliche Altersversorgung
• die Nutzung der Vorteilsplattformen „corporate benefits“ und „benefits.me“ mit attraktiven Angeboten und Rabatten
• weitere Benefits wie Gesundheitsmanagement und Sportangebote, Teamevents, kostenfreies Premium-Jobticket, kostenfreier Parkplatz, Kantine mit Frischküche, Kfz-Werkstatt vor Ort

Unser ELW-Team steht für Vielfalt und Chancengleichheit. Daher ist uns jede Bewerbung unabhängig von Alter, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, sexueller Orientierung, ethnischer Herkunft, Hautfarbe oder Behinderung*willkommen.

*Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung und Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.