Assistenz Sachbearbeitung Prüfungsamt (m/w/d)

ZIP Zeitarbeit + Personalentwicklung GmbH; Bremen; On-site; EUR 28,000 - 34,000; Full time

Benefits offered by this job

Tarifliche Entlohnung nach DGB/GVP Tar

Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Übertarifliche Zusatzleistungen

Job summary

ZIP Zeitarbeit + Personalentwicklung GmbH in Bremen sucht eine Assistenzkraft Sachbearbeitung im Prüfungsamt (m/w/d) in Vollzeit. Die Stelle unterstützt die Bearbeitung von Bachelor-/Masterprüfungsangelegenheiten sowie Promotionsangelegenheiten und erstellt Abschlussunterlagen.

Sie führen Reports in FlexNow durch, beraten Studierende zu Prüfungsverfahren und übernehmen Archivierung sowie Sprechzeiten. Gute Deutschkenntnisse (C2) und Englischkenntnisse (B1) werden erwartet, ebenso eine

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten.
• Kenntnisse in IT-Fachverfahren und im Umgang mit Standardsoftware.
• Sicheres Deutsch in Wort und Schrift (CEF Level C2) und gute Englischkenntnisse (CEF-Level B1).
• Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, kooperativer Arbeitsstil sowie Organisationskompetenz.
• (Selbstständige) Arbeitsweise und sorgfältige Dokumentation.

Responsibilities

• Unterstützung der Sachbearbeitung für Bachelor-/Masterprüfungsangelegenheiten und Promotionsangelegenheiten (70%).
• Erstellung/ Druck von Abschlussunterlagen.
• Bearbeitung eingehender Anträge (z. B. Anerkennungen, Zulassungen, Prüfungsrücktritte).
• Durchführung von Reports und Abfragen in FlexNow.
• Beratung von Studierenden zu Prüfungsverfahren (ca. 25%).
• Sprechzeiten, telefonische und schriftliche Auskunft in DE/EN.
• Archivierung und Scannen von BA/MA Prüfungsakten (ca. 5%).

Skills

Teamfähigkeit

Organisationskompetenz

Selbstständige Arbeitsweise

Zuverlässiger Arbeitsstil

gute Kommunikationsfähigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Verwaltungsfachangestellten

Tools

IT-Fachverfahren

Standardsoftware

Job description

Vollzeit - 39,2 Stunden montags bis freitags im Zeitraum von 8 bis 17 Uhr

Wir suchen für unseren Kunden in Bremen eine Assistenzkraft Sachbearbeitung im Prüfungsamt (m/w/d).

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung der Sachbearbeitung für Bachelor- und Masterprüfungs-angelegenheiten bzw. für Promotionsangelegenheiten (70%)
• Erstellung/ Druck von Abschlussunterlagen
• Mitwirkung in der Bearbeitung eingehender Anträge, z. B. zu Anerkennungen, Nachteilsausgleichen, Zulassungen zu Bachelor- und Masterarbeiten, Prüfungsrücktritten, etc.
• Durchführung von Reports und Abfragen in FlexNow
• Leistungserfassungen, die nicht durch Lehrende möglich ist
• Unterstützung bei der Beratung von Studierenden in Fragen von Prüfungsverfahren u.a. (25%)
• Durchführung von Sprechzeiten sowie telefonische und schriftliche Auskunftserteilung zu allgemeinen Themen in deutscher und englischer Sprache
• Beratung zu Antragsstellungen und Verfahren in deutscher und englischer Sprache
• Archivierung und Scannen von BA und MA Prüfungsakten (5%)

Ihr Profil:

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d)
• Kenntnisse und Erfahrungen in der Anwendung von IT-Fachverfahren
• gute Kenntnisse im Umgang mit der Standardsoftware
• sichere Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift (CEF Level C2)
• Beherrschung der englischen Sprache in Wort und Schrift (CEF-Level B1)
• gute kommunikative Kompetenzen
• teamfähiger, zuverlässiger und kooperativer Arbeitsstil
• Organisationskompetenz
• sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise

Wir bieten:

• tarifliche Entlohnung nach den DGB/GVP Tarifen plus Zulagen
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• individuelle und persönliche Betreuung
• übertarifliche Zusatzleistungen