Assistenz mit Empfangstätigkeit (m/w/d)

PreZero Deutschland; Wesseling; On-site; EUR 32,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Mitarbeiterrabatte

Betriebliche Altersvorsorge

Fahrradleasing

Gesundheit und Fitnessangebote

Flexible Arbeitszeiten

Job summary

PreZero Service Deutschland GmbH & Co. KG sucht befristet für zwei Jahre eine engagierte Unterstützung im Office Management und als Vertretung am Empfang.

Du sorgst für reibungslose administrative Abläufe, betreust Gäste, planst Termine, organIsierst Geschäftsreisen und berichTest Reisekostenabrechnungen. Zu deinen Aufgaben gehören Telefonie, Postverteilung, Raumorganisation und die Vorbereitung von Meetings sowie das passende Catering.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Erfahrung in Assistenz/Office Management/Empfang
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Gute IT-Kenntnisse, Office 365, Google Workspace
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise und Teamgeist

Responsibilities

• Assistenz im operativen Tagesgeschäft
• Empfang und Gästebetreuung
• Termine koordinieren und Reisekostenabrechnung
• Telefonie, Postverwaltung, Anfragen bearbeiten
• Besprechungsräume organisieren und Meetings vorbereiten

Skills

Organisation

Kommunikation

Kundenkontakt

Office 365

Teamfähigkeit

Education

Kaufmann/-frau für Büromanagement

Tools

Google Workspace

IT-Grundkenntnisse

Job description

Externe Stellenausschreibung

Für unser Headquarter suchen wir dich – befristet für zwei Jahre – als engagierte Unterstützung im Office Management und verlässliche Vertretung an unserem Empfang.

Das wird dein Job

• Support & Organisation: Du unterstützt das Team im operativen Tagesgeschäft und sorgst für reibungslose administrative Abläufe im Office Management.
• Visitenkarte des Headquarters: In Vertretungszeiten (Urlaub, Krankheit oder Spitzenzeiten) übernimmst du die Rolle am Empfang und betreust unsere Gäste, Kunden und Besucherinnen herzlich und professionell.
• Termine & Reisen: Du koordinierst Termine, planst Geschäftsreisen inklusive Reisekostenabrechnung und behältst dabei stets den Überblick.
• Kommunikation & Post: Du nimmst Telefongespräche entgegen, verwaltest den Postein- und -ausgang und bist Ansprechperson für interne und externe Anfragen.
• Meetings & Vorbereitung: Du organisierst Besprechungsräume, bereitest Meetings und Präsentationsunterlagen vor und kümmerst dich um ein passendes Catering.

Das bringst du mit

• Ausbildung & Erfahrung: Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, Hotelfachfrau / Hotelfachmann, Hotelkaufmann / Hotelkauffrau) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung im Office: Erste oder mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion, im Office Management oder am Empfang / an der Rezeption.
• Kommunikationsstärke: Sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift für den täglichen Kunden- und Kollegenkontakt.
• Sicherer IT-Umgang: Gute Kenntnisse in Office 365, gerne mit Google Workspace, sowie Freude am Umgang mit digitalen Tools.
• Menschlichkeit & Organisation: Eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise, ein freundliches, souveränes Auftreten und echtes Teamdenken.

Das bieten wir dir

• Kultur & Team: Ein abwechslungsreicher Job innerhalb der Schwarz Gruppe mit offener, direkter Kommunikation, einem motivierten Team und einer gelebten Duz-Kultur.
• Flexibilität & Einarbeitung: Eine systematische Einarbeitung sowie flexible Arbeitszeiten mit bis zu 2 Tagen mobilem Arbeiten und viel Gestaltungsspielraum.
• Rabatte & Extras: Attraktive Mitarbeiterrabatte in diversen Shops, betriebliche Altersvorsorge und die Möglichkeit zum persönlichen Fahrradleasing über PreZero.
• Gesundheit & Sport: Uns liegt deine Gesundheit am Herzen – profitiere von internen Gesundheitstagen und Top-Konditionen bei namhaften Fitnessanbietern (auch online).
• Weiterentwicklung: Vielfältige Schulungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten, damit du dich persönlich und beruflich stetig weiterentwickeln kannst.

PreZero Service Deutschland GmbH & Co. KG

Vincent Wellstein

Kronenweg 45

50389 Wesseling