Assistenz (m/w/d) / Sekretariat der Geschäftsführung

HPV BW; Passau; Hybrid; EUR 21.000 - 31.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

AVR-Caritas-Vergütung

30 Tage Urlaub

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Jobbike-Leasing

Zusammenfassung

Die Malteser Diözese Passau suchen eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung in Teilzeit (30 Std./Woche) unbefristet. Sie unterstützen die Geschäftsführung im administrativen, organisatorischen und operativen Tagesgeschäft und fungieren als zentrale Schnittstelle zwischen internen und externen Ansprechpartnern.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Koordination von Terminen, die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen sowie das Erstellen von Präsentationen, Berichten und Auswertungen.

Qualifikationen

• Kaufmännische Berufsausbildung mit entsprechender Weiterbildung oder Studium im wirtschaftswissenschaftlichen Bereich.
• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz- oder Sekretariatsfunktion.
• Sehr gute MS 365 Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint).
• Idealerweise Erfahrung im Veranstaltungs- und Projektmanagement.
• Organisations-, Planungs- und Koordinationsfähigkeit sowie selbstständige, vorausschauende Arbeitsweise.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit, sicheres Auftreten und Serviceorientierung.
• Diskretion, Zuverlässigkeit und vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen.
• Belastbarkeit, Flexibilität, Loyalität und Teamfähigkeit.
• Freude an der Zusammenarbeit mit Haupt- und Ehrenamtlichen.
• Identifikation mit den Zielen und Werten der Malteser.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung im administrativen, organisatorischen und operativen Tagesgeschäft
• Koordination und Organisation von Terminen, Besprechungen, Tagungen und Veranstaltungen
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen einschließlich Protokollführung
• Professionelle Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern sowie Funktion als zentrale Schnittstelle
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten, Auswertungen und weiteren Unterlagen
• Sicherstellung einer strukturierten Dokumentation sowie Nachverfolgung von Aufgaben und Terminen
• Unterstützung bei der Digitalisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen

Kenntnisse

Microsoft 365

Organisationstalent

Koordination

Kommunikationsfähigkeit

Diskretion

Zuverlässigkeit

Teamfähigkeit

Veranstaltungs- und Projektmanagement

Schnittstelle

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Wirtschaftswissenschaftliches Studium

Tools

SharePoint

Jobbeschreibung

Die Malteser sind eine internationale katholische Hilfsorganisation. In der Diözese Passau engagieren sich haupt- und ehrenamtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in vielfältigen sozialen, karitativen und rettungsdienstlichen Aufgaben. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die die Diözesan- und Bezirksgeschäftsführung mit organisatorischem Geschick, Diskretion und einem hohen Serviceverständnis unterstützt.

Die Stelle ist ab 01.01.2027 in Teilzeit (30 Std./Woche) unbefristet zu besetzen. Arbeitszeiten sind Montag bis Donnerstag von 08:00 Uhr bis 15:00 Uhr und Freitag von 08:00 Uhr bis 12:00 Uhr.

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung der Geschäftsführung im administrativen, organisatorischen und operativen Tagesgeschäft
• Koordination und Organisation von Terminen, Besprechungen, Tagungen und Veranstaltungen
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen einschließlich Protokollführung
• Professionelle Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern sowie Funktion als zentrale Schnittstelle zwischen verschiedenen Interessengruppen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten, Auswertungen und weiteren Unterlagen
• Sicherstellung einer strukturierten Dokumentation sowie Nachverfolgung von Aufgaben und Terminen
• Unterstützung bei der Digitalisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen

Das bieten wir:

• Eine leistungsgerechte Vergütung gemäß AVR-Caritas, Sozialleistungen und eine betriebliche Altersvorsorge
• 30 Tage Urlaub sowie die Anrechnung von Heiligabend und Silvester als vollwertigen Feiertag
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung sowie Eigenverantwortung
• Flexible und familienfreundliche Arbeitsbedingungen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten
• Arbeitsklima, das von gegenseitiger Wertschätzung und Unterstützung geprägt ist
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einer werteorientierten Organisation
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten über unsere trägereigene Malteser Akademie
• Rabatte und Gutscheine im Vorteilsportal für Malteser Mitarbeitende
• Gesundheitsförderung und Jobbike-Leasing

Was wir uns vorstellen:

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit entsprechender Weiterbildung oder ein Studium mit wirtschaftswissenschaftlichem Schwerpunkt
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Sekretariatsfunktion
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams und SharePoint)
• Idealerweise Erfahrung im Veranstaltungs- und Projektmanagement
• Ausgeprägte Organisations-, Planungs- und Koordinationsfähigkeit sowie eine strukturierte, selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit, sicheres Auftreten und hohe Serviceorientierung
• Diskretion, Zuverlässigkeit sowie ein vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen
• Belastbarkeit, Flexibilität, Loyalität und Teamfähigkeit
• Freude an der Zusammenarbeit mit Haupt- und Ehrenamtlichen
• Identifikation mit den Zielen und Werten der Malteser als katholische Hilfsorganisation

Haben wir Ihr Interesse geweckt?