Assistenz (m/w/d) im Vorzimmer der Abteilungsleitung

Regensburg; Regensburg; Hybrid; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Sicherheit im öffentlichen Dienst

Fort- und Weiterbildung

Gesundheitsförderung

Gleitzeit

30 Urlaubstage + zusätzliche freie Tag

Homeoffice

Familienfreundliches Umfeld

Ferienbetreuung

Eltern-Kind-Büros

Kostenlose Parkplätze

Job summary

Die Universität Regensburg sucht eine Assistenz (m/w/d) im Vorzimmer der Abteilungsleitung der Abteilung II – Querschnittsangelegenheiten in Regensburg. Die Stelle ist unbefristet, Vollzeit (40 Std./Woche) mit der Vergütung TV-L E6.

Sie koordinieren Termine, übernehmen allgemeine Sekretariats- und Organisationsaufgaben und unterstützen die Abteilungsleitung bei Recherchen, Dokumenten und Präsentationen. Homeoffice ist möglich.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder Rechtsanwaltsfachangestellte/r (m/w/d) oder vergleichbar.
• Besonderes Maß an Zuverlässigkeit, Diskretion und Loyalität.
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office, GroupWise, Typo3).
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, Kommunikationsfähigkeiten und Verantwortungsbewusstsein.
• Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung, ideal im Vorzimmer.
• Sicheres, serviceorientiertes Auftreten.

Responsibilities

• Sie sorgen für das reibungslose Funktionieren des Vorzimmers der Abteilung II durch selbstständige Erledigung allgemeiner Sekretariats-, Verwaltungs- und Organisationsaufgaben sowie durch die Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpersonen.
• Sie koordinieren Termine, Fristen und Besprechungen.
• Sie pflegen den digitalen Auftritt sowie die Formulare der Abteilung II.
• Sie unterstützen die Abteilungsleitung u.a. bei Recherche, Organisation, Erstellung von Dokumenten und Präsentationen.
• Sie übernehmen die Vertretung im Vorzimmer einer anderen Abteilung.

Skills

Zuverlässigkeit

Diskretion

Loyalität

Kommunikative Fähigkeiten

Selbstständigkeit

Organisationsgeschick

Mündliche Ausdrucksfähigkeit

EDV-Kenntnisse (MS Office)

GroupWise

Typo3

Education

Kaufmann/-frau für Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung

Tools

MS Office

GroupWise

Typo3

Job description

Zentrale Universitätsverwaltung

Assistenz (m/w/d) im Vorzimmer der Abteilungsleitung

Abteilung II | Querschnittsangelegenheiten

Die Abteilung II der Universität Regensburg umfasst als Querschnittsabteilung wichtige Aufgabenbereiche von den Fakultätsverwaltungen über die Verwaltungs-IT, den Bereich der Nachwuchsförderung und Gremienbetreuung zu Archiv und Registratur.

Eckpunkte

Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Umfang: Vollzeit40 h / Woche (teilzeitgeeignet)

Vergütung: TV-L E6

Befristung: unbefristet

Wir bieten:

• Die Sicherheit und Verlässlichkeit des öffentlichen Dienstes in Verbindung mit einem dynamischen wissenschaftlichen Umfeld
• Vielseitige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, betriebliche Gesundheitsförderung
• Gleitzeit sowie 30 Urlaubstage (zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester) und die Möglichkeit zu Homeoffice
• Ein familienfreundliches Umfeld, in dem Vereinbarkeit mit Familie und Beruf groß geschrieben wird (z.B. durch Ferienbetreuung, Eltern-Kind-Büros)
• Einen Arbeitsplatz in zentraler Lage in Regensburg, der gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen ist, sowie kostenlose Parkplätze

Ihre Aufgaben:

• Sie sorgen für das reibungslose Funktionieren des Vorzimmers der Abteilung II durch selbstständige Erledigung allgemeiner Sekretariats-, Verwaltungs- und Organisationsaufgaben sowie durch die Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpersonen
• Sie koordinieren Termine, Fristen und Besprechungen
• Sie pflegen den digitalen Auftritt sowie die Formulare der Abteilung II
• Sie unterstützen die Abteilungsleitung u.a. bei Recherche, Organisation, Erstellung von Dokumenten und Präsentationen
• Sie übernehmen die Vertretung im Vorzimmer einer anderen Abteilung

Ihr Profil:

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder Rechtsanwaltsfachangestellte/r (m/w/d) oder vergleichbar
• Besonderes Maß an Zuverlässigkeit, Diskretion und Loyalität
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office, GroupWise, Typo3)
• Ein hohes Maß an kommunikativen Fähigkeiten, Selbstständigkeit und Verantwortungsbewusstsein sowie ein ausgeprägtes Organisationsgeschick
• Gute mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Einschlägige berufliche Erfahrung, möglichst in der öffentlichen Verwaltung, vorzugsweise im Vorzimmer
• Sicheres, serviceorientiertes und verbindliches Auftreten

Die Universität Regensburg strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Die Universität Regensburg setzt sich besonders für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ein (nähere Informationen unter https://www.uni-regensburg.de/universitaet/jobs-und-karriere/familien-service).

Bei im Wesentlichen gleicher Eignung werden schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber bevorzugt eingestellt. Bitte weisen Sie auf eine vorliegende Schwerbehinderung ggf. bereits in der Bewerbung hin.

Bitte beachten Sie, dass wir Kosten, die bei einem etwaigen Vorstellungsgespräch für Sie anfallen sollten, nicht übernehmen können.

Kontakt:

Für Auskünfte steht Ihnen Frau Dr. Sandra Mühlbauer (E-Mail: [e-mail]/Telefon: [phone]) oder Frau Inge-Boerge Ilg (E-Mail: [e-mail]/Telefon: [phone]) zur Verfügung.