Assistenz (m/w/d) im Vorzimmer der Abteilungsleitung

Universität Regensburg Land Bayern; Regensburg; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Gleitzeit

30 Urlaubstage

Homeoffice-Möglichkeit

Parkplätze

Job summary

Universität Regensburg sucht eine Assistenz (m/w/d) im Vorzimmer der Abteilungsleitung der Abteilung II; Sie arbeiten im zentralen Vorzimmer und koordinieren Termine, Fristen und Besprechungen.

Zu Ihren Aufgaben gehören Organisation, Korrespondenz, Dokumentenerstellung und Präsentationen; zudem pflegen Sie den digitalen Auftritt der Abteilung. Erwartet wird eine kaufmännische Ausbildung und einschlägige Verwaltungserfahrung.

Qualifications

• Abschluss einer kaufmännischen Ausbildung bzw. vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung von Vorteil.
• Gute EDV-Kenntnisse, insbesondere MS Office, GroupWise und Typo3.

Responsibilities

• Sorgen für das reibungslose Funktionieren des Vorzimmers der Abteilung II durch eigenständige Erledigung allgemeiner Sekretariats-, Verwaltungs- und Organisationsaufgaben sowie Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpersonen.
• Termine, Fristen und Besprechungen koordinieren.
• Den digitalen Auftritt sowie die Formulare der Abteilung II pflegen.
• Die Abteilungsleitung bei Recherche, Organisation, Erstellung von Dokumenten und Präsentationen unterstützen.
• Vertretung im Vorzimmer einer anderen Abteilung übernehmen.

Skills

Zuverlässigkeit

Diskretion

Loyalität

Kommunikationsfähigkeit

Selbstständigkeit

Organisationsgeschick

Mündliche Ausdrucksfähigkeit

Berufserfahrung Öffentliche Verwaltung

Education

Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement

Rechtsanwaltsfachangestellte/r

Tools

MS Office

GroupWise

Typo3

Job description

Zentrale Universitätsverwaltung

Assistenz (m/w/d) im Vorzimmer der Abteilungsleitung

Abteilung II | Querschnittsangelegenheiten

Die Abteilung II der Universität Regensburg umfasst als Querschnittsabteilung wichtige Aufgabenbereiche von den Fakultätsverwaltungen über die Verwaltungs-IT, den Bereich der Nachwuchsförderung und Gremienbetreuung zu Archiv und Registratur.

EckpunkteBeginn: zum nächstmöglicher Zeitpunkt

Umfang: Vollzeit 40 h / Woche (teilzeitgeeignet)

Vergütung: TV-L E6

Befristung: unbefristet

Wir bieten:

• Die Sicherheit und Verlässlichkeit des öffentlichen Dienstes in Verbindung mit einem dynamischen wissenschaftlichen Umfeld
• Vielseitige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, betriebliche Gesundheitsförderung
• Gleitzeit sowie 30 Urlaubstage (zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester) und die Möglichkeit zu Homeoffice
• Ein familienfreundliches Umfeld, in dem Vereinbarkeit mit Familie und Beruf groß geschrieben wird (z.B. durch Ferienbetreuung, Eltern-Kind-Büros)
• Einen Arbeitsplatz in zentraler Lage in Regensburg, der gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen ist, sowie kostenlose Parkplätze

Ihre Aufgaben:

• Sie sorgen für das reibungslose Funktionieren des Vorzimmers der Abteilung II durch selbständige Erledigung allgemeiner Sekretariats-, Verwaltungs- und Organisationsaufgaben sowie durch die Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpersonen
• Sie koordinieren Termine, Fristen und Besprechungen
• Sie pflegen den digitalen Auftritt sowie die Formulare der Abteilung II
• Sie unterstützen die Abteilungsleitung u.a. bei Recherche, Organisation, Erstellung von Dokumenten und Präsentationen
• Sie übernehmen die Vertretung im Vorzimmer einer anderen Abteilung

Ihr Profil:

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder Rechtsanwaltsfachangestellte/r (m/w/d) oder vergleichbar
• Besonderes Maß an Zuverlässigkeit, Diskretion und Loyalität
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office, GroupWise, Typo3)
• Ein hohes Maß an kommunikativen Fähigkeiten, Selbstständigkeit und Verantwortungsbewusstsein sowie ein ausgeprägtes Organisationsgeschick
• Gute mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Einschlägige berufliche Erfahrung, möglichst in der öffentlichen Verwaltung, vorzugsweise im Vorzimmer
• Sicheres, serviceorientiertes und verbindliches Auftreten

Die Universität Regensburg strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Die Universität Regensburg setzt sich besonders für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ein (nähere Informationen unter https://www.uni-regensburg.de/universitaet/jobs-und-karriere/familien-service).

Bei im Wesentlichen gleicher Eignung werden schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber bevorzugt eingestellt. Bitte weisen Sie auf eine vorliegende Schwerbehinderung ggf. bereits in der Bewerbung hin.

Bitte beachten Sie, dass wir Kosten, die bei einem etwaigen Vorstellungsgespräch für Sie anfallen sollten, nicht übernehmen können.

Kontakt:

Für Auskünfte steht Ihnen Frau Dr. Sandra Mühlbauer (E-Mail: [[e-mail]]/Telefon: [phone]) oder Frau Inge-Boerge Ilg (E-Mail: [e-mail]/Telefon: [phone]) zur Verfügung.