Assistenz (m/w/d) der Vorstandsvorsitzenden | DRK-Schwesternschaft Berlin e.V. | Berlin

Sekretaria; Berlin; Hybrid; EUR 42.000 - 68.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die DRK-Schwesternschaft Berlin sucht zur Ruhestandsnachfolge eine Assistenz der Vorstandsvorsitzenden, die die Büroleitung übernimmt und fachlich Verantwortung im Bereich Administration trägt.

Zu den Aufgaben gehören Termin- und Reiseplanung, Ablageorganisation, Korrespondenz, Repräsentanz sowie die Betreuung von Mitgliedern und die Organisation von Unterlagen für Gremien. Erwartet wird eine abgeschlossene Bürokommunikation bzw. vergleichbare Qualifikation.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Studium oder Ausbildung im Bürokommunikation oder vergleichbare Qualifikation.
• Kommunikatives und rhetorisches Geschick.
• Freundliches, dienstleistungsorientiertes Auftreten.
• Vorausschauendes Denken und eigenständiges Handeln.
• Prioritäten erkennen und setzen.
• Deutsch auf Muttersprachenniveau in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Büroorganisation der Vorstandsvorsitzenden und Verwaltungsleitung.
• Effiziente Termin- und Reiseplanung.
• Organisation der Ablage und Dokumentenmanagement.
• Korrespondenz (E-Mails, Protokolle, Briefe) – eigenständig.
• Repräsentanz und Gästebewirtung.
• Mitgliederbetreuung und ideenreiche Gestaltungsimpulse.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Rhetorisches Geschick

Dienstleistungsorientierung

Freundliches Auftreten

Vorausschauendes Denken

Eigenständiges Handeln

Prioritäten setzen

Deutsch (Muttersprache)

Englisch (Grundkenntnisse)

Ausbildung

Kaufmann/-frau für Bürokommunikation

Abgeschlossenes Studium

vergleichbare Qualifikation

Tools

IT/Technik Themen

Jobbeschreibung

Für die DRK-Schwesternschaft Berlin suchen wir in der Ruhestandsnachfolge zum nächstmöglichen Zeitpunkt die

Assistenz (m/w/d) der Vorstandsvorsitzenden.

Die DRK-Schwesternschaft Berlin ist Mitglied im Verband der Schwesternschaften vom Deutschen Roten Kreuz. Die Schwesternschaft zählt 1080 Mitglieder. Sie ist alleiniger Gesellschafter der DRK Kliniken Berlin. Mit mehr als 3.500 Mitarbeitenden gehören diese zu den größten Arbeitgebern der Hauptstadt.

Ziel der Position „Assistenz“ ist die Büroleitung im Sinne der organisatorischen, fachlichen Verantwortung für den Bereich Administration / Sekretariat für die Vorstandsvorsitzende und auch die Verwaltungsleitung mit der fachlichen Führung der zweiten Position Sekretariat.

Für diese Position ist es unerlässlich, neben einer ausgewiesenen organisatorischen und administrativen Kompetenz, die Strukturen des Deutschen Roten Kreuzes nicht nur zu verstehen, sondern es auch mit voller Überzeugung und aus ganzem Herzen zu leben.

Aufgabenschwerpunkte:

• Büroorganisation Frau Oberin Fuhr und Frau Blume mit fachlicher Verantwortung für eine zusätzliche Kraft Sekretariat
• Effiziente Termin- und Reiseplanung
• Organisation der Ablage
• Korrespondenz (E-Mails, Protokolle, Briefe – nach Vorgabe und eigenständig)
• Repräsentanz, Gästebewirtung
• Mitgliederbetreuung im Sinne von Geburtstagsgrüßen, Aufmerksamkeiten – eigene Ideen gewünscht
• Erstellung von Unterlagen für die unterschiedlichen Gremien (Schwesternschaft / DRK Kliniken Berlin / Verband der Schwesternschaften / SozialBank) mit der entsprechenden Organisation
• Ansprechpartnerin (m/w/d) für IT / Technik Themen (Schlüsselanlage, Technik Konferenzraum etc.)
• Stetige Weiterentwicklung der Organisation mit eigenen Ideen gewünscht

Zu den Anforderungen:

• Abgeschlossenes Studium oder aber eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Bürokommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation
• Kommunikatives und rhetorisches Geschick
• Freundliches, gewinnendes Auftreten – Dienstleistungsorientierung
• Vorausschauendes Denken und eigenständiges Handeln
• Prioritäten erkennen und setzen
• Deutsch auf Muttersprachniveau in Wort und Schrift sowie gute Englischkennnisse