Assistenz (m/w/d) der Verbandsleitung mit Schwerpunkt Organisation

Kolping Verlag gGmbH; Köln; Vor Ort; EUR 43.000 - 55.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Jobticket Deutschlandweit

JobRad®

Urban Sports Club®

Zusammenfassung

Kolping Verlag gGmbH sucht zum 01.01.2027 eine Assistenz (m/w/d) der Verbandsleitung mit Schwerpunkt Organisation in Köln. Die Stelle ist in Teil- oder Vollzeit (32–40 Std./Woche) befristet bis zum 22.02.2028 im Rahmen einer Elternzeitvertretung, Verlängerung möglich.

Sie arbeiten eng mit der Bundessekretärin und dem Bundespräses zusammen, koordinieren Termine, Sitzungen und Veranstaltungen, bereiten Texte vor und optimieren betriebliche Abläufe.

Qualifikationen

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Sie arbeiten strukturiert, loyal und teamorientiert.
• Sicherer Umgang mit moderner Bürokommunikation und MS365.
• Selbstständige, vorausschauende Arbeitsweise mit Prioritäten-setzen.
• Bereitschaft zu Abend- und Wochenendterminen.
• Identifikation mit Kolping-Zielen und Aufgaben.

Aufgaben

• Assistenztätigkeiten für Bundessekretärin und Bundespräses; enge Zusammenarbeit.
• Organisation von Terminen; Koordination von Organ-/Gremiensitzungen.
• Vorbereitung von Brief- und Textentwürfen; Terminkoordination.
• Zusammenarbeit mit allen Bereichen des Bundessekretariats.
• Entlastung der Verbandsleitung durch Zuarbeit; Optimierung betrieblicher Abläufe.
• Interne/Externe Kommunikation als erste Ansprechperson.

Kenntnisse

Teamfähigkeit

Klare Rollenverständnis

Selbstständige Arbeitsweise

Strukturierte Arbeitsweise

Zuverlässigkeit

Flexibilität

Ausbildung

Kaufmann/-frau für Büromanagement

Tools

MS365

Jobbeschreibung

Kolping Deutschland, ein generationsübergreifender, katholischer Sozialverband mit bundesweit rund 200.000 Mitgliedern in rund 2.000 Kolpingsfamilien vor Ort, sucht mit Anstellung bei der Kolping Verlag gGmbH zum 01. Januar 2027 die Assistenz (m/w/d) der Verbandsleitung mit Schwerpunkt Organisation in Teil- oder Vollzeit (32-40 Stunden/Woche), befristet bis zum 22.02.2028 im Rahmen einer Elternzeitvertretung (Verlängerung möglich).

Ihre Aufgaben:

• Sie übernehmen mit Freude und Sachverstand Assistenztätigkeiten für die Bundessekretärin und den Bundespräses und arbeiten eng mit ihnen zusammen.
• Sie arbeiten mit ehrenamtlichen Leitungskräften und hauptberuflichen Mitarbeitenden zusammen und kümmern sich um die Organisation von Terminen.
• Sie koordinieren Organ- und Gremiensitzungen sowie Veranstaltungen.
• Sie entlasten die Verbandsleitung durch Zuarbeit, u. a. durch Vorbereitung von Brief- und Textentwürfen und übernehmen deren Terminkoordination.
• Sie arbeiten kollegial und aufgabenbezogen mit allen Arbeitsbereichen im Bundessekretariat zusammen.
• Sie optimieren bestehende und implementieren neue betriebliche Abläufe und Verfahren.
• Sie sind in der internen und externen Kommunikation gerne erste Ansprechperson.

Ihr Profil:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (z. B. Kauffrau*mann für Büromanagement) oder haben eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie sind teamfähig, bringen ein klares Rollenverständnis mit und sind ein reflektierter und loyaler Mensch.
• Sie verfügen über einen sicheren Umgang mit moderner Bürokommunikation und sehr gute Kenntnisse von MS365.
• Sie verfügen über eine vorausschauende, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise, eine schnelle Auffassungsgabe, können Prioritäten setzen und entsprechend handeln.
• Sie bringen zeitliche Flexibilität unter Einschluss von Arbeiten gelegentlich am Abend und am Wochenende mit.
• Sie identifizieren sich mit den Zielen und Aufgaben von Kolping Deutschland.

Wir bieten Ihnen:

• eine Stelle mit Verantwortung und Gestaltungsmöglichkeiten,
• eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre mit einem engagierten Team und einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz mitten in Köln,
• eine leistungsgerechte attraktive Vergütung in Anlehnung an TVöD Bund EG 9 sowie zusätzliche freiwillige Leistungen zur Altersvorsorge und Mobilität (deutschlandweites Jobticket, Angebot JobRad® sowie Angebot Urban Sports Club®/Sportförderung).