Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung

Schmieder GmbH Unternehmensberatung; Ravensburg; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Part time

Benefits offered by this job

Kostenlose Vermittlung

Netzwerk zu Führungsetagen

Discretion & Vertraulichkeit

Kurze Entscheidungswege

Individuelle 1:1 Gespräche

Job summary

Schmieder sucht im Auftrag eines Kunden eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit (20 Stunden/Woche) für den Raum Ravensburg. Die Stelle ist befristet auf 18 Monate im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung.

Zu den Aufgaben gehören Büroorganisation, Reiseplanung, Gremiensitzungen sowie die Koordination von Homepage-Pflege und Archivpflege. Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in Assistenzfunktionen sind gefordert.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokaufmann/-frau, Verwaltungsfachangestellte).
• Erfahrung in Büroorganisation und Assistenzfunktionen.
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen (MS Office).
• Vertrauliche Behandlung sensibler Themen ist wichtig.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Kommunikationsstärke im Austausch mit Gremien und Dienstleistern.

Responsibilities

• Organisation der Büroabläufe, Postbearbeitung, Terminkoordination mit Sekretariaten.
• Planung und Buchung von Reisen (Zug, Flug, Hotel) für interne/externe Termine.
• Vorbereitung von Gremiensitzungen und Veranstaltungen inklusive Angebotsabfragen.
• Pflege der Sitzungsunterlagen und Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern bei Inhalten.
• Verwaltung der Aktenablage und des Archivs unter Beachtung rechtlicher Vorgaben.

Skills

Büroorganisation

Assistenzfunktion

Office-Anwendungen

Vertraulichkeit

Kommunikation

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Schmieder bringt seit über 40 Jahren die richtigen Menschen in die richtigen Firmen. Nur eine Bewerbung reicht, um von unserem großen Netzwerk zu profitieren. Wir begleiten Sie 100 % kostenfrei auf dem Weg zu Ihrem Traumjob in der Region Bodensee-Oberschwaben.

Im Auftrag unseres Kunden suchen wir im Raum Ravensburg einen Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung in Teilzeit mit einem Stundenumfang von 20 Stunden pro Woche. Die Stelle ist vorerst im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung befristet auf 18 Monate zu besetzen. Ref. 48218

Aufgaben

• Organisation der gesamten Büroabläufe mit Postbearbeitung, Materialbestellungen und Terminabstimmungen mit anderen Sekretariaten
• Planung und Buchung von Reiseleistungen wie Zugfahrten, Flüge und Hotelübernachtungen für interne und externe Termine
• Strukturierte Vorbereitung, Planung und Organisation von Gremiensitzungen sowie weiteren Veranstaltungen des Verbandes inklusive Angebotsabfragen und Ortsbesichtigungen
• Pflege und Versand der Sitzungsunterlagen über das Sitzungsprogramm Session mit Abstimmung und Terminkoordination gegenüber den Gremienmitgliedern
• Koordination der Pflege der Homepage in enger Abstimmung mit einem externen Dienstleister einschließlich Weitergabe und Prüfung von Inhalten
• Kontinuierliche Anpassung der Aktenablage und des Archivs an aktuelle organisatorische und rechtliche Anforderungen sowie geänderte Strukturen

Anforderungen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Bürokaufmann (m/w/d), Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder ähnlich Qualifikationen
• Erfahrung in der Büroorganisation und in Assistenzfunktionen
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen
• Vertrauenswürdige Persönlichkeit mit ausgeprägtem Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Themen
• Organisationsgeschick und hohe Kommunikationsfähigkeit in der Abstimmung mit Gremienmitgliedern, internen Bereichen und externen Dienstleistern

Benefits

• Wir begleiten Sie 100 % kostenfrei auf dem Weg zu Ihrem Traumjob
• Eine Bewerbung, viele Möglichkeiten - Sie profitieren von unserem ausgezeichneten Netzwerk zu den Führungsetagen namhafter Konzerne und erfolgreicher Hidden Champions aus der Region Bodensee-Oberschwaben
• Zeitersparnis - wir nehmen Ihnen die lästige Jobrecherche ab und liefern Ihnen direkt auf Ihre Wünsche und Ihr Profil passende Stellen
• In individuellen und transparenten 1:1 Gesprächen lernen wir Sie und Ihre Vorstellungen näher kennen, um nicht nur fachlich, sondern auch menschlich für Sie das Perfect Match zu finden
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Bei weiteren Fragen freut sich Frau Dilger auf ein persönliches Gespräch unter 07502 9449-242.