Assistenz (m/w/d)Behörde

IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit; Köln; Vor Ort; EUR 35.000 - 45.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine moderne Dienstleistungsbehörde in Nordrhein-Westfalen sucht eine Assistenz (m/w/d) zur Unterstützung der Behördenleitung. Sie übernehmen das Terminmanagement, kümmern sich um die Kommunikation und organisieren Besprechungen. Eine abgeschlossene Ausbildung im relevanten Bereich sowie ausgeprägte Organisationstalente sind Voraussetzung. Die Stelle bietet eine unbefristete Anstellung mit der Möglichkeit, in einem wertschätzenden und kollegialen Umfeld zu arbeiten.

Leistungen

Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben

Modernes Arbeitsumfeld

Strukturierte Einarbeitung

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im relevanten Bereich.
• Kenntnisse im allgemeinen Verwaltungsrecht sind ideal.
• Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Belastbarkeit und Flexibilität.

Aufgaben

• Terminmanagement und Ablaufsteuerung für die Behördenleitung.
• Kommunikationsmanagement, Telefon- und E-Mail-Korrespondenz.
• Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Diskretion

Konfliktlösungskompetenzen

Flexibilität

Ausbildung

Ausbildung zur/zum Rechtsanwaltsfachangestellten oder Verwaltungsfachangestellten

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Jobbeschreibung

Stellendetails zu: Assistenz (m/w/d)Behörde

Arbeitgeber: Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben

Anstellungsart

Vollzeit, Teilzeit (Vormittag, Nachmittag, Abend)

Befristung

unbefristet

Berufsbezeichnung

• Fachkaufmann/-frau - Büromanagement
• Rechtsanwaltsfachangestellte/r

Veröffentlichungsdatum: Vor 2 Tagen veröffentlicht

Stellenbeschreibung

Das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, kurz BAFzA, ist mit seiner Aufgaben und Themen ein Wegweiser im sozialen Miteinander unseres Landes. Das Bundesamt ist als nachgeordnete Behörde Teil des Geschäftsbereichs des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMBFSFJ). Zu den Kernkompetenzen des BAFzA als Gesellschaftsbehörde gehören Zuwendungsmanagement, der Umgang mit vulnerablen Gruppen und Serviceleistungen für das BMBFSFJ. Schwerpunktthemen des Aufgabenportfolios sind der Bundesfreiwilligendienst, Engagement, Demokratieförderung, Gewalt und Diskriminierung, Pflege sowie Akzeptanz und Schutz von Vielfalt. Aufgaben und Themen, Zielgruppen, Beschäftigte, Standorte – das BAFzA begreift Unterschiedlichkeit als Chance. Der Erhalt der Vielfalt, ein hoher Qualitätsanspruch an die Gestaltung des Service und die digitale Funktionalität sowie eine flexible Organisation entsprechen daher dem Selbstverständnis des BAFzA. Wir suchen für das Vorzimmer der Präsidentin zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/d).

Im Vorzimmer der Behördenleitung sorgen Sie mit Unterstützung durch die persönliche Referentin für einen reibungslosen Ablauf, klare Kommunikation und eine professionelle Außenwirkung. Sie unterstützen die Behördenleitung im Tagesgeschäft, koordinieren Informationen und halten Prozesse in Bewegung.

Die Eingruppierung erfolgt in die Entgeltgruppe 7 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst. Die Stufenzuordnung wird in Abhängigkeit der vorliegenden Berufserfahrung individuell festgelegt.

Bei entsprechender beruflicher Erfahrung und Vorliegen der Voraussetzungen ist die Gewährung einer Zulage in Höhe von bis zu 500€ brutto monatlich grundsätzlich möglich.

Aufgaben

• Terminmanagement & Ablaufsteuerung

Planung und Koordination der Termine der Behördenleitung
Organisation, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen
Steuerung nicht priorisierter Anliegen und Einhaltung des Termin- und Zeitmanagements der Behördenleitung

• Kommunikationsmanagement und Korrespondenz – Anlaufstelle für Anliegen an die Behördenleitung, Telefon- und E-Mail-Kommunikation im Auftrag der Leitung
• Besprechungs- und Veranstaltungsorganisation

Vor- und Nachbereitung von Besprechungen in Abstimmung mit der persönlichen Referentin, Unterstützung der persönlichen Referentin bei Einholen, Prüfen und Strukturieren von Unterlagen für die Behördenleitung, organisatorische Unterstützung bei der Durchführung von internen Veranstaltungen, Besucher- und Delegationsbetreuung

• Empfang und Betreuung von Gästen, Delegationen und externen Partnern und Partnerinnen, Abstimmung mit Empfang und bedarfsorientiert mit weiteren internen Stellen
• Vertraulichkeit – Diskreter Umgang mit vertraulichen Sachverhalten

Qualifikationen

• Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Rechtsanwaltsfachangestellten oder vergleichbare Ausbildung wie zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement.

Idealerweise Kenntnisse im allgemeinen Verwaltungsrecht.
Ausgeprägte Organisations- und Priorisierungsfähigkeiten, vorausschauendes Arbeiten mit hoher Sorgfalt.
Ein professionelles, verbindliches und serviceorientiertes Auftreten, ebenso wie das Arbeiten mit hoher Diskretion und ausgeprägtem Verantwortungsbewusstsein.
Gute DV-Kenntnisse in Word, Excel und PowerPoint.
Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationskompetenzen, ebenso wie ausgeprägte Konfliktlösungskompetenzen.
Zuverlässigkeit, Belastbarkeit und Flexibilität.

Wir bieten

• Sie interessieren sich für die Arbeit in einer Behörde und gehen Ihre Aufgaben mit Engagement an: Sie zeigen Einsatzbereitschaft, sind belastbar, haben Organisationstalent und nehmen Dinge selbst in die Hand. Dabei bleiben Sie gelassen, sind empathisch und kundenorientiert. Ihre soziale Kompetenz zeigt sich auch in Ihrem Verständnis von Teamarbeit und der Akzeptanz der geschlechtlichen und sexuellen Vielfalt von Menschen.
• Wir leben, was wir tun: ein soziales, faires Miteinander geprägt durch unsere wertschätzende, kollegiale Arbeitskultur. Einen sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst. Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, insbesondere orts- und zeitflexible Arbeitszeitmodelle. Moderne Arbeitsmittel und strukturierte Einarbeitung. Eine Arbeit mit gesellschaftlicher Bedeutung und der Möglichkeit, aktiv zur Funktionsfähigkeit der Verwaltung beizutragen. Ein Eltern-Kind-Büro, ein vergünstigtes ÖPNV-Jobticket mit Arbeitgeber-Zuschuss, ein vielseitiges Gesundheitsförderungsangebot.
• Der Arbeitsbereich ist grundsätzlich für die Besetzung mit Teilzeitkräften geeignet.

Für uns ist die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern selbstverständlich. Seit 2007 ist das BAFzA aufgrund seiner familienfreundlichen Personalpolitik zertifiziert (audit berufundfamilie®). Bewerbungen von Menschen unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, sexueller Identität oder Orientierung werden begrüßt. Personen mit Schwerbehinderung oder gleichgestellte Personen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Weitere Information über das BAFzA erhalten Sie unter www.bafza.de. Wie Sie sich bei uns (weiter)entwickeln können: Aus einem vielfältigen und aktuellen Fortbildungsangebot bieten wir Ihnen die Möglichkeit, sich stets fachlich und persönlich weiterzuentwickeln. Unsere Vorgehensweise: Die Personalauswahl erfolgt in Form eines persönlichen Vorstellungsgesprächs.

Ihre Bewerbung: Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung bis zum 11.01.2026 über das Stellenportal des öffentlichen Dienstes www.interamt.de , Stellen-ID 1398231. Bitte füllen Sie dort den Bewerbungsbogen sowie alle Ergänzungsfragen vollständig aus und laden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen als PDF-Dokument hoch.

Unternehmensdarstellung

Das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben ist eine moderne Dienstleistungsbehörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend. Die Aufgaben des Bundesamtes sind breit gefächert und beinhalten den Bundesfreiwilligendienst, die Durchführung von unterschiedlichen Förderprogrammen sowie die Betreuung anderer gesetzlicher Aufgaben.