Assistenz im Geschäftszimmer (all genders)

Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE); Hamburg; On-site; EUR 43,000 - 53,000; Full time

Benefits offered by this job

TVöD/VKA Vergütung

Fort- und Weiterentwicklung

Fort- und Weiterbildungsprogramme

Deutschlandticket Zuschuss

Gesundheits- und Präventionsangebote

FamilienfreundlichesArbeitsumfeld

Job summary

Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) sucht eine Assistenz im Geschäftszimmer (all genders) zur Koordination der Leitung und des zugeordneten Teams. Sie bearbeiten E-Mails, Anfragen, Termine und Beschaffungsprozesse, erstellen Präsentationen und unterstützen Personal- sowie kaufmännische Abläufe.

Sie planen Inhouse-Veranstaltungen, unterstützen Marketingaktivitäten und das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen in der IT.

Qualifications

• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens C1) sowie gute Englischkenntnisse.
• Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften bzw. Kundenserviceerfahrung.
• Du bist reaktionsschnell, hast ausgeprägte zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten.
• Du bist sehr strukturiert, flexibel und verfügst über gutes Zeitmanagement.

Responsibilities

• Unterstützung der Leitung und der zugeordneten Bereiche bei der Koordination von Aufgaben
• Bearbeitung von E-Mail- und Posteingängen, Beschaffungsangelegenheiten, telefonischen Anfragen sowie Terminkoordination
• Überarbeitung von Präsentationsunterlagen
• Unterstützung der Personal- und kaufmännischen Assistenz
• Planung und Begleitung von Inhouse-Veranstaltungen
• Organisation von Marketingaktivitäten und Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen in der IT
• Reiseplanung und reibungsloser Ablauf von Dienstreisen
• Vertretung anderer Geschäftszimmer

Education

Kauffrau/-mann für Büromanagement

Veranstaltungsmanagement

Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte

Tools

Outlook

PowerPoint

Excel

MS Office

Job description

Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 16.100 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.

Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen.

Willkommen im UKE.

Assistenz im Geschäftszimmer (all genders)

Das macht die Position aus

Unser Geschäftsbereich Informationstechnologie mit seinen über 200 Kolleginnen und Kollegen betreibt eine der modernsten klinischen IT-Umgebungen in Europa. Wir stellen sicher, dass die notwendigen Daten und Funktionen überall dort zur Verfügung stehen, wo sie für die sichere Versorgung unserer Patient:innen benötigt werden. Den konsequenten Ausbau und die Weiterentwicklung der IT im UKE kannst Du aktiv mitgestalten. Werde Teil des Teams und unterstütze das IT-Management bei seinen Aufgaben und leiste deinen Beitrag für die weitere Digitalisierung am UKE.

• Als dynamische und motivierte Assistenz unterstützt Du bei der Koordination der Aufgaben der Leitung und der zugeordneten Bereiche
• Ebenso übernimmst du allgemeine Korrespondenzaufgaben: Bearbeitung der E-Mail-/Posteingänge, Beschaffungsangelegenheiten, Bearbeitung von telefonischen und weiteren Anfragen sowie die Terminkoordination
• Gerne übernimmst du auch die Überarbeitung von Präsentationsunterlagen
• Die Unterstützung der Personalassistenz und der kaufmännischen Assistenz gehört ebenfalls in Deinen Aufgabenbereich
• Du planst und begleitest Inhouse-Veranstaltungen
• Auch die Organisation bei Marketingaktivitäten gehört zu deinen Aufgaben
• Du begleitest mit Rat und Tat das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen in der IT
• Du planst Reisen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf
• Du vertrittst zudem andere Geschäftszimmer

Darauf freuen wir uns

• Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Kauffrau/-mann für Büromanagement, Veranstaltungsmanagement oder auch zum/zur Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte sowie gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Outlook, Powerpoint und Excel
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens auf dem Niveau C1 gem. europäischen Referenzrahmen) sowie gute Englischkenntnisse
• Du verfügst über einschlägige Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und/oder über Kundenserviceerfahrung
• Du bist reaktionsschnell und besitzt ausgeprägte zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten
• Du bist sehr strukturiert, bist flexibel und besitzt die nötige Gelassenheit, um mehrere Aufgaben gleichzeitig aufzunehmen; auch ein ausgezeichnetes Zeitmanagement gehört zu deinen Stärken

Immunitätsstatus

Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z. B. Impfausweis) nachzuweisen.

Das bieten wir

• Faire und transparente Vergütung nach unserem Tarifvertrag TVöD/VKA (42.900 € - 52.700 €) unter Berücksichtigung von Qualifikationen und Berufserfahrung. Die Gehaltsangabe bezieht sich auf eine Vollzeitstelle mit 38,5 Wochenstunden. Die genannten Beträge sind Richtwerte und stellen kein Gehaltsversprechen dar.
• Gezielte und individuelle Weiterentwicklung auf Fach- und Projektebene ist gegeben, so bieten wir eine langfristige Perspektive in einem sinnstiftenden Umfeld
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unsererUKE-Akademie für Bildung und Karriere
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
• Unser Mitarbeitenden Restaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände