Assistenz im Geschäftszimmer (all genders)

Universitätsklinikum Hamburg Eppendorf; Hamburg; On-site; EUR 43,000 - 53,000; Full time

Benefits offered by this job

TVöD/VKA-Gehaltsstruktur

Weiterentwicklungsmöglichkeiten

UKE Akademie-Fortbildung

UKEINside Personalpolitik mitgestalten

Deutschlandticket Zuschüsse

Dr. Bike Fahrradservice/Dienstrad-Leas

Gesundheits- und Präventionsangebote

Familienfreundliches Arbeitsumfeld

Krisensicherer Arbeitsplatz

Strukturierte Einarbeitung

Mitarbeitenden Restaurant

Job summary

Universitätsklinikum Hamburg Eppendorf sucht eine dynamische Assistenz im Bereich Informationstechnologie, um das IT-Management zu unterstützen. Zu den Aufgaben gehören Koordination, Korrespondenz, Terminplanung und die Vorbereitung von Unterlagen.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Fähigkeiten mit, beherrschen MS Office sicher und verfügen über gute Deutsch- und Englischkenntnisse. Es erwartet Sie ein vielseitiges Umfeld mit Weiterentwicklungsmöglichkeiten.

Qualifications

• Ausbildung oder Erfahrung in Büroorganisation und Assistenz
• Fortgeschrittene MS-Office-Kenntnisse, besonders Outlook, PowerPoint, Excel
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse

Responsibilities

• Unterstützung der Leitung und der zugeordneten Bereiche bei Koordination und Organisation
• Allgemeine Korrespondenz: E-Mail/Posteingänge, Beschaffung, Anfragen, Terminkoordination
• Überarbeitung von Präsentationsunterlagen
• Unterstützung der Personal- und kaufmännischen Assistenz
• Inhouse-Veranstaltungen planen und begleiten
• Marketingaktivitäten organisatorisch unterstützen
• Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen in der IT
• Reisen planen und reibungslosen Ablauf sicherstellen
• Andere Geschäftszimmer vertreten

Skills

MS Office

Outlook

PowerPoint

Excel

Deutsch C1

Englisch

Führungskräfteunterstützung

Kundenservice

Kommunikationsfähigkeit

Zeitmanagement

Education

Kaufmann/-frau für Büromanagement (Ausbildung)

Veranstaltungsmanagement (Ausbildung)

Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte

Gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen

Job description

Das macht die Position aus

Unser Geschäftsbereich Informationstechnologie mit seinen über 200 Kolleginnen und Kollegen betreibt eine der modernsten klinischen IT-Umgebungen in Europa. Wir stellen sicher, dass die notwendigen Daten und Funktionen überall dort zur Verfügung stehen, wo sie für die sichere Versorgung unserer Patient:innen benötigt werden. Den konsequenten Ausbau und die Weiterentwicklung der IT im UKE kannst Du aktiv mitgestalten. Werde Teil des Teams und unterstütze das IT-Management bei seinen Aufgaben und leiste deinen Beitrag für die weitere Digitalisierung am UKE.

• Als dynamische und motivierte Assistenz unterstützt Du bei der Koordination der Aufgaben der Leitung und der zugeordneten Bereiche
• Ebenso übernimmst du allgemeine Korrespondenzaufgen: Bearbeitung der E-Mail-/Posteingänge, Beschaffungsangelegenheiten, Bearbeitung von telefonischen und weiteren Anfragen sowie die Terminkoordination
• Gerne übernimmst du auch die Überarbeitung von Prästentationsunterlagen
• Die Unterstützung der Personalassistenz und der kaufmännischen Assistenz gehört ebenfalls in Deinen Aufgabenbereich
• Du planst und begleitest Inhouse-Veranstaltungen
• Auch die Organisation bei Marketingaktivitäten gehört zu dienen Aufgaben
• Du begleitest mit Rat und Tat das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen in der IT
• Du planst Reisen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf
• Du vertrittst zudem andere Geschäftszimmer

Darauf freuen wir uns

• Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Kauffrau/-mann für Büromanagement, Veranstaltungsmanagement oder auch zum/zur Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte sowie gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Outlook, Powerpoint und Excel
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens auf dem Niveau C1 gem. europäischen Referenzrahmen) sowie gute Englischkenntnisse
• Du verfügst über einschlägige Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und/oder über Kundenserviceerfahrung
• Du bist reaktionsschnell und besitzt ausgeprägte zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten
• Du bist sehr strukturiert, bist flexibel und besitzt die nötige Gelassenheit, um mehrere Aufgaben gleichzeitig aufzunehmen; auch ein ausgezeichnetes Zeitmanagement gehört zu deinen Stärken

Immunitätsstatus

Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z. B. Impfausweis) nachzuweisen.

Das bieten wir

• Faire und transparente Vergütung nach unserem Tarifvertrag TVöD/VKA (42.900 € - 52.700 €) unter Berücksichtigung von Qualifikationen und Berufserfahrung. Die Gehaltsangabe bezieht sich auf eine Vollzeitstelle mit 38,5 Wochenstunden. Die genannten Beträge sind Richtwerte und stellen kein Gehaltsversprechen dar.
• Gezielte und individuelle Weiterentwicklung auf Fach- und Projektebene ist gegeben, so bieten wir eine langfristige Perspektive in einem sinnstiftenden Umfeld
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
• Unser Mitarbeitenden Restaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände

Kontakt ins UKE

• Kontakt zum Fachbereich
• Frau Tanja Schütze
• [phone]
• [e-mail]
• Kontakt zum Recruiting
• Frau Julia Jacobsen
• [phone]
• [e-mail]

Über uns

Wir leben Diversität und schätzen Vielfalt

Wir bieten ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, ethnischer und sozialer Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht. Dieses bestätigen wir mit dem Beitritt zur Charta der Vielfalt. Wir streben ausdrücklich eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an, insbesondere beim wissenschaftlichen Personal in Forschung und Lehre. Gleiches gilt im Falle einer Unterrepräsentation eines Geschlechts im ausschreibenden Bereich. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

Hier mehr zum Thema „Diversity im UKE“ erfahren.