Assistenz Personalrat (all genders)

Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE); Hamburg; On-site; EUR 48,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

TVöD/VKA Vergütung

UKE-Akademie Weiterentwicklung

Gezielte Fort- und Weiterbildungs- pro

Jobticket / Deutschlandticket

Dienstrad-Leasing

Gesundheits- & Präventionsangebote

Familienfreundliches Arbeitsumfeld

Job summary

Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) sucht eine Assistenz im Personalrat für das nichtwissenschaftliche Personal. Sie sichern den reibungslosen Ablauf im Geschäftszimmer, unterstützen digitale Arbeitsprozesse und arbeiten vertraulich in einem rechtlich sensiblen Umfeld.

Zu Ihren Aufgaben gehören Sekretariats- und Sitzungsmanagement, Beschlussumsetzung, EDV-Betreuung und Öffentlichkeitsarbeit. Wir bieten Tarifvergütung TVöD/VKA, Weiterbildung über die UKE-Akademie sowie umfassende

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen.
• Kenntnisse in vertretungs- und tarifrechtlichen Themen (z. B. HmbPersVG, TVöDNKA, Dienstvereinbarungen) bzw. Bereitschaft, sich vertieft einzuarbeiten.
• Idealerweise Behördenstrukturkenntnisse.
• Fundierte MS-Office-Kenntnisse.
• Besondere Verschwiegenheit und Verlässlichkeit bei vertraulichen Informationen.
• Ausgeprägtes Organisations- und Koordinationsgeschick sowie teamorientiertes Arbeiten.

Responsibilities

• Allgemeine Sekretariats- & Geschäftszimmertätigkeiten: Posteingang, Fristen, Anfragen und Informationsrecherche.
• Gremien- & Sitzungsmanagement: Protokolle, Vor- und Nachbereitung, Raumnutzung und Präsentationen.
• Beschlussumsetzung: Weiterleitung von Beschlüssen und Einbindung relevanter Vertretungen.
• EDV-Betreuung & Anwendersupport: First-Level-Support, Datenstrukturen und Rechteverwaltung.
• Öffentlichkeitsarbeit: Pflege des Intra- und Internetauftritts sowie Unterstützung bei Wahlen.

Skills

Organisationstalent

Verschwiegenheit

Teamfähigkeit

Selbstständiges Arbeiten

Education

Kaufmännische Berufsausbildung oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen

Tools

MS Office

Job description

Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 17.000 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.
Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen.

Willkommen im UKE.

Assistenz (all genders) im Personalrat für das nichtwissenschaftliche Personal

Das macht die Position aus

Der Personalrat für das nichtwissenschaftliche Personal (NPR) vertritt als gesetzliche Interessenvertretung die Belange der Beschäftigten des Vertretungsbereichs im UKE und achtet auf die Einhaltung von Tarifverträgen, Dienstvereinbarungen sowie gesetzlichen Schutzvorschriften. Als Assistenz im Personalrat stellen Sie den reibungslosen Ablauf im Geschäftszimmer sicher und bilden die zentrale Schnittstelle bei der administrativen und organisatorischen Unterstützung der freigestellten Personalratsmitglieder. In dieser vielseitigen Schlüsselrolle verbinden Sie professionelles Geschäftszimmermanagement und die Unterstützung bei digitalen Arbeitsabläufen mit einem hochgradig vertraulichen, verantwortungsvollen Umgang mit sensiblen Daten und rechtlichen Rahmenbedingungen.

Ihren Aufgaben:

• Allgemeine Sekretariats- & Geschäftszimmertätigkeiten: Selbstständige Bearbeitung und Zuordnung des Posteingangs zu laufenden Vorgängen, Fristenüberwachung, Beantwortung und Weiterleitung von Anfragen sowie Recherche von Informationsmaterialien bei komplexen Fragestellungen.
• Gremien- & Sitzungsmanagement: Eigenverantwortliches Korrespondenzmanagement und digitale Ablage, sorgfältige Vor- und Nachbereitung von Sitzungen des Gremiums und von Arbeitsgruppen, zuverlässige Protokollführung und Anfertigung der Sitzungsniederschriften, Erstellung von Präsentationen sowie Raumnutzungsorganisation.
• Beschlussumsetzung: Erarbeitung von Beschlussvorschlägen, Weiterleitung von Beschlüssen und Information/ Einbindung der Schwerbehindertenvertretung und ggf. Jugend- und Auszubildendenvertretung, Terminüberwachung bei der Umsetzung von Beschlüssen.
• EDV-Betreuung & Anwendersupport: First-Level-Support für Personalratsmitglieder, Planung und Einrichtung von Datenstrukturen, Benutzer- und Zugriffsrechteverwaltung, Beschaffung und Betreuung von Hard- und Software sowie Störungsbehebung.
• Öffentlichkeitsarbeit: Mitwirkung bei der Pflege des Intra- und Internetauftritts sowie administrative Unterstützung bei Personalratswahlen.

Darauf freuen wir uns

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Kenntnisse in vertretungs- und tarifrechtlichen Themen (z. B. HmbPersVG, TVöDNKA, Dienstvereinbarungen) bzw. eine ausgeprägte Motivation und Bereitschaft, sich tiefgehend in die relevanten rechtlichen Grundlagen einzuarbeiten
• Idealerweise Behördenstrukturkenntnisse
• Fundierte und praxiserprobte MS-Office-Kenntnisse
• Besondere Verschwiegenheit und höchste Verlässlichkeit bei der Handhabung vertraulicher Informationen und personalrelevanter Vorgänge
• Ausgeprägtes Organisations- und Koordinationsgeschick, Sorgfalt, Ausdauer, selbstbewusstes Auftreten sowie eine strukturierte, zielorientierte und teamfähige Arbeitsweise

Immunitätsstatus

Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z. B. Impfausweis) nachzuweisen.

Das bieten wir

• Faire und transparente Vergütung nach unserem TarifvertragTVöD/VKA (47.500 € - 64.600 €) unter Berücksichtigung von Qualifikationen und Berufserfahrung. Die Gehaltsangabe bezieht sich auf eine Vollzeitstelle mit 38,5 Wochenstunden. Die genannten Beträge sind Richtwerte und stellen kein Gehaltsversprechen dar.
• Gezielte und individuelle Weiterentwicklung auf Fach- und Projektebene ist gegeben, so bieten wir eine langfristige Perspektive in einem sinnstiftenden Umfeld
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unsererUKE-Akademie für Bildung und Karriere
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
• Unser Mitarbeitenden Restaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände