Assistenz Geschäftsführung (m/w/d)

Randstad; Waltershausen; Vor Ort; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristete Festanstellung

Attraktives Gehaltspaket

Voll- oder Teilzeit möglich

Weiterbildungsmöglichkeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Gesundheitsangebote

Team-Events

Zusammenfassung

Randstad sucht zur Unterstützung der Geschäftsführung in Waltershausen eine erfahrene Assistenz. Sie verantworten die gesamte schriftliche Kommunikation, koordinieren Kalender und bereiten Konferenzen, Meetings und Dienstreisen vor.

Sie arbeiten professionell am Empfang, betreuen externe Besucher, bearbeiten den Telefonverkehr, sichern reibungslose Büroabläufe und erstellen aussagekräftige Unterlagen. Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Erfahrung auf Managementebene,

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.

Aufgaben

• Schriftliche Kommunikation vollständig erledigen.
• Kalender koordinieren und Fristen für Management und Team pflegen.
• Konferenzen, Besprechungen und Dienstreisen organisieren und vorbereiten.
• Empfang und Betreuung externer Besucher.
• Telefonverkehr inklusive Weiterleitung und Klärung von Anfragen.
• Sicherung reibungsloser Büroabläufe inklusive Postbearbeitung.
• Erstellung von Unterlagen wie Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen.
• Recherche zur Unterstützung strategischer Initiativen.
• Mitarbeit bei Planung und Umsetzung von Projekten.
• Vertrauliche Dokumente diskret behandeln.
• Rechnungen und Lieferscheine prüfen und zuordnen.
• Stammdatenpflege in relevanten Systemen.
• Materialbeschaffung und Bürobedarf verwalten.
• Interne Kennzahlen aufbereiten und pflegen.

Kenntnisse

Deutsch sicher in Wort/Schrift

MS Office Profi

Organisationsgeschick

Multitasking

Zuverlässigkeit

Kundenorientierung

Diskretion

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

Jobbeschreibung

Wir bringen Menschen zusammen – das ist unsere Mission. Tag für Tag bieten wir vielversprechende Jobs in großen und mittelständischen Unternehmen an. Heute möchten wir Sie als Assistenz Geschäftsführung mit einem unserer Geschäftspartner in Waltershausen zusammenbringen. Bewerbungen von Menschen mit Handicap sind uns selbstverständlich willkommen.

Ihre Aufgaben

• Sorgfältige Erledigung der gesamten schriftlichen Kommunikation
• Koordination und Pflege von Kalendern sowie Fristen für das Management und das Team
• Organisation, Vorbereitung und Ausgestaltung von Konferenzen, Besprechungen und Dienstreisen
• Professioneller Empfang sowie aufmerksame Betreuung von externen Besuchern
• Abwicklung des Telefonverkehrs inklusive Entgegennahme, Weiterleitung und Klärung von Anfragen
• Sicherstellung von reibungsfreien Büroabläufen inklusive Postbearbeitung und Ablagesystemen
• Ausarbeitung von aussagekräftigen Unterlagen wie Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen
• Durchführung von Recherchen zur Unterstützung strategischer Initiativen
• Aktive Mitarbeit bei der Planung und Umsetzung diverser Projektvorhaben
• Diskreter Umgang mit vertraulichen Dokumenten und sensiblen Daten
• Prüfung sowie Zuordnung von eingehenden Rechnungen und Lieferscheinen
• Pflege und Aktualisierung von Stammdaten in den jeweiligen Softwaresystemen
• Übernahme der Materialbeschaffung sowie Verwaltung des Bürobedarfs
• Aufbereitung, Analyse und kontinuierliche Pflege interner Kennzahlen

Erfahrungen

• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige fundierte Berufserfahrung, idealerweise auf Management- oder Vorstandsebene
• Versierter Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Eine gut organisierte, vorausschauende und selbstständige Arbeitsweise
• Hohes Maß an Pflichtbewusstsein und Zuverlässigkeit
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie die Fähigkeit zum Multitasking
• Belastbarkeit und die Stärke, auch unter Termindruck den Überblick zu behalten
• Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung
• Ein freundliches, verbindliches und stets professionelles Auftreten
• Absolute Verschwiegenheit, Loyalität und Integrität

Das bieten wir Ihnen

• Unbefristete Festanstellung direkt bei unserem Auftraggeber
• Attraktives Gehaltspaket, welches Ihrer Expertise und Ihren Leistungen gerecht wird
• Eine sichere Anstellungin Voll- oder Teilzeit
• Umfangreiche Weiterbildungsoptionen durch Seminare, Trainings und die Möglichkeit zur persönlichen Entwicklung
• Aufbau einer zukunftsorientierten, betrieblichen Altersversorgung (bAV)
• Maßnahmen zur Erhaltung Ihrer körperlichen und seelischen Gesundheit
• Soziale Events zur Festigung des Teams, wie Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern oder Sommerfeste
• Ein modernes, technisch bestens ausgerüstetes und behagliches Arbeitsklima
• Optimal angebundener Standort mit bester Verkehrsanbindung (direkte Autobahnnähe)
• Eine von Offenheit und Wertschätzung geprägte Betriebskultur mit flachen Hierarchien
• Kostenlose Verpflegung am Arbeitsplatz (Mineralwasser, Heißgetränke und frische Vitamine)