Assistenz der Institutsleitung (m/w/d)

Helmholtz Zentrum München, Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH); Oberschleißheim; Hybrid; EUR 48,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub pro Jahr

Gleittage

Sport, Betriebsarzt, mentale Health

Betriebliche Altersversorgung

Flexible Arbeitszeiten & Arbeitszeit模

Vielfältiges Inhouse-Angebot für Fort-

KITA, Ferienbetreuung, Elder Care

Job summary

Helmholtz Zentrum München, Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH) sucht am Standort Neuherberg eine Assistenz der Institutsleitung (m/w/d) in Vollzeit. Sie unterstützen die Institutsleitung administrativ, koordinieren Termine und Reisen, betreuen mehrere Projekte und verwalten Mittel.

Eine abgeschlossene Assistenz-Ausbildung oder ein Studium mit Berufserfahrung wird erwartet. Sie arbeiten in einer internationalen, respektvollen Umgebung, verfügen über sehr gute Deutsch- und

Qualifications

• eine abgeschlossene Ausbildung im Assistenzbereich oder Studium mit mehrjähriger Berufserfahrung
• die Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten, anpassungsfähig und proaktiv zu sein
• ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse
• sicherer Umgang mit MS Office und M365, insbesondere Teams und SharePoint
• sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise
• ausgeprägte Serviceorientierung und Teamfähigkeit

Responsibilities

• Leitung des Institutssekretariats inkl. Organisation und Koordination von Terminen und Dienstreisen
• aktive Unterstützung der Institutsleitung im administrativen Alltag
• administrative Betreuung mehrerer Instituts-Projekte
• Verwaltung von Instituts- und Drittmitteln
• Durchführung und Begleitung von Personalmaßnahmen
• selbstständige Organisation und Planung von nationalen und internationalen Meetings, Tagungen und Workshops

Skills

Organisation

Kommunikation

Englisch/Deutsch

MS Office

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Education

Assistenz-Ausbildung oder Studium

Tools

MS Office

Teams

SharePoint

M365

Job description

Assistenz der Institutsleitung (m/w/d)

Vollzeit

39 Std./Woche

Neuherberg bei München

Anteilig Home Office möglich

Bei Helmholtz Munich entwickeln wir bahnbrechende Lösungen für eine gesündere Gesellschaft in einer sich schnell verändernden Welt. Wir glauben, dass vielfältige Perspektiven Innovationen vorantreiben. Durch starke Netzwerke beschleunigen wir den Transfer neuer Ideen aus dem Labor in die Praxis, um Leben zu verbessern.

Mit deiner Arbeit legst du die Basis für wissenschaftliche Entdeckungen, die echten Einfluss haben und die Zukunft der Gesundheit mitgestalten.

Das Institut für Asthma- und Allergieprävention (IAP)bei Helmholtz Munich erforscht grundlegende Entstehungsmechanismen von Asthma und Allergien im Kindesalter. Ein Schwerpunkt unserer Tätigkeit ist die Translation unserer Erkenntnisse in die Klinik mit dem Ziel, eine Prävention dieser Erkrankungen zu ermöglichen.

In unserem Team erwartet dich eine angenehme, wertschätzende Arbeitsumgebung in einer internationalen und vielseitigen Arbeitsgruppe. Wir schätzen Teamgeist genauso wie eigenverantwortliches Handeln und bieten ein vielseitiges Spektrum an Aufgaben und interdisziplinären Austausch.

Unser Institut unter der Leitung von Frau Professor Dr. med. Dr. h.c. Erika von Mutius sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Standort Neuherberg eine Assistenz (m/w/d) in Vollzeit.

Deine Aufgaben

• Leitung des Institutssekretariats inkl. der Organisation und Koordination von Terminen im wissenschaftlichen Umfeld sowie Buchung von Dienstreisen
• aktive Unterstützung der Institutsleitung im administrativen Alltag
• administrative Betreuung mehrerer Instituts-Projekte
• Verwaltung von Instituts- und Drittmitteln
• Durchführung und Begleitung von Personalmaßnahmen
• selbstständige Organisation und Planung von nationalen und internationalen Meetings, Tagungen und Workshops

Dein Profil

• eine abgeschlossene Ausbildung im Assistenzbereich oder Studium mit mehrjähriger Berufserfahrung
• die Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten, anpassungsfähig und proaktiv zu sein
• ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse
• sicherer Umgang mit MS Office und M365, insbesondere Teams und SharePoint
• sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise
• ausgeprägte Serviceorientierung und Teamfähigkeit

Bei Vorliegen der Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis E9a möglich. Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (Bund). Die Stelle ist bis zum 31.12.2027 befristet.

Geschäftsführer Mike Frieser:

„Wir glauben, dass Vielfalt der Schlüssel zu bahnbrechender Forschung und innovativen Lösungen ist. Unsere flexiblen Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten schaffen ein geeignetes Umfeld für die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Für uns ist der Beitrag zu einer gesünderen Gesellschaft an einem so inspirierenden Arbeitsplatz wirklich wertvoll.“

Benefits

• Erholung
  • 30 Tage Urlaub pro Jahr, Gleittage
• Gesundheitsangebote
  • Sport, Betriebsarzt, mentale Gesundheit
• Vorsorge fürs Alter
  • Betriebliche Altersversorgung
• Work-Life-Balance
  • flexible Arbeitszeiten & Arbeitszeitmodelle
• Potenzial fördern
  • vielfältiges Inhouse-Angebot für zielgerichtete Weiterbildungsmöglichkeiten
• Familienfreundlich
  • KITA, Ferienbetreuung, Elder Care