Assistenz der Institutsleitung (m/w/d)

Helmholtz Munich; München; Hybrid; EUR 44.000 - 60.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Work-Life-Balance: flexible Arbeitsz. 

Potenzial fördern: Fort- und Weiterb./

Erholung: 30 Tage Urlaub pro Jahr, Gle

Familienfreundlich: Gleitzeit, Ferien‑

Gesundheitsangebote: Sport, Betriebsär

Vorsorge fürs Alter: Betriebliche Al

Zusammenfassung

Helmholtz Zentrum München sucht am Standort Neuherberg eine Assistenz der Institutsleitung (m/w/d) in Vollzeit (39 Std./Woche). Die Position bietet anteiliges Home Office und richtet sich an Kandidatinnen und Kandidaten mit organisatorischem Talent.

Zu den Aufgaben gehören die Leitung des Institutssekretariats, die aktive Unterstützung der Institutsleitung, die administrative Betreuung von Projekten und die Verwaltung von Instituts- und Drittmitteln.

Qualifikationen

• eine abgeschlossene Ausbildung im Assistenzbereich oder Studium mit mehrjähriger Berufserfahrung
• die Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten, anpassungsfähig und proaktiv zu sein
• ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse
• sicherer Umgang mit MS Office und M365, insbesondere Teams und SharePoint
• sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise
• ausgeprägte Serviceorientierung und Teamfähigkeit

Aufgaben

• Leitung des Institutssekretariats inkl. der Organisation und Koordination von Terminen im wissenschaftlichen Umfeld sowie Buchung von Dienstreisen
• aktive Unterstützung der Institutsleitung im administrativen Alltag
• administrative Betreuung mehrerer Instituts-Projekte
• Verwaltung von Instituts- und Drittmitteln
• Durchführung und Begleitung von Personalmaßnahmen
• selbstständige Organisation und Planung von nationalen und internationalen Meetings, Tagungen und Workshops

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Flexibilität

Proaktivität

Teamfähigkeit

Ausbildung

Ausbildung im Assistenzbereich oder Studium mit Berufserfahrung

Tools

MS Office

Teams

SharePoint

M365

Jobbeschreibung

Assistenz der Institutsleitung (m/w/d)

103043

Vollzeit
39 Std./Woche

Neuherberg bei München

Anteilig Home Office möglich

Bei Helmholtz Munich entwickeln wir bahnbrechende Lösungen für eine gesündere Gesellschaft in einer sich schnell verändernden Welt. Wir glauben, dass vielfältige Perspektiven Innovationen vorantreiben. Durch starke Netzwerke beschleunigen wir den Transfer neuer Ideen aus dem Labor in die Praxis, um Leben zu verbessern.

Mit deiner Arbeit legst du die Basis für wissenschaftliche Entdeckungen, die echten Einfluss haben und die Zukunft der Gesundheit mitgestalten.

Das Institut für Asthma- und Allergieprävention (IAP) bei Helmholtz Munich erforscht grundlegende Entstehungsmechanismen von Asthma und Allergien im Kindesalter. Ein Schwerpunkt unserer Tätigkeit ist die Translation unserer Erkenntnisse in die Klinik mit dem Ziel, eine Prävention dieser Erkrankungen zu ermöglichen.

In unserem Team erwartet dich eine angenehme, wertschätzende Arbeitsumgebung in einer internationalen und vielseitigen Arbeitsgruppe. Wir schätzen Teamgeist genauso wie eigenverantwortliches Handeln und bieten ein vielseitiges Spektrum an Aufgaben und interdisziplinären Austausch.

Unser Institut unter der Leitung von Frau Professor Dr. med. Dr. h.c. Erika von Mutius sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Standort Neuherberg eine Assistenz (m/w/d) in Vollzeit.

Deine Aufgaben

• Leitung des Institutssekretariats inkl. der Organisation und Koordination von Terminen im wissenschaftlichen Umfeld sowie Buchung von Dienstreisen
• aktive Unterstützung der Institutsleitung im administrativen Alltag
• administrative Betreuung mehrerer Instituts-Projekte
• Verwaltung von Instituts- und Drittmitteln
• Durchführung und Begleitung von Personalmaßnahmen
• selbstständige Organisation und Planung von nationalen und internationalen Meetings, Tagungen und Workshops

Dein Profil

• eine abgeschlossene Ausbildung im Assistenzbereich oder Studium mit mehrjähriger Berufserfahrung
• die Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten, anpassungsfähig und proaktiv zu sein
• ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse
• sicherer Umgang mit MS Office und M365, insbesondere Teams und SharePoint
• sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise
• ausgeprägte Serviceorientierung und Teamfähigkeit

Bei Vorliegen der Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis E 9a möglich. Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (Bund). Die Stelle ist bis zum 31.12.2027 befristet.

Geschäftsführer Mike Frieser:

„Wir glauben, dass Vielfalt der Schlüssel zu bahnbrechender Forschung und innovativen Lösungen ist. Unsere flexiblen Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten schaffen ein geeignetes Umfeld für die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Für uns ist der Beitrag zu einer gesünderen Gesellschaft an einem so inspirierenden Arbeitsplatz wirklich wertvoll.“

Benefits

• Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeiten & Arbeitszeitmodelle
• Potenzial fördern: zielgerichtete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Erholung: 30 Tage Urlaub pro Jahr, Gleittage
• Familienfreundlich: Gleitzeit, Ferienbetreuung, Elder Care
• Gesundheitsangebote: Sport, Betriebsarzt, mentale Gesundheit
• Vorsorge fürs Alter: Betriebliche Altersversorgung

Interesse geweckt?

Falls noch Fragen offen sind, hilft gerne Charlotte Steinhäußer, [e-mail], weiter.

Unser Recruiting erfolgt dezentral - deine Bewerbung wird direkt von der Fachabteilung gesichtet, in der du möglicherweise künftig arbeiten wirst.

Zur Förderung der Diversität freuen wir uns über Bewerbungen talentierter Menschen, unabhängig von Geschlecht, kulturellem Hintergrund, Nationalität, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Identität, körperlichen Fähigkeiten, Religion und Alter. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt.

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Unser Engagement

Helmholtz Munich
Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH)
Institut für Asthma- und Allergieprävention
Ingolstädter Landstraße 1
85764 Neuherberg

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