Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Office-Management bei Bildungsträger - Vollzeit

BZKI Bildungszentrum für künstliche Intelligenz GmbH; Kempen; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein Bildungsträger für Künstliche Intelligenz in Nordrhein-Westfalen sucht einen strukturierten Mitarbeitenden zur Unterstützung der Geschäftsführung. Zu den Aufgaben gehören telefonische Kommunikationssteuerung, Terminorganisation und Verwaltung von Unterlagen. Ideal sind Bewerber mit ausgeprägter Kommunikationsstärke und einer gewissen Erfahrung in Verwaltung. Das Unternehmen bietet ein spannendes Arbeitsumfeld mit modernem Equipment und regelmäßigen Weiterbildungen. Gehalt von 3.500€ brutto/Monat plus Boni wird geboten.

Leistungen

Modernes Equipment

Regelmäßige Weiterbildungen

Kaffeevollautomat und Getränke

Langfristige Perspektive

Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Qualifikationen

• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise in deutscher Sprache.
• Klare, professionelle Kommunikation am Telefon.
• Souveränität in Organisation und Verwaltung.

Aufgaben

• Durchführung der telefonischen Kommunikation mit Interessenten.
• Terminvereinbarung und -koordination für Teilnehmer.
• Dokumentation und Verwaltung von relevanten Unterlagen.

Kenntnisse

Kommunikationsstärke

Strukturierte Arbeitsweise

Zuverlässigkeit

Professionelles Auftreten

Erfahrung in Verwaltung

Tools

CRM-Systeme

Apple-Geräte

Jobbeschreibung

Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung suchen wir einen zuverlässigen, strukturierten und kommunikationsstarken Mitarbeitenden, der Abläufe effizient steuert, sauber kommuniziert und Abläufe effizient steuert. Wenn du gerne telefonierst, schriftlich stark bist und Freude an klaren Prozessen hast, bist du bei uns genau richtig.

Du bringst Erfahrung im Office-Management, in der Verwaltung oder in der Kommunikation mit Behörden, Kunden oder Teilnehmenden mit? Perfekt!

Das BZKI Bildungszentrum für Künstliche Intelligenz ist ein TÜV-zertifizierter Bildungsträger für Erwachsenenbildung. Wir glauben daran, dass Künstliche Intelligenz nicht nur großen Konzernen vorbehalten sein sollte. Unser Ziel ist es, auch kleinen und mittleren Unternehmen die Möglichkeit zu geben, durch KI zu wachsen und ihre Prozesse zu automatisieren – mit praxisnahen KI-Lösungen, die echten Mehrwert bieten.

Aufgaben

Du bist zentrale organisatorische und kommunikative Schnittstelle im Unternehmen. Deine Aufgaben:

• Durchführung und Steuerung telefonischer Kommunikation mit Interessenten, Teilnehmern und Arbeitsagenturen
• Terminvereinbarung und -koordination für Teilnehmer, interne Abläufe und die Geschäftsführung
• Klärung organisatorischer Fragen und Abstimmung mit Teilnehmern
• Schriftliche und telefonische Abstimmung mit der Agentur für Arbeit zu geförderten Weiterbildungen
• Dokumentation, Verwaltung und Nachverfolgung relevanter Unterlagen und Vorgänge
• Pflege und Organisation der Teilnehmer- und Kommunikationsprozesse im CRM
• Verantwortung für administrative Abläufe sowie enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Beantwortung und Formulierung von E-Mails im Auftrag der Geschäftsführung
• Strukturiertes Bewerbermanagement inkl. Sichtung, Vorqualifizierung und Terminkoordination

Die Einarbeitungsphase ist praxisnah aufgebaut. Du wirst Schritt für Schritt eingearbeitet und lernst alle Prozesse, Tools und Gesprächsstrategien kennen.

Qualifikation

Wir suchen keine perfekten Lebensläufe, sondern Menschen mit Kommunikationsstärke, Struktur und Verantwortungsbewusstsein:

• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise in deutscher Sprache
• Klare, professionelle und ruhige Kommunikation am Telefon
• Strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise
• Souveränität in Organisation, Verwaltung und direkter Kommunikation
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools, E-Mail und CRM-Systemen
• Professionelles Auftreten, klare Kommunikation und hoher Qualitätsanspruch
• Erfahrung in Verwaltung, Teilnehmerbetreuung oder Behördenkommunikation ist ein Plus – aber kein Muss

Ein bestimmter Abschluss ist nicht erforderlich – entscheidend ist deine Motivation, und dass du zuverlässig arbeitest.

Benefits

Wir bieten dir nicht nur einen spannenden Job, sondern ein modernes Arbeitsumfeld, in dem du dich wohlfühlen und wachsen kannst:

• 💻 Modernes Equipment: Du arbeitest mit Apple-Geräten und ergonomischer Ausstattung inkl. höhenverstellbarem Schreibtisch.
• 🎓 Regelmäßige Weiterbildungen zu Kommunikation, KI, Office- und Prozessmanagement.
• ☕ Kaffeevollautomat, Getränke, Gutscheine und Mitarbeiterrabatte – für dein Wohlbefinden im Arbeitsalltag.
• 🧘 Langfristige Perspektive in einem wachsenden, modernen Bildungsträger.
• 💰 3.500€ brutto/Monat plus Urlaubs- und Weihnachtsgeld. Weiterentwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten in den nächsten Jahren sind vorhanden.

Wir beim BZKI glauben, dass echte Veränderung nur durch Menschen entsteht, die an das glauben, was sie tun – und bereit sind, die Extrameile zu gehen. Wenn du nicht nur einen Job, sondern eine verantwortungsvolle Aufgabe mit Sinn suchst und das Thema KI für dich mehr ist als nur ein Hype, dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.

👉 Bewirb dich jetzt – und werde Teil unserer Mission, KI für alle zugänglich zu machen.