Assistenz der Geschäftsführung m/w/d

Berufsförderungswerk Würzburg gGmbH; Veitshöchheim; Hybrid; EUR 40,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristetes Arbeitsverhältnis

TVöD-VKA inkl. Jahressonderzahlung

Leistungsprämie als jährliche Einmalz安

Altersversorgung

Mobiles Arbeiten

Fort- und Weiterbildung

Job summary

Berufsförderungswerk Würzburg gGmbH in Bayern sucht ab dem 1. März 2027 eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, prüfen Post und E-Mail, planen Termine und erstellen Vorlagen.

Zu Ihren Aufgaben gehört die Organization von Meetings, Reiseplanung, Budgetübersicht und die barrierefreie Aufbereitung von Unterlagen. Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, sicherer Umgang mit modernen Office-Tools und Diskretion mit.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit fundierter Erfahrung im Office Management und Geschäftsführungsassistenz.
• Sehr gutes Verständnis moderner Office-Umgebungen und digitaler Kollaborations-Tools.
• Bereitschaft, sich schnell in neue Softwarelösungen einzuarbeiten.
• Ausgeprägte Fähigkeit, visuelle Inhalte präzise und verständlich zu erklären.
• Sicherheit im Umgang mit vertraulichen Daten, Gremienentscheidungen und Finanzen.
• Offenheit und Empathie für inklusiven Arbeitsalltag.

Responsibilities

• Post- und E-Mail-Eingang sichten, filtern und priorisieren; komplexe Sachverhalte zusammenfassen.
• Vorausschauende Terminplanung und Koordination über mehrere Unternehmen und Gremien hinweg.
• Besprechungen und Sitzungen organisieren, Unterlagen bereitstellen, Protokolle erstellen.
• Geschäftsreisen planen und organisieren.
• Eigenständige Recherchen durchführen und Entscheidungsvorlagen sowie Präsentationen vorbereiten.
• Haushalts-, Wirtschafts- und Finanzpläne übersichtlich aufbereiten; Zahlenwerke verdichten.
• Barrierefreie Aufbereitung von Dokumenten und gemeinsame Bedienung von nicht voll barrierefreien Tools.

Skills

Office Management

Geschäftsführungsassistenz

Digitale Kollaborationstools

Education

Kaufmännische Ausbildung

Job description

Wir suchen ab 1. März 2027 eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit

Wir sind ein überregionales Dienstleistungsunternehmen für die berufliche Rehabilitation blinder und sehbehinderter Menschen sowie von Menschen mit anderen gesundheitlichen Einschränkungen. Unser Ziel ist es, Menschen mit Handicaps den Weg zurück ins berufliche und gesellschaftliche Leben zu ermöglichen. Werden Sie Teil unseres Teams und bringen Sie sich bei uns ein!

IHRE AUFGABEN:

• Sie sichten, filtern und priorisieren den gesamten Post- und E-Mail-Eingang sowie telefonische Anfragen. Komplexe Sachverhalte fassen Sie präzise und entscheidungsorientiert für die Geschäftsführung zusammen.
• Sie übernehmen die vorausschauende Terminplanung, -abstimmung und -überwachung über mehrere Unternehmen und Gremien hinweg.
• Sie organisieren Besprechungen und Sitzungen souverän von der Einladung über die Bereitstellung der Unterlagen bis hin zur strukturierten Protokollführung.
• Sie planen und organisieren Geschäftsreisen
• Sie führen eigenständig Recherchen durch und bereiten Entscheidungsvorlagen sowie Präsentationen vor.
• Sie bereiten Haushalts-, Wirtschafts- und Finanzpläne übersichtlich auf und komprimieren komplexe Zahlenwerke zu klaren Übersichtsdokumenten.
• Sie unterstützen eine blinde Führungskraft im Arbeitsalltag. Dazu gehört die barrierefreie-Aufbereitung von Dokumenten, das treffsichere Beschreiben und Verbalisieren von Plänen, Grafiken und Bildern sowie das gemeinsame Bedienen von Tools, die noch nicht vollständig barrierefrei sind.

DAS BRINGEN SIE MIT:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit fundierter Erfahrung im Bereich Office Management und Geschäftsführungsassistenz.
• Sehr gutes Verständnis für moderne Office-Umgebungen, digitale Kollaborations-Tools und die Bereitschaft, sich schnell in neue Softwarelösungen einzuarbeiten.
• Exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie die Fähigkeit, visuelle Inhalte (Diagramme, Layouts, Prozesse) präzise, strukturiert und auf den Punkt mündlich zu erklären.
• Sicherheit im Umgang mit Zahlen, Haushaltsstrukturen und betriebswirtschaftlichen Übersichten.
• Erstkontakt oder Vorerfahrung mit digitaler Barrierefreiheit (z. B. PDF/UA, Screenreader-Logik, Alt-Texte) ist von Vorteil – wichtiger ist uns jedoch Ihre Offenheit und Empathie für den inklusiven Arbeitsalltag.
• Sie behalten auch bei parallelen Anfragen aus verschiedenen Unternehmen stets den Überblick, priorisieren klug und arbeiten vorausschauend.
• Sie sind ein absoluter Profi im Umgang mit vertraulichen Daten, Gremienentscheidungen und Finanzen.
• Reisebereitschaft

WIR BIETEN IHNEN:

• Eine sinnstiftende und abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum
• Unbefristetes Arbeitsverhältnis mit Vergütung TVöD-VKA inklusive Jahressonderzahlung und tariflich geregelter Leistungsprämie als jährliche Einmalzahlung sowie zusätzlicher Altersversorgung. Die Vergütung orientiert sich an den übertragenen Aufgaben und den persönlichen Voraussetzungen
• Familienfreundliche Arbeitszeiten durch Gleitzeitmodell und Möglichkeit des mobilen Arbeitens
• Einen modernen Arbeitsplatz mit guter ÖPNV-Anbindung, Corporate Benefits, JobRad und Zugang zur digitalen Gesundheitsplattform WLP im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Entwicklung

Das BFW setzt sich für eine inklusive Gesellschaft ein, in der alle Menschenrechte und Grundfreiheiten geachtet und gelebt werden. Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen unabhängig von ethnischer, sozialer und nationaler Herkunft, Geschlecht, Religion, Alter, Behinderung oder sexueller Orientierung.