Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Arthur J. Gallagher & Co. (AJG); Köln; On-site; EUR 48,000 - 60,000; Full time

Job summary

Gallagher sucht eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Köln. Sie unterstützen die Geschäftsführung durch strukturierte Terminplanung, Bearbeitung interner/externer Anfragen und die Vor-/Nachbereitung von Meetings.

Sie planen nationale und internationale Reisen, erstellen professionelle Korrespondenz auf Deutsch und Englisch und unterstützen das Tagesgeschäft. Erwartet werden ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse sowie sichere MS-Office-Kenntnisse.

Qualifications

• Berufserfahrung als Geschäftsführungsassistenz oder vergleichbar.

Responsibilities

• Koordination anspruchsvoller Kalender und Reisen national/international.

Skills

Organisationsfähigkeit

Priorisierung

Diskretion

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

MS-Office

Kommunikation

Flexibilität

Tools

Microsoft Outlook

Word

PowerPoint

Teams

Job description

Überblick

Willkommen bei Gallagher – einer globalen Gemeinschaft von Menschen, die mutige Ideen, tiefgreifende Expertise und ein gemeinsames Engagement für das Richtige mitbringen. Wir helfen unseren Kunden, komplexe Herausforderungen mit Zuversicht zu meistern, indem wir Unternehmen, Gemeinschaften und Einzelpersonen dazu befähigen, erfolgreich zu sein. Bei Gallagher finden Sie mehr als nur einen Job; Sie finden eine Kultur, die auf Vertrauen basiert, durch Zusammenarbeit getragen wird und von der Überzeugung lebt, dass wir gemeinsam stärker sind. Ganz gleich, ob Sie in einer kundenorientierten Rolle tätig sind oder Teil unseres Corporate Teams werden – in unserer Brokerage-Division, unserer Abteilung für Benefits und HR-Beratung oder im zentralen Unternehmensbereich – Sie haben die Möglichkeit, Ihre Karriere voranzutreiben, Wirkung zu erzielen und Teil von etwas Größerem zu sein. Erleben Sie einen Arbeitsplatz, an dem Sie ermutigt werden, Sie selbst zu sein, unterstützt werden, um erfolgreich zu sein, und inspiriert werden, kontinuierlich zu lernen. Das bedeutet, den Gallagher-Weg zu leben.

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) unterstützen Sie die Geschäftsführung eines Unternehmens der Gallagher Gruppe und sorgen dafür, dass Termine, Informationen und Prioritäten zuverlässig zusammenlaufen. Mit Struktur, Diskretion und vorausschauender Planung schaffen Sie die Grundlage für effiziente Abläufe und übernehmen eine zentrale organisatorische Rolle im Tagesgeschäft.

Worauf Sie Einfluss haben werden

• Koordination anspruchsvoller Kalender und Termine, inklusive Priorisierung und vorausschauender Tages- und Reiseplanung
• Professionelle Bearbeitung und Koordination interner und externer Anfragen mit dem notwendigen Fingerspitzengefühl
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen, einschließlich relevanter Unterlagen und Informationen
• Vereinbarte Aufgaben, Termine und offene Punkte im Blick behalten und deren zuverlässige Nachverfolgung unterstützen
• Selbstständige Planung und Koordination nationaler und internationaler Geschäftsreisen sowie lösungsorientiertes Handeln bei kurzfristigen Änderungen
• Erstellung und Bearbeitung professioneller Korrespondenz, Präsentationen und weiterer Managementunterlagen auf Deutsch und Englisch
• Übernahme administrativer und organisatorischer Aufgaben sowie Unterstützung bei der effizienten Gestaltung bestehender Abläufe
• Verantwortungsvoller und diskreter Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen

Über Sie

• Relevante Berufserfahrung als Geschäftsführungsassistenz, Executive Assistant, Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Position
• Ausgeprägtes Organisations- und Priorisierungsvermögen sowie eine strukturierte, sorgfältige und vorausschauende Arbeitsweise
• Eigeninitiative und Lösungsorientierung, verbunden mit dem Anspruch, Themen zuverlässig voranzubringen und zum Abschluss zu bringen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit Microsoft Outlook, Word, PowerPoint, Teams und weiteren Microsoft-365-Anwendungen
• Diskretion, Verlässlichkeit und professionelles Urteilsvermögen beim Umgang mit vertraulichen Informationen
• Souveräne und verbindliche Kommunikation mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern
• Flexibilität und die Fähigkeit, auch bei wechselnden Prioritäten und zeitkritischen Themen den Überblick zu behalten
• Bereitschaft zu gelegentlichen Geschäftsreisen sowie regelmäßiger Präsenz im Kölner Büro

Sie möchten Ihre organisatorische Stärke in einer vielseitigen Position mit engem Kontakt zum Management einbringen? Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.