Assistenz der Geschäftsführung & Koordination der Geschäftsentwicklung (m/w/d) 70%-100%

PHENOGY Europe GmbH; Bremen; Vor Ort; EUR 52.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

PHENOGY Europe GmbH sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung zur Unterstützung des CEO und zur bereichsübergreifenden Koordination der Geschäftsentwicklung. Sie steuern den internationalen Terminkalender, koordinieren Korrespondenz und bereiten Besprechungsnotizen sowie Memos für die Geschäftsführung vor, um Prioritäten, Zusagen und formale Prozesse aktiv voranzutreiben.

Die Tätigkeit erfolgt vor Ort in Bremen, mit enger Zusammenarbeit zu Behörden, Hochschulen, Kunden und Partnern.

Qualifikationen

• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau oder verhandlungssicher; gute Englischkenntnisse erforderlich.
• Erfahrung in souveräner Steuerung komplexer Terminkalender, mehrerer Zeitzonen und hoher Kommunikations- und Nachverfolgungsleistung.
• Nachweis der Koordination auf Geschäftsleitungsebene oder Geschäftsentwicklung.
• Praxis in administrativen und rechtlichen Rahmenbedingungen bei Behörden und Hochschulen, inklusive Forschungsprojekten oder Ausschreibungen.
• Sehr gute MS-Office Kenntnisse, sicherer Umgang mit CRM-Systemen.

Aufgaben

• Steuerung des Terminkalenders des Geschäftsführers über mehrere Zeitzonen hinweg.
• Nachverfolgung von Anrufen, E-Mails, Fristen und Folgeaktionen; Prioritätenabstimmung mit dem Geschäftsführer.
• Entwurf und Koordination professioneller E-Mail-Korrespondenz; Beantwortung von Anfragen interner/externer Stakeholder.
• Dokumentation wichtiger Besprechungen; Erstellung von Memos, Entscheidungen und Statusmeldungen.
• Sicherstellung eines wirksamen Informationsflusses zwischen Geschäftsführer und PHENOGY-Teams; Begleitung von Reisen.

Kenntnisse

Deutsch (Muttersprache)

Englisch (verhandlungssicher)

Organisationstalent

Kommunikation

Terminkalender-Management

Tools

Outlook

Word

PowerPoint

CRM-Systeme

Jobbeschreibung

Assistenz der Geschäftsführung & Koordination der Geschäftsentwicklung (m/w/d) 70%-100%

Bremen, Germany

Geschäftsentwicklung | Bremen, Deutschland

Standort: Bremen, Deutschland; Tätigkeit vor Ort

Arbeitszeit: In der Regel 8:00–17:00 Uhr; freitags halbtags

Internationale Kommunikation: Internationale Nachrichten können auch außerhalb der üblichen Arbeitszeiten eingehen; sofern nicht anders vereinbart, werden reguläre Anfragen innerhalb der Arbeitszeit bearbeitet

Vergütung: 52.000–60.000 € brutto pro Jahr, abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung.

Reisetätigkeit: Keine regelmäßigen Dienstreisen; lediglich gelegentliche Teamveranstaltungen

Berichtet an: Geschäftsführer, PHENOGY Europe GmbH / Leitung Internationale Geschäftsentwicklung

Die Position im Überblick

PHENOGY sucht eine(n) erfahrene(n), äußerst organisierte(n) Persönlichkeit-Mitarbeiter/in , die den Geschäftsführer unterstützt und die bereichsübergreifende Koordination im Unternehmen stärkt. In dieser Position werden die Aktivitäten der Geschäftsführung in klare Kommunikation, zuverlässige Nachverfolgung und konkreten Mehrwert für das gesamte Team übersetzt. Die gesuchte Person steuert einen komplexen internationalen Terminkalender, koordiniert Korrespondenz und Stakeholder-Kommunikation, erstellt Besprechungsnotizen und Memos für die Geschäftsführung und trägt dazu bei, dass Prioritäten, Zusagen und formale Prozesse konsequent vorangetrieben werden.

Die Tätigkeit wird vor Ort im Büro ausgeübt und umfasst eine enge Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen, Führungskräften, Ansprechpersonen in Behörden und Hochschulen, Kunden, Partnern sowie weiteren externen Stakeholdern. Gefragt sind fundiertes Urteilsvermögen, Diskretion, sicheres Auftreten und die Fähigkeit, Zusammenhänge zu erfassen – nicht lediglich zugewiesene Aufgaben abzuarbeiten.

Kernaufgaben

• Steuerung des Terminkalenders des Geschäftsführers über mehrere Zeitzonen hinweg, einschließlich Telefonaten, Besprechungen, Konferenzen und Keynote-Auftritten; Vermeidung von Terminkollisionen und Sicherstellung einer umfassenden Vorbereitung des Geschäftsführers.
• Nachverfolgung von Anrufen, E-Mails, Zusagen, Fristen und Folgemaßnahmen; Abstimmung der Prioritäten mit dem Geschäftsführer, rechtzeitige Erinnerungen und Begleitung der Aufgaben bis zum Abschluss.
• Entwurf und Koordination professioneller E-Mail-Korrespondenz sowie eigenständige Beantwortung von Anfragen interner und externer Stakeholder im vereinbarten Rahmen.
• Dokumentation wichtiger Besprechungen und Überführung der Inhalte in klare Memos, Entscheidungen, Maßnahmen und Statusmeldungen, damit die Arbeit des Geschäftsführers einen Mehrwert für die gesamte Organisation schafft.
• Gewährleistung eines wirksamen Informationsflusses zwischen dem Geschäftsführer und den PHENOGY-Teams; dazu gehört auch, ihn über relevante interne und externe Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten.
• Vertrauensvolle Ansprechperson während Reisen oder Abwesenheiten des Geschäftsführers; Klärung von Routineangelegenheiten, Weiterleitung von Anfragen und angemessene Eskalation-Evaluierung wichtiger Themen.
• Koordination der Kommunikation mit Mitgliedern der Geschäftsleitung, Geschäftsführern, Behördenvertretungen, Hochschulen, Kolleginnen und Kollegen bei PHENOGY sowie wichtigen internen Ansprechpersonen.
• Unterstützung formaler Verwaltungsverfahren bei Behörden und Hochschulen, einschließlich Anträgen für Forschungsprojekte, Zertifizierungen, Ausschreibungen sowie der zugehörigen Unterlagen und Fristen.
• Erstellung und Formatierung von Präsentationen, Briefings für die Geschäftsführung, Besprechungsunterlagen sowie Kunden- und Projektdokumenten; zuverlässige Pflege der Unterlagen in den relevanten Office- und CRM-Systemen.

Erfolgskriterien für die ersten 6–12 Monate

• Terminkalender, Zusagen und Kommunikation des Geschäftsführers sind organisiert, korrekt und werden zuverlässig nachverfolgt.
• Wichtige Besprechungen und externe Termine werden in aussagekräftige Memos, Entscheidungen und Maßnahmen überführt, sodass das gesamte Team informiert und abgestimmt handeln kann.
• Die gesuchte Person baut vertrauensvolle Arbeitsbeziehungen auf, handelt zunehmend mit sicherem, eigenständigem Urteilsvermögen und erhält positives Feedback vom Geschäftsführer und vom Team.

Erforderliche Qualifikationen

• Mindestens drei Jahre Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, in der Koordination auf Geschäftsleitungsebene, in der Unterstützung der Geschäftsentwicklung oder in einer vergleichbaren Funktion für das obere Management.
• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau oder verhandlungssicher sowie gutes berufsbezogenes Englisch; Fähigkeit, professionelle Korrespondenz, Besprechungszusammenfassungen und Memos für die Geschäftsführung zu erstellen.
• Nachweisliche Erfahrung in der souveränen Steuerung komplexer Terminkalender, konkurrierender Prioritäten, internationaler Zeitzonen sowie eines hohen Kommunikations- und Nachverfolgungsvolumens.
• Praxiskenntnisse der administrativen und rechtlichen Rahmenbedingungen bei Behörden und Hochschulen, einschließlich Forschungsprojektanträgen, Zertifizierungen und Ausschreibungen – oder unmittelbar vergleichbare Erfahrung.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word und PowerPoint; Fähigkeit, sich sicher in CRM- und weitere interne Systeme einzuarbeiten und diese zuverlässig zu pflegen.
• Hervorragendes Urteilsvermögen, Diskretion, Diplomatie und Situationsbewusstsein in der Kommunikation mit hochrangigen Ansprechpersonen aus Wirtschaft, Verwaltung, Wissenschaft und externen Organisationen.
• Proaktive, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise; Fähigkeit, Informationen zu verknüpfen, Bedarfe vorauszusehen und in einem dynamischen internationalen Umfeld wirksam zu arbeiten.

Wünschenswerte Erfahrungen

• Erfahrung in Batterietechnologie, Energiespeicherung, BESS, erneuerbaren Energien oder einer anderen technischen Branche.
• Erfahrung in der Begleitung öffentlicher Förderprogramme, Forschungspartnerschaften, Zertifizierungsverfahren oder institutioneller Stakeholder.
• Erfahrung in einem Start-up, Scale-up oder international aufgestellten Unternehmen.