Assistenz der Geschäftsführung in Teilzeit oder Vollzeit (m/w/d)

JakobStrehlow.de; Kiel; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Urlaubstage zum Start

Geburtstagsfreier halber Tag

Edenred-Guthaben monatlich

Weiterbildungsbudget pro Jahr

Moderne Apple-Ausstattung

Corporate Benefits & Benefits-me

Team-Events & Workations

Eigenverantwortung und Gestaltung des

Job summary

Strehlow Media in Kiel sucht eine organisatorische Allround-Kraft, die kaufmännische Themen eigenständig übernimmt. Du arbeitest an vorbereitender Buchhaltung (DATEV) und dokumentierst Prozesse, optimierst Abläufe und automatisierst wiederkehrende Aufgaben.

Du bist der zentrale Schnittstelle im Büro, betreibst Office Management, koordinierst Termine, Verträge und externe Partner und bringst Digitalisierungstools wie Make, Zapier, n8n, ChatGPT sinnvoll ein.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung.
• Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung.
• Praktische DATEV-Erfahrung.
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools.
• Strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise.
• Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein.
• Pragmatische, schnelle Arbeitsweise.
• Fähigkeit, Aufgaben selbst zu erkennen und zu Ende zu bringen.
• Erfahrung mit Automatisierungstools wie Make/Zapier/n8n/ChatGPT ist Plus.

Responsibilities

• Vorbereitende Buchhaltung und zentrale Schnittstelle zum Steuerberater.
• Belege sammeln, prüfen, zuordnen, hochladen und automatisieren.
• Eingangs- und Ausgangsrechnungen organisieren.
• Debitoren- und Kreditorenthemen betreuen.
• Buchhaltung so vorbereiten, dass beim Steuerberater wenig manuelle Arbeit anfällt.
• Office Management: Büroorganisation, Kommunikation mit Dienstleistern, Verträge & Dokumente.
• Termine, Reisen, Meetings organisieren; Team-Events mitorganisieren.
• Prozesse hinterfragen und Automatisierung mit Tools/AI vorantreiben.

Skills

Eigeninitiative

Verantwortungsbewusstsein

Strukturierte Arbeitsweise

Pragmatische Arbeitsweise

Selbstständige Aufgabenabschlusse

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung

Tools

DATEV

Make

Zapier

n8n

ChatGPT

Job description

Du liebst Ordnung, denkst mit und fragst dich bei wiederkehrenden Aufgaben eher „Wie kann ich das automatisieren?“ als „Wann mache ich das nächsten Monat wieder?“ Dann könnte das ziemlich gut passen.

Wir sind Strehlow Media, eine Performance-Marketing-Agentur aus Kiel. Unser Team besteht überwiegend aus Spezialisten für Paid Social, Performance Marketing, Creative, Tracking und weitere digitale Disziplinen.

Was uns jetzt fehlt, ist die Person, die alles drumherum zusammenhält.

Wir suchen deshalb jemanden, der unsere kaufmännischen und organisatorischen Themen eigenständig übernimmt: von DATEV und vorbereitender Buchhaltung (ca. 100 Belege im Monat) über Office Management und administrative Aufgaben bis hin zur Verbesserung und Automatisierung der eigenen internen Prozesse in der Buchhaltung und Organisation.

Kurz gesagt: Du sorgst dafür, dass unser Unternehmen im Hintergrund genauso gut funktioniert wie unsere Arbeit für unsere Kunden.

Aufgaben

Buchhaltung & Finance

Du übernimmst einen großen Teil unserer vorbereitenden Buchhaltung und bist die zentrale Schnittstelle zu unserem Steuerberater. Dazu gehören unter anderem:

• Arbeiten mit DATEV und DATEV Unternehmen online

• Belege sammeln, prüfen, zuordnen und hochladen und das ganze automatisieren

• Eingangs- und Ausgangsrechnungen organisieren, nicht schreiben.

• Debitoren- und Kreditorenthemen

• unsere Buchhaltung so vorbereiten, dass beim Steuerberater möglichst wenig manuelle Arbeit anfällt

Office Management

Du bist gleichzeitig der organisatorische Mittelpunkt unseres Kieler Büros. Zum Beispiel:

• allgemeine Büroorganisation

• Kommunikation mit externen Dienstleistern und Behörden

• Verträge, Dokumente und Ablagen organisieren

• Versicherungen und administrative Themen begleiten

• Reisen, Meetings und Termine organisatorisch vorbereiten

• kleinere interne Veranstaltungen und Teamevents mitorganisieren

• und manchmal schlicht Dinge lösen, bei denen noch niemand vorher festgelegt hat, wer dafür verantwortlich ist

Prozesse, Automatisierung & AI

Gemeinsam wollen wir unsere internen Prozesse immer weiter automatisieren und vereinfachen. Das können einfache Vorlagen sein, bessere Prozesse oder Automatisierungen mit Tools, AI und Schnittstellen. Zum Beispiel:

• keine Angst vor neuen Tools haben

• sehr digital arbeiten

• ChatGPT, Claude, Agenten und AI als Arbeitswerkzeug verstehen

• Prozesse hinterfragen

• wiederkehrende Arbeit erkennen und automatisieren

Qualifikation

Uns ist nicht wichtig, wie deine bisherige Stelle genau hieß. Du könntest zum Beispiel aus Buchhaltung, Steuerberatung, kaufmännischer Verwaltung oder Office Management kommen.

Wichtig sind uns:

• kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung

• Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung

• praktische DATEV-Erfahrung

• sehr sicherer Umgang mit digitalen Tools

• strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise

• Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein

• pragmatische, schnelle Arbeitsweise

• die Fähigkeit, Aufgaben selbst zu erkennen und zu Ende zu bringen

Erfahrung mit Make, Zapier, n8n, ChatGPT oder anderen Automatisierungstools ist ein Plus, aber kein Muss.

Viel wichtiger ist uns, dass du Lust hast, dich darin einzuarbeiten und deine eigenen Prozesse immer weiter zu verbessern.

Benefits

• 30 Urlaubstage zum Start – anschließend jedes Jahr einen zusätzlichen Urlaubstag bis maximal 34 Tage
• An deinem Geburtstag einen halben Tag extra frei
• 25 € Edenred-Guthaben jeden Monat steuerfrei
• Mindestens 1.000 € Weiterbildungsbudget pro Jahr, vertraglich zugesichert
• Moderne Apple-Ausstattung mit MacBook, iPhone und allem, was du für deinen Arbeitsplatz brauchst
• Corporate Benefits & Benefits-me mit zahlreichen Mitarbeiterrabatten
• Mindestens zwei Teamevents pro Jahr sowie gemeinsame Workations
• Viel Eigenverantwortung und die Möglichkeit, deine eigenen Prozesse und deinen Arbeitsbereich selbst zu gestalten
• Kurze Kommunikationswege über Slack statt unnötiger E-Mail-Ketten und Konzernbürokratie
• Ein Umfeld, in dem Weiterbildung, neue Technologien, AI und das Ausprobieren neuer Lösungen ausdrücklich erwünscht sind
• Ein kleines Team mit direkter Kommunikation und Zusammenarbeit auf Augenhöhe