Assistenz der Geschäftsführung in Teilzeit (m/w/d)

JakobStrehlow.de; Kiel; On-site; EUR 42,000 - 58,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Urlaubstage zum Start

Geburtstag halber Tag frei

Edenred Guthaben monatlich

Weiterbildungsbudget pro Jahr

Moderne Apple-Ausstattung (MacBook, i💻

Corporate Benefits & Benefits-me

Zwei Teamevents pro Jahr und Workation

Job summary

Strehlow Media in Kiel sucht eine/n kaufmännische/n Allrounder/in, der/die Buchhaltung, Office-Management und interne Prozesse verlässlich koordiniert. Sie arbeiten eng mit dem Steuerberater zusammen, digitalisieren Abläufe und treiben Automatisierung mit Tools wie DATEV, Make und Zapier voran.

Sie arbeiten eigenständig, bringen eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung mit und schätzen eine pragmatische, schnelle Arbeitsweise.

Qualifications

• kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung
• Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung
• praktische DATEV-Erfahrung
• sehr sicherer Umgang mit digitalen Tools
• Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• pragmatische, schnelle Arbeitsweise
• die Fähigkeit, Aufgaben selbst zu erkennen und zu Ende zu bringen
• Erfahrung mit Automatisierungstools wie Make, Zapier, n8n, ChatGPT ist ein Plus

Responsibilities

• Vorbereitende Buchhaltung übernehmen und zentrale Schnittstelle zum Steuerberater bilden.
• Belege sammeln, prüfen, zuordnen, hochladen und Prozesse automatisieren.
• Eingangs-/Ausgangsrechnungen organisieren; Debitoren- und Kreditorenthemen bearbeiten.
• Office Management: Büroorganisation, Verträge, Dokumente, Reise- und Terminplanung.
• Prozesse analysieren, automatisieren und neue Tools sinnvoll einsetzen.

Skills

Eigeninitiative

Verantwortungsbewusstsein

Strukturierte Arbeitsweise

Selbstständige Arbeitsweise

Kommunikationsfähigkeit

Education

kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung

Tools

DATEV

Make

Zapier

n8n

ChatGPT & AI-Tools

Slack

Job description

Du liebst Ordnung, denkst mit und fragst dich bei wiederkehrenden Aufgaben eher „Wie kann ich das automatisieren?“ als „Wann mache ich das nächsten Monat wieder?“ Dann könnte das ziemlich gut passen.

Wir sind Strehlow Media, eine Performance-Marketing-Agentur aus Kiel. Unser Team besteht überwiegend aus Spezialisten für Paid Social, Performance Marketing, Creative, Tracking und weitere digitale Disziplinen.

Was uns jetzt fehlt, ist die Person, die alles drumherum zusammenhält.

Wir suchen deshalb jemanden, der unsere kaufmännischen und organisatorischen Themen eigenständig übernimmt: von DATEV und vorbereitender Buchhaltung über Office Management und administrative Aufgaben bis hin zur Verbesserung und Automatisierung der eigenen internen Prozesse in der Buchhaltung.

Kurz gesagt: Du sorgst dafür, dass unser Unternehmen im Hintergrund genauso gut funktioniert wie unsere Arbeit für unsere Kunden.

Aufgaben

Buchhaltung & Finance

Du übernimmst einen großen Teil unserer vorbereitenden Buchhaltung und bist die zentrale Schnittstelle zu unserem Steuerberater. Dazu gehören unter anderem:

• Arbeiten mit DATEV und DATEV Unternehmen online
• Belege sammeln, prüfen, zuordnen und hochladen und das ganze automatisieren
• Eingangs- und Ausgangsrechnungen organisieren
• Debitoren- und Kreditorenthemen
• unsere Buchhaltung so vorbereiten, dass beim Steuerberater möglichst wenig manuelle Arbeit anfällt

Office Management

• allgemeine Büroorganisation
• Kommunikation mit externen Dienstleistern
• Verträge, Dokumente und Ablagen organisieren
• Versicherungen und administrative Themen begleiten
• Reisen, Meetings und Termine organisatorisch vorbereiten
• kleinere interne Veranstaltungen und Teamevents mitorganisieren
• und manchmal schlicht Dinge lösen, bei denen noch niemand vorher festgelegt hat, wer dafür verantwortlich ist

Prozesse, Automatisierung & AI

• keine Angst vor neuen Tools haben
• sehr digital arbeiten
• ChatGPT, Claude, Agenten und AI als Arbeitswerkzeug verstehen
• Prozesse hinterfragen
• wiederkehrende Arbeit erkennen

Qualifikation

Uns ist nicht wichtig, wie deine bisherige Stelle genau hieß. Du könntest zum Beispiel aus Buchhaltung, Steuerberatung, kaufmännischer Verwaltung oder Office Management kommen.

Wichtig sind uns:

• kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung
• Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung
• praktische DATEV-Erfahrung
• sehr sicherer Umgang mit digitalen Tools
• strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
• Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• pragmatische, schnelle Arbeitsweise
• die Fähigkeit, Aufgaben selbst zu erkennen und zu Ende zu bringen

Erfahrung mit Make, Zapier, n8n, ChatGPT oder anderen Automatisierungstools ist ein Plus, aber kein Muss.

Viel wichtiger ist uns, dass du Lust hast, dich darin einzuarbeiten und deine eigenen Prozesse immer weiter zu verbessern.

Benefits

30 Urlaubstage zum Start – anschließend jedes Jahr einen zusätzlichen Urlaubstag bis maximal 34 Tage

An deinem Geburtstag einen halben Tag frei

25 € Edenred-Guthaben jeden Monat steuerfrei

Mindestens 1.000 € Weiterbildungsbudget pro Jahr, vertraglich zugesichert

Moderne Apple-Ausstattung mit MacBook, iPhone und allem, was du für deinen Arbeitsplatz brauchst

Corporate Benefits & Benefits-me mit zahlreichen Mitarbeiterrabatten

Mindestens zwei Teamevents pro Jahr sowie gemeinsame Workations

Viel Eigenverantwortung und die Möglichkeit, deine eigenen Prozesse und deinen Arbeitsbereich selbst zu gestalten

Kurze Kommunikationswege über Slack statt unnötiger E‑Mail-Ketten und Konzernbürokratie

Ein Umfeld, in dem Weiterbildung, neue Technologien, AI und das Ausprobieren neuer Lösungen ausdrücklich erwünscht sind

Ein kleines Team mit direkter Kommunikation und Zusammenarbeit auf Augenhöhe