Executive Assistant (m/w/d) – Assistenz der Geschäftsführung & Projektmanagement

ROI Marketing GmbH; Berlin; On-site; EUR 49,000 - 59,000; Full time

Benefits offered by this job

54.000 € fixes Jahresgehalt

30 Tage Urlaub pro Jahr

2 Homeoffice-Tage pro Woche

Modernes Büro in Berlin-Mitte

Pkw-Stellplatz

Vollständige BVG/Deutschland-Ticket

SpenditCard Shopping/Geldbudget

Gesundheitsbudget 600 € jährlich

Job summary

ROI Marketing sucht eine erfahrene Executive Assistant, die dem Geschäftsführer organisatorisch den Rücken freihält. Du koordinierst Kalender, E-Mail-Korrespondenz und interne Abläufe und arbeitest eng mit dem Gründer zusammen.

Du bringst KI-getriebene Lernbereitschaft mit, übernimmst Budget- und Reiseplanung sowie Büroorganisation, und trägst so zu reibungslosen Prozessen in einer kleinen, leistungsorientierten Agentur bei.

Qualifications

• Erfahrung in der Organisation von Tagesabläufen in einer digitalen Umgebung.
• Hohes Organisationstalent und strukturiertes Arbeiten.
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Daten.

Responsibilities

• Kalender-, Postfach- & Kommunikationssteuerung für den Geschäftsführer.
• Aufgabenkoordination & Nachverfolgung in Asana und Projekten.
• Recherche & Vorbereitung neuer Vorhaben mit KI-Unterstützung.
• Finance-Support & Buchhaltungsvorlagen für den Steuerberater.
• Reisemanagement inkl. Belegdokumentation.
• Datenablage & Systempflege in Google Workspace und 1Password.
• Recruiting-Support und Vorbereitung von Stellenausschreibungen.
• Office- & Team-Support inkl. Büroorganisation und Team-Events.

Skills

Organisationstalent

Diskretion

Deutschkenntnisse C2

Englischkenntnisse

Tools

Asana

Airtable

Google Workspace

1Password

Job description

Werde die organisatorische rechte Hand der Geschäftsführung in unserer seit 10 Jahren etablierten Performance-Agentur!

Du hältst unserem Gründer und Geschäftsführer Dario Gabriel im Tagesgeschäft organisatorisch wie administrativ den Rücken frei und sorgst dafür, dass bei seinen Themen kein Ball herunterfällt. In direkter Zusammenarbeit mit ihm übernimmst du ein vielseitiges, sich dynamisch wandelndes Aufgabenfeld rund um Kalender-, Postfach- und Aufgabenkoordination sowie im Finance-Bereich. Darüber hinaus arbeitest du dich mithilfe von KI eigenständig in völlig neue Themen ein, findest pragmatische Lösungen für offene Probleme und verfolgst interne Vorhaben konsequent nach.

Das ist ROI Marketing

Seit 2016 machen wir bei ROI Marketing kompromissloses Performance-Marketing für hochpreisige B2B- und B2C-Angebote aus den Bereichen Beratung, Coaching, Software und erklärungsbedürftige Dienstleistungen. Gestützt auf smarte Automatisierung, konsequente Digitalisierung und extrem schlanke Strukturen hat unser 6-köpfiges Team unter der Leitung von Gründer und Geschäftsführer Dario Gabriel bereits über 45 Mio. Euro Ad Spend auf Meta, Google, YouTube, TikTok und LinkedIn verwaltet.

Zu den Unternehmen, die wir bereits begleitet haben oder aktuell betreuen, zählen bekannte Namen wie Baulig Consulting, LearningSuite, Trustmarkt, Hannah Hauser, Loft Film, RG Finance, Continu-ing und GASTGEBEN.DE sowie eine Reihe weiterer starker Brands, über die wir nicht öffentlich sprechen. Für uns zählen am Ende nur der harte ROI und dass sich das investierte Werbebudget unserer Kunden mehrfach auszahlt. Deshalb verbinden wir extrem effiziente Prozesse und erprobte Best Practices mit einem radikalen Fokus auf die Hebel, die in den Zahlen wirklich den Unterschied machen.

Hier übernimmst du Verantwortung

Als Executive Assistant in Berlin-Mitte arbeitest du im Tagesgeschäft unmittelbar mit Dario zusammen und sorgst dafür, dass im Hintergrund und bei internen Vorhaben alles reibungslos läuft:

• Kalender-, Postfach- & Kommunikationssteuerung: Du verwaltest Darios Kalender, koordinierst interne sowie externe Termine und behältst sein E-Mail-Postfach im Blick. Zudem liest du in internen Kanälen sowie den Kunden-WhatsApp-Gruppen als organisatorisches Frühwarnsystem mit: Du beantwortest selbst keinerlei fachliche Marketing-Fragen und machst kein Kunden-Fulfillment, fängst aber organisatorische Anliegen ab und gibst Dario rechtzeitig Bescheid, sobald eine Entscheidung oder Rückmeldung von ihm gebraucht wird.


• Aufgabenkoordination & Nachverfolgung: In Asana strukturierst du Darios offene To-dos sowie laufende interne Projekte. Dazu legst du neue Aufgaben an, hältst Deadlines sowie vereinbarte Schritte beim Team konsequent nach und stellst sicher, dass angestoßene Themen sauber zu Ende geführt werden.


• Recherche & Vorbereitung neuer Vorhaben: Kommen im Agenturalltag neue Themen, Probleme oder Sonderaufgaben auf den Tisch, arbeitest du dich mithilfe von KI und eigener Recherche selbstständig in die Materie ein. Von Optionsvergleichen und dem Einholen von Angeboten bis zu ersten Entwürfen für interne Dokumente bereitest du klare Entscheidungsvorlagen für Dario auf.


• Finance-Support & Buchhaltung: Rund um unsere Finanz- und Verwaltungsprozesse überwachst du unser weitgehend automatisiertes Rechnungswesen inklusive Mahnwesen. Dabei stellst du fehlende Rechnungen und Belege zusammen, bereitest Verträge oder Bankthemen vor und arbeitest alle Unterlagen sauber für unseren Steuerberater sowie den Jahresabschluss auf.


• Reisemanagement: Von der kompletten Planung und Buchung von Geschäftsreisen (Flüge, Bahn, Hotels) bis zur anschließenden lückenlosen Dokumentation aller Reisebelege in Airtable liegt die gesamte Reiseorganisation für Dario in deiner Hand.


• Datenablage & Systempflege: Für konstante Ordnung in unseren digitalen Systemen und Ordnerstrukturen pflegst du unsere internen Datenbanken sowie Übersichten in Airtable, hältst die Dateiablage in Google Workspace sauber und verwaltest alle Unternehmenskonten sowie Passwörter zentral in 1Password.


• Recruiting-Support: Beim weiteren Teamaufbau unterstützt du durch das Vorbereiten neuer Stellenausschreibungen, die Pflege unserer Karriereseite sowie das Vorfiltern von Bewerbungen inklusive Terminkoordination für Vorstellungsgespräche.


• Office- & Team-Support: An unseren gemeinsamen Bürotagen behältst du vor Ort den Überblick über Post, Pakete sowie Büro-Bestellungen. Zudem vertrittst du bei Bedarf das Office-Management und übernimmst die Organisation unserer Team-Events.

Das zeichnet dich aus

• Du bringst praktische Erfahrung darin mit, Projekte, Abläufe oder das Tagesgeschäft in einem digitalen Umfeld zu organisieren (z. B. aus einer Agentur, einem Startup, dem Projektmanagement oder aus Werkstudenten- und eigenen Projekten). Eine klassische Sekretariats- oder Assistenz-Vergangenheit brauchst du nicht, wir suchen ein organisatorisches „Brain“ und einen echten Autodidakten.


• Ein Studium oder eine Ausbildung sind für uns zweitrangig. Was zählt, ist deine schnelle Auffassungsgabe für moderne Cloud-Tools (wie Asana, Airtable, Google Workspace) und dass du KI-Modelle (wie ChatGPT, Gemini oder Claude) täglich nutzt, um dir unbekannte Themen ohne fremde Hilfe selbst beizubringen.


• Dein Anspruch ist es, Dario im Alltag jedes organisatorische Thema so abzunehmen, dass er keinen Gedanken mehr daran verschwenden muss: Ungelöste Probleme gehst du ohne fertige Anleitung an, siehst Arbeit von selbst und lieferst direkt nutzbare Lösungen statt neuer Fragezeichen.


• Extrem präzise und strukturierte Arbeitsweise: Von gepflegten Aufgaben in Asana und lückenlosen Tabellen in Airtable über geordnete Zugänge in 1Password bis hin zu fehlerfreien Dokumenten behältst du jedes Detail im Griff.


• Mit echter Hands-on-Mentalität und hohem Tempo ziehst du neben spannenden Projekten auch trockene Routineaufgaben wie vorbereitende Buchhaltung, Belegsuche oder Datenpflege konzentriert durch. Du übernimmst genau die Themen, die sonst bei Dario selbst landen würden, und bringst die nötige Flexibilität mit, wenn es im Agenturalltag kurzfristig schnell gehen muss.


• Da du vollen Einblick in Postfächer, Konten sowie vertrauliche Geschäfts- und Finanzdaten erhältst, sind absolute Loyalität, Vertrauenswürdigkeit und Diskretion für dich selbstverständlich.


• Deutschkenntnisse auf C2-Muttersprachenniveau (Wort und Schrift) sowie sehr gute Englischkenntnisse für Recherche und Tool-Nutzung.

Was du von uns erwarten kannst

• 54.000 € fixes Jahresgehalt zum Einstieg ab Tag eins, ergänzt durch ein jährliches Weihnachtsgeld nach der Probezeit sowie klare Aufstiegsmöglichkeiten in Gehalt und Position.


• Eine unbefristete Festanstellung mit einer klaren, langfristigen Perspektive in unserem Team.


• Du arbeitest im Tagesgeschäft unmittelbar mit unserem Gründer zusammen, bekommst tiefe Einblicke in alle Unternehmensbereiche und übernimmst eine zentrale Vertrauensposition mit viel Gestaltungsspielraum.


• Ein strukturiertes Onboarding, in dem wir dich Schritt für Schritt in unsere internen Systeme, Abläufe und Tools einarbeiten.


• Du profitierst im Alltag direkt von unserem internen Agentur-Wissen und über 10 Jahren praktischer Unternehmer- und Performance-Marketing-Erfahrung.


• Ein kleines Team, direkte Zusammenarbeit auf Augenhöhe im Tagesgeschäft sowie jährliche Team-Events.


• 30 Tage Urlaub pro Jahr.


• 2 feste Tage Homeoffice pro Woche (Montag & Freitag) und 3 Tage gemeinsame Präsenz im Büro (Dienstag bis Donnerstag) – eine reine Remote-Anstellung ist nicht möglich.


• Neueste Apple-Ausstattung (MacBook, iPhone) und ein ergonomischer Arbeitsplatz.


• Ein modernes Büro im Berliner Nikolaiviertel direkt am Alexanderplatz mit Top-Lage und bester Anbindung.


• Ein eigener Pkw-Stellplatz in einer Garage direkt in Büro-Nähe.


• Volle Kostenübernahme für dein ÖPNV-Ticket (BVG- oder Deutschland-Ticket).


• Monatliches steuerfreies Shopping- und Tank-Guthaben zusätzlich zum Gehalt über deine eigene SpenditCard (nach der Probezeit).


• 600 € jährliches Gesundheitsbudget steuerfrei zusätzlich zum Gehalt zur freien Verfügung (z. B. für Zahnreinigung, Sehhilfen, Massagen oder Check-ups).