Assistenz der Geschäftsführung / Büroorganisation (m/w/d)

Mission Viviendo Haushaltshilfe UG; Hamburg; On-site; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Job summary

Mission Viviendo Haushaltshilfe UG in Hamburg ist ein anerkannter Dienstleister im Bereich haushaltsnaher Dienstleistungen gemäß §45a SGB XI. Wir unterstützen pflegebedürftige Menschen zuhause und legen Wert auf Vielfalt sowie Interkulturalität.

In dieser Position sichern Sie den reibungslosen Büroablauf, übernehmen Abrechnungen mit Kostenträgern, Zahlungsverkehr, Personalplanung und Datenpflege in MS Excel, und fungieren als erste Anlaufstelle für Kundinnen und Kunden.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Fundierte Berufserfahrung in Büroorganisation und vorbereitender Buchhaltung.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere MS Excel.

Responsibilities

• Abrechnung & Finanzen: eigenverantwortliche Erstellung von Ausgangsrechnungen und korrekte Abrechnung der Leistungen.
• Zahlungsmanagement: Überwachung von Zahlungseingängen/ausgängen und Mahnwesen.
• Korrespondenz & Kommunikation: Schriftliche/telefonische Kommunikation mit Kostenträgern, Behörden und Partnern.
• Personal- und Einsatzplanung: Planung der Betreuungskräfte, Abgleich mit Kundinnen- und Teamverfügbarkeiten.
• Datenpflege: Anlage und Pflege von Personal- und Kundendaten in MS Excel und branchenspezifischer Software.
• Allgemeine Büroorganisation: Postbearbeitung, Materialbestellung, Ablage und Dokumentation.
• Kundenbetreuung: Erste Anlaufstelle für Anfragen von Kundinnen, Kunden und Angehörigen.

Skills

MS Excel

MS Office

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Education

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

branchenspezifische Software

Job description

Wir sind ein durch die Sozialbehörde Hamburg anerkannter Dienstleister im Bereich haushaltsnaher Dienstleistungen gemäß §45a SGB XI. Unser Fokus liegt ausschließlich auf hochwertiger Unterstützung im Haushalt für pflegebedürftige Menschen in ihrem häuslichen Umfeld. Wir sind ein noch kleines interkulturelles Team und leben Vielfalt.

Was uns in unserem Team fehlt bist du!

Du stellst einen reibungslosen, effizienten und kundenorientierten Büroablauf sicher. Du unterstützt die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, steuerst die korrekte und fristgerechte Abrechnung mit allen Kostenträgern und gewährleistest durch eine vorausschauende Personalplanung, dass die Kundinnen und Kunden von Mission Viviendo optimal und zuverlässig betreut werden.

Deine Aufgaben sind:

• Abrechnung & Finanzen: Eigenverantwortliche Erstellung der Ausgangsrechnungen. Fristgerechte und korrekte Abrechnung der erbrachten Leistungen mit den jeweiligen Kostenträgern (Pflegekassen, Sozialämter) sowie mit Selbstzahlern.
• Zahlungsmanagement: Überwachung der Zahlungseingänge und -ausgänge (Forderungsmanagement), Durchführung der Rechnungsprüfung (Eingangsrechnungen) sowie eigenständige Bearbeitung des Mahnwesens.
• Korrespondenz & Kommunikation: Eigenständige Führung der schriftlichen und telefonischen Kommunikation mit Kostenträgern, Behörden und Partnern. Einholen fehlender Unterlagen und Klärung von Rückfragen zu Bewilligungen oder Abrechnungen.
• Personal- und Einsatzplanung: Koordination und Erstellung der Einsatzpläne für die Betreuungskräfte. Abgleich von Kundenbedarfen mit den Verfügbarkeiten und Qualifikationen des Teams. Kurzfristige Anpassung der Planung bei Ausfällen (Krankheit, Urlaub).
• Datenpflege: Kontinuierliche Anlage und Pflege von Personal- und Kundenstammdaten in MS Excel und branchenspezifischer Software.
• Allgemeine Büroorganisation: Posteingangs- und Postausgangsbearbeitung, Materialbestellung, Ablageverwaltung und Dokumentation.
• Kundenbetreuung: Erste, freundliche Anlaufstelle für telefonische oder persönliche Anfragen von (potenziellen) Kundinnen, Kunden und deren Angehörigen.

Was du schon mitbringst:

• Fachliche Anforderungen: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, im Gesundheitswesen o. Ä.) oder eine vergleichbare Qualifikation. Fundierte Berufserfahrung in der Büroorganisation und vorbereitenden Buchhaltung. Sicherer und routinierter Umgang mit MS Office, insbesondere fortgeschrittene Anwenderkenntnisse in MS Excel. Wünschenswert: Erfahrung im Gesundheits- oder Sozialwesen sowie Kenntnisse in der Leistungsabrechnung mit Kranken-/Pflegekassen und Sozialämtern.
• Persönliche & soziale Kompetenzen: Struktur und Sorgfalt: Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, hohes Zahlenverständnis und eine sehr genaue, zuverlässige Arbeitsweise. Kommunikationsstärke: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, sicheres und freundliches Auftreten am Telefon. Lösungsorientierung: Fähigkeit, in stressigen Situationen (z. B. bei kurzfristigen Personalausfällen) einen kühlen Kopf zu bewahren und konstruktive Lösungen zu finden. Empathie und Werteorientierung: Identifikation mit den Werten von Mission Viviendo (Vielfalt, Toleranz, Respekt). Freude am Umgang mit Menschen unterschiedlicher Herkunft und Lebenssituationen.

Diversität ist uns wichtig - schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Deine Ansprechperson ist Pamela Bellido [e-mail]