Assistenz der Geschäftsführung

Scale Invest; Schönefeld; Hybrid; EUR 42.000 - 64.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Modernes Arbeitsumfeld

Homeoffice 1–2 Tage/Woche

Direkte Zusammenarbeit mit GF

Weiterentwicklungsmöglichkeiten

Zusammenfassung

Scale Invest sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) zur Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft. Du bist Schnittstelle zu Kunden, Investoren, Verwaltungen und Partnern, koordinierst Termine und übernimmst Vorqualifizierung von Anfragen für den Vertrieb.

Du arbeitest routiniert mit digitalen Tools wie Google Workspace, CRM-Systemen und Asana, behältst den Überblick bei vielen parallelen Aufgaben und trägst proaktiv zu reibungslosen Abläufen bei.

Qualifikationen

• Erfahrung in einer Assistenzrolle, idealerweise im Immobilienbereich oder mit starkem Interesse an Immobilien.
• Gute Kommunikationsfähigkeit auf Augenhöhe mit Kunden, Investoren und Partnern.
• Belastbarkeit und Leistungsbereitschaft auch in stressigen Phasen.
• Hohe Eigenverantwortung und proaktive Lösungsorientierung.
• Gute Englischkenntnisse, mündlich und schriftlich.
• Technische Affinität und sicherer Umgang mit digitalen Tools.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung bei allen organisatorischen und operativen Aufgaben im Tagesgeschäft.
• Schnittstelle zu Kunden, Finanzierern, Verwaltungen, Investoren und Partnern; reibungslose Abläufe sicherstellen.
• Terminplanung & Koordination: Kalender der Geschäftsführung verwalten und Meetings priorisieren.
• Bearbeitung von Leads; Vorqualifizierung und Terminierung für den Vertrieb.
• Digitale Prozesse optimieren: Umgang mit Google Workspace, CRM-Systemen, Asana.
• Eigenverantwortliches Lösen von Herausforderungen statt Befehlsempfängertum.
• Datenpflege & Reportings: Dokumente vorbereiten und Entscheidungen unterstützen.
• Operative Unterstützung im Tagesgeschäft: Kommunikation via Mail/Telefon/Meetings, Recherche.
• Projektmanagement: Begleitung wichtiger Unternehmensprojekte.
• Reiseorganisation & Eventmanagement für Geschäftsführung und Mitarbeiter.

Kenntnisse

Assistenz der GF

Kommunikationsstärke

Belastbarkeit

Eigenverantwortung

Englischkenntnisse

Technische Affinität

Organisationsstärke

Kritikfähigkeit

Diskretion

Loyalität

Flexibilität

Tools

Google Workspace

CRM-Systeme

Asana

Jobbeschreibung

Scale Invest ist ein dynamisches, wachsendes Unternehmen und Family Office mit Fokus im Immobilienbereich. Unser Anspruch ist es, dreimal besser zu sein als die Konkurrenz – wir arbeiten schnell, effizient und pragmatisch. Mehr erfährst du hier.

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Scale Invest ist ein dynamisches, wachsendes Unternehmen und Family Office mit Fokus im Immobilienbereich. Unser Anspruch ist es, dreimal besser zu sein als die Konkurrenz – wir arbeiten schnell, effizient und pragmatisch. Mehr erfährst du hier.

Deine Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung bei allen organisatorischen und operativen Aufgaben im Tagesgeschäft
• Kommunikation mit Kunden, Finanzierern, Verwaltungen, Investoren und Partnern – du bist die Schnittstelle und sorgst für reibungslose Abläufe
• Terminplanung & -koordination: Eigenständige Verwaltung des Kalenders der Geschäftsführung, inklusive Priorisierung von Meetings und Deadlines
• Bearbeitung und Qualifizierung von Leads: Erste Ansprechperson für Kundenanfragen, Vorqualifizierung und Terminierung für den Vertrieb
• Digitale Prozesse optimieren & technische Herausforderungen meistern: Wir nutzen MacBooks, Google Workspace (Mail, Drive, Calendar) und viele digitale Tools – du solltest dich schnell in technische Abläufe einarbeiten können und bereits technisch bewandert sein
• Eigenverantwortliches Lösen von Herausforderungen: Wir suchen keine "Befehlsempfänger", sondern smarte, selbstdenkende Persönlichkeiten, die proaktiv Probleme lösen können
• Datenpflege & Reportings: Erstellung und Verwaltung wichtiger Dokumente und Analysen, um Entscheidungen der Geschäftsführung optimal vorzubereiten
• Operative Unterstützung im Tagesgeschäft: Von Kommunikation via Mail, Telefon und Online-Meetings bis hin zu kleineren Recherche- und Organisationsaufgaben
• Projektmanagement: Begleitung und Koordination wichtiger Unternehmensprojekte
• Reiseorganisation & Eventmanagement für die Geschäftsführung und Mitarbeiter

Dein Profil

• Erfahrung in einer Assistenzrolle, idealerweise im Immobilienbereich oder mit starkem Interesse an Immobilien
• Kommunikationsstärke: Du kannst professionell mit Kunden, Investoren und Partnern auf Augenhöhe kommunizieren
• Belastbarkeit & Performance unter Druck: Du kannst auch in stressigen Phasen ruhig und effizient arbeiten
• Hohe Eigenverantwortung & Lösungsorientierung: Du erkennst Probleme, bevor sie entstehen, und bringst proaktiv Lösungen
• Gute Englischkenntnisse: Wir arbeiten teilweise mit englischsprachigen Kunden, daher solltest du dich mündlich und schriftlich sicher ausdrücken können
• Technische Affinität: Sicherer Umgang mit digitalen Tools (Google Mail, Drive, Calendar, CRM-Systeme, Asana, …)
• Strukturierte, organisierte und effiziente Arbeitsweise: Du kannst Prioritäten setzen und verlierst auch bei vielen parallelen Aufgaben nicht den Überblick
• Konstruktive Kritikfähigkeit: Wir wollen uns jeden Tag verbessern – du solltest Feedback annehmen und umsetzen können
• Absolute Diskretion & Loyalität: Als Assistenz der Geschäftsführung bist du in viele vertrauliche Themen involviert
• Flexibilität: Unser Alltag ist dynamisch, daher solltest du bereit sein, auch mal länger zu arbeiten oder auf plötzliche Änderungen schnell zu reagieren

Wir Bieten

• Ein modernes Arbeitsumfeld.
• Herausfordernde und abwechslungsreiche Aufgaben mit viel Eigenverantwortung
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und tiefe Einblicke in die Unternehmensstrategie
• Weiterentwicklungsmöglichkeiten & Karriereperspektiven in einem wachsenden Unternehmen
• Flexibilität & Homeoffice-Möglichkeit an 1-2 Tagen pro Woche (nach Absprache)
• Ein dynamisches, erfolgsorientiertes Team mit klaren Wachstumszielen