Assistenz Büromanagement in der Sparte Wohnen (w/m/d)

Bundesanstalt für Immobilienaufgaben; Bonn; On-site; EUR 42,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Betriebliche Altersversorgung

Mobiles Arbeiten inkl. Ausstattung

Jahressonderzahlung

Kostenfreie Parkmöglichkeiten

Verkehrsgünstige Lage

DeutschlandJobticket-Zuschuss

Wohnungsmiete aus Bestand der Wohnungs

Job summary

Die Zentrale der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben sucht am Standort Bonn eine Assistenz Büromanagement in der Sparte Wohnen (w/m/d). Die Stelle ist unbefristet und gehört zur Entgeltgruppe 6 TVöD Bund.

Zu Ihren Aufgaben gehören Büroorganisation, Dokumentenaufbereitung, Protokollführung und die Organisation von Besprechungen, Workshops sowie Dienstreisen. Relevante Erfahrungen in SAP S/4HANA und MS Excel werden vorausgesetzt.

Qualifications

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation.

Responsibilities

• Allgemeine Büro- und Organisationsaufgaben im Servicebereich Wohnen
• Aufbereitung, Vervielfältigung von Informationen und Unterlagen
• Erstellung, Aufbereitung und Aktualisierung von Präsentationsunterlagen
• Protokollführung bei Besprechungen, Meetings, Vorträgen etc.
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Dienstreisen
• Posteingangsstelle (Printpost) der Sparte Wohnen; Koordinierung des Print-Posteingangs
• Rechnungsbearbeitung; Prüfung auf Vollständigkeit; Fristen- und Terminüberwachung
• Führung und Aussonderung von Akten; Fertigen von Schreiben nach Vorgabe

Skills

Organisationstalent

Zuverlässigkeit

Eigeninitiative

Gute Auffassungsgabe

Strukturierte Arbeitsweise

Education

Ausbildung zur Bürokauffrau/-mann oder vergleichbare Qualifikation

Tools

SAP S/4HANA

Microsoft Excel

Microsoft Office

Job description

Die Zentrale sucht für den Geschäftsbereich Wohnen am Arbeitsort Bonn eine Assistenz Büromanagement in der Sparte Wohnen (w/m/d) (Entgeltgruppe 6 TVöD Bund, Kennung: ZEWO100001, Stellen‑ID 1498757) Die Einstellung erfolgt unbefristet.

Bundesanstalt für Immobilienaufgaben Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) ist das Immobilienunternehmen des Bundes, das die immobilienpolitischen Ziele der Bundesregierung unterstützt und für fast alle Bundesbehörden die notwendigen Flächen und Gebäude zur Verfügung stellt. Dementsprechend sind wir in ganz Deutschland mit ca. 7.400 Beschäftigten vertreten und kümmern uns um ein sehr breites und buntes Immobilienportfolio sowie die ökologische Nutzung und Pflege von Naturflächen des Bundes. Für diese vielseitigen und verantwortungsvollen Aufgaben suchen wir innovative Köpfe, die nachhaltig denken und handeln. Unsere gesellschaftliche und unternehmerische Aufgabe sehen wir darin, sozialverantwortliche Wohn- und Lebensräume zu schaffen. Dafür setzen wir im Geschäftsbereich Wohnen auf eine nachhaltige Quartiersentwicklung, CO2‑freie Wärme zu bezahlbaren Preisen, Barriere‑Reduzierung, Digitalisierung und natürlich ein hohes Maß an Mieterzufriedenheit. Dafür brauchen wir Sie! Machen Sie mit uns BImA!

Was sind Ihre Aufgabenschwerpunkte?

Als Assistenz im Büromanagement sind Sie für die allgemeinen Unterstützungsarbeiten im Service-Bereich der Sparte Wohnen zuständig, u. a. für die Aufbereitung, Vervielfältigung von Informationen und Unterlagen, Erstellung/Aufbereitung und Aktualisierung von Präsentationsunterlagen, Protokollführung bei Besprechungen, Meetings, Vorträgen etc. nach Vorgabe, Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops, Schulungen und Dienstreisen, Posteingangsstelle (Printpost) der Sparte Wohnen; Koordinierung des Print‑Posteingangs, insbesondere der Rechnungseingänge, Zusammenstellung von Unterlagen und Prüfung auf Vollständigkeit, Fristen‑ und Terminüberwachung, Anlage, Führung und Aussonderung von Akten, Fertigen von Schreiben nach Vorgabe, Zwischenbescheiden und Sachstandsanfragen, Rechnungsbearbeitung. Wir arbeiten mobil und flexibel. Gleichwohl fallen auf dem Dienstposten/Arbeitsplatz gelegentlich Dienstreisen (ca. 1 bis 5 Tage pro Jahr), auch im gesamten Bundesgebiet, an. Diese Dienstreisen werden grundsätzlich mit ausreichend zeitlichem Vorlauf geplant, sodass die Vereinbarkeit von Familie und Beruf gewährleistet ist.

Was erwarten wir?

• Sie haben eine abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie verfügen über vertiefte Anwendungskenntnisse in SAP S/4-HANA und Microsoft Excel. Ein sicherer Umgang mit den Standardanwendungen Microsoft Office zeichnet Sie aus.
• Kenntnisse über die Organisation und die Arbeitsabläufe der Sparte Wohnen sind von Vorteil.
• Immobilienwirtschaftliche Grundkenntnisse runden Ihr Profil ab.
• Sie haben eine gründliche, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise.
• Sie weisen gutes Organisationsgeschick auf.
• Sie verfügen über eine gute Auffassungsgabe.
• Sie bringen Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise mit.

Was bieten wir?

• Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit allen Vorteilen einer großen öffentlichen Arbeitgeberin.
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf bei der Arbeitszeitgestaltung.
• Mobiles Arbeiten inkl. Ausstattung für mobiles Arbeiten.
• Jahressonderzahlung nach den geltenden tariflichen Bestimmungen.
• 30 Tage Urlaub.
• Betriebliche Altersversorgung.
• Berufliche Entwicklungsmöglichkeiten sowie umfangreiche Fortbildungsangebote.
• Kurse zur Gesundheitsförderung sowie Vorsorgemaßnahmen.
• Kostenfreie Parkmöglichkeiten.
• Verkehrsgünstige Lage.
• Zuschuss zum DeutschlandJobticket (DJT).
• Möglichkeit der Anmietung einer Wohnung aus dem Bestand der Wohnungsfürsorge des Bundes.

Die Auswahlgespräche finden voraussichtlich in der 50./51. Kalenderwoche statt.

Für Fragen zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Herr Mojica unter der Telefonnummer [phone] gerne zur Verfügung. Bei Fragen zum Aufgabenbereich wenden Sie sich bitte an Herrn Ackermann unter der Telefonnummer [phone] oder an Herrn Schmidt‑Weike unter der Telefonnummer [phone]. Weitere Informationen finden Sie auch unter https://karriere.bundesimmobilien.de. Hinweise zum Datenschutz und zur Speicherung Ihrer Daten nach DSGVO im Zuge Ihrer Bewerbung bei der BImA finden Sie unter https://www.bundesimmobilien.de/datenschutz.

Weitere Hinweise und rechtliche Informationen

Hinweise: Die Arbeitsplätze in der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben sind grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigung geeignet. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird für den jeweiligen Arbeitsplatz geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten (insbesondere Anforderungen des Arbeitsplatzes, gewünschte Gestaltung der Teilzeit) entsprochen werden kann. Die Auswahl richtet sich nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Wir freuen uns besonders über Bewerbungen von schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten Menschen und stellen diese bei gleicher Eignung bevorzugt ein. Sofern eine Abschlussurkunde zum Zeitpunkt der Bewerbung noch nicht vorliegt, ist der schriftliche Nachweis der bisher erworbenen Modulnoten beizufügen. Sofern Sie im Ausland einen Hochschulabschluss erlangt haben, fügen Sie bitte Ihren Bewerbungsunterlagen einen Nachweis über die Gleichwertigkeit des Abschlusses bei. Informationen zur Anerkennung internationaler Abschlüsse finden Sie bei der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB). Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben darf keine neuen Beamtenverhältnisse begründen. Eine Übernahme von auf Lebenszeit verbeamteten Personen (statusgleich oder nächstniedrigere Besoldungsgruppe) ist mit Zustimmun