Assistenz Backoffice & Sekretariat (m/w/d) – Teilzeit 20 Std./Woche

FASTEC GmbH; Benhausen; On-site; EUR 17,000 - 22,000; Part time

Benefits offered by this job

Unbefristeter Vertrag

Vormittagsarbeitszeiten

Obst & Getränke

Teamevents & Festlichkeiten

Kinderbetreuungs-Zuschüsse

Vermögenswirksame Leistungen

Jahressonderzahlungen

Job summary

FASTEC GmbH in Paderborn sucht eine zuverlässige Office-Managerin oder einen Office-Manager in Teilzeit (ca. 20 Std./Woche). Die Stelle ist vor Ort und Termine finden vormittags von ca.

9 bis 13 Uhr statt; Remote-Arbeit ist ausgeschlossen. Zu den Aufgaben gehören Büroorganisation, Fuhrparkverwaltung, Kommunikation mit Dienstleistern, Post- und Telefonorganisation sowie allgemeine Sekretariatsaufgaben. Wir bieten eine unbefristete Anstellung, familienfreundliche Arbeitszeiten und

Qualifications

• Selbstständiges Arbeiten und gutes Zeitmanagement.
• Multitasking auch bei mehreren Themen gleichzeitig.
• Erfahrung im Sekretariat oder Backoffice wünschenswert.
• Gute Kommunikationsfähigkeiten am Telefon und mit Dienstleistern.
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Programmen.
• Führerschein Klasse B ist von Vorteil.

Responsibilities

• Office Management: Büroabläufe optimieren, Büromaterial bestellen, Räume vorbereiten.
• Fuhrparkverwaltung: Firmen- und Poolfahrzeuge verwalten; Leasing und Führerschein prüfen.
• Ansprechpartner für Dienstleister: koordiniert Reinigung, Winterdienst, Fensterputzer.
• Telefon & Post: Anrufe entgegennehmen, Posteingang und Zentrale verwalten.
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Rechnungen einholen, Ablage, Termine organisieren.

Skills

Selbstständiges Arbeiten

Multitasking

Kommunikation

MS Office Kenntnisse

Führerschein Klasse B

Tools

MS Office Suite

Job description

Über uns

Vernetzt denken und digital arbeiten - das ist unser Antrieb! Wir von FASTEC sind spezialisiert auf die Digitalisierung von Fertigungsprozessen basierend auf unserer selbstentwickelten Software FASTEC 4 PRO. Die modulare Standardsoftware ist vom Lebensmittelproduzenten über den Automobilzulieferer bis hin zum Pharmaunternehmen branchenübergreifend einsetzbar. Mittlerweile setzen rund 450 Unternehmen in über 30 Ländern FASTEC 4 PRO an über 12.000 Produktionsanlagen ein. Und das ist erst der Anfang. Wir wollen mehr Unternehmen dabei unterstützen, ihre Fertigung effizienter und ressourcenschonender zu gestalten. Dafür brauchen wir Menschen, die mit uns vorangehen.

Damit alles läuft, braucht es jemanden, der bei uns im Haus den Überblick behält. Wir suchen eine gute Seele für unser Office: jemanden, der mitdenkt, anpackt und dafür sorgt, dass im Alltag nichts liegen bleibt. Die Stelle umfasst ca. 20 Stunden pro Woche, in der Regel vormittags von etwa 9 bis 13 Uhr an 5 Tagen vor Ort bei uns in Paderborn. Viele Aufgaben finden direkt bei uns im Haus statt, deshalb handelt es sich nicht um eine Remote-Stelle.

Das sind Deine Aufgaben

• Office Management: Du sorgst dafür, dass im Büro alles rund läuft. Du bestellst Büromaterial, Getränke und Lebensmittel, nimmst Lieferungen an und kümmerst Dich um den Paketversand. Außerdem behältst Du den Zustand unseres Gebäudes im Blick und unterstützt bei der Vor- und Nachbereitung der Räume für Kundenbesuche oder Bewerbungsgespräche.

• Fuhrparkverwaltung: Du behältst unsere Firmen- und Poolfahrzeuge im Blick, von Anmeldung, Reifenwechsel und Werkstattterminen über Leasing und Versicherung bis zur Schlüsselübergabe und Führerscheinkontrolle.

• Ansprechpartner für Dienstleister: Du stimmst Dich beispielsweise mit Reinigungsdienst, Winterdienst und Fensterputzern ab und hakst nach, wenn etwas nicht passt.

• Telefon & Post: Du nimmst Anrufe entgegen, hast den Posteingang und unsere zentralen Postfächer im Blick und leitest alles an die richtige Stelle weiter.

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Du holst Rechnungen ein, kümmerst Dich um Ablage und Korrespondenz, organisierst Termine wie Erste-Hilfe-Schulungen und unterstützt das Team und die Geschäftsführung, wo es gerade nötig ist.

Das bringst Du mit

• Du siehst, was zu tun ist und kümmerst Dich darum, ohne dass Dich jemand daran erinnern muss.

• Du arbeitest gern selbstständig, bleibst an Dingen dran und behältst auch bei mehreren Themen gleichzeitig den Überblick.

• Erfahrung im Sekretariat, Backoffice oder in einer ähnlichen Tätigkeit ist wünschenswert, eine bestimmte Ausbildung ist uns aber weniger wichtig als Deine Art zu arbeiten.

• Du kannst gut mit Menschen, ob am Telefon, mit Kollegen oder mit Dienstleistern.

• Mit den gängigen Office-Programmen kommst Du gut zurecht.

• Du hast einen Führerschein der Klasse B, denn im Fuhrpark oder bei Besorgungen bist Du auch mal mit dem Auto unterwegs.

Das bieten wir Dir

• Wir bieten Dir einen sicheren Arbeitsplatz mit unbefristeten Verträgen.

• Feste Arbeitszeiten am Vormittag, die sich gut mit Familie, Hobbys oder anderen Plänen verbinden lassen.

• Ein herzliches Team, das Deine Arbeit schätzt, denn ohne Dich läuft hier vieles nicht so rund.

• Wir unterstützen Dich bei Deiner Weiterbildung sowohl durch teambezogene als auch individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten.

• Zusätzlich bieten wir Dir Mitarbeiterrabatte, Kinderbetreuungs-Zuschüsse, Jahressonderzahlungen, vermögenswirksame Leistungen, frisches Obst, freie Getränke, Teamevents und Firmenfestlichkeiten.