Assistenz Ausschreibungen, Controlling & Organisation (m/w/d)

Umbrella Unternehmensberatung GmbH; Berlin; Hybrid; Vertraulich; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten in Präsenz und

Remote-Arbeit

Zusammenfassung

Umbrella Unternehmensberatung GmbH sucht eine strukturierte Assistenz mit Schwerpunkt Ausschreibungen, Controlling und Organisation. Du arbeitest eng mit Geschäftsführung, Operations und Projektteams zusammen und übernimmst eigenverantwortlich Verantwortung in spannenden Projekten.

Wir bieten flexible Arbeitszeiten in Präsenz und remote, eine unbefristete Anstellung und regelmäßige Weiterbildung in einem hochspezialisierten Beratungsumfeld.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel.

Aufgaben

• Angebotsmanagement: Angebote finalisieren und Unterlagen professionell feinschleifen.
• Controlling: Reporting, Auswertungen und Datenanalysen unterstützen.
• Finance: Leistungsabrechnung und Rechnungsprüfung mitwirken.
• Administration: Administrative Prozesse, z. B. Personalwesen.
• Organisation: Workshops, Teamevents und Messeauftritte planen.
• Übernahme eigener Projekte: Mitarbeit dort, wo du am stärksten bist.

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office (Excel)

Jobbeschreibung

Unser Operations-Team wächst – let’s grow together! Für unser wachsendes Team suchen wir dich als strukturierte und proaktive Assistenz mit Schwerpunkt auf Ausschreibungen, Controlling und Organisation.

Über uns

Wir sind ein hochspezialisiertes Beratungsunternehmen für komplexe Netzinfrastrukturen und Informationssicherheit. In unserer Arbeit verbinden wir tiefes technisches Know-how mit strategischer Beratung – von der Projektsteuerung über Vergabeverfahren bis hin zu rechtlichen und organisatorischen Fragestellungen.
In deiner Rolle arbeitest du eng mit Geschäftsführung, Operations und Projektteams zusammen. Bei uns kennt jeder jeden – wir lachen gemeinsam, packen an, wenn’s hektisch wird, und feiern Erfolge im Team. Damit alle gut arbeiten können, suchen wir Dich als organisatorische Stütze, die operativ anpackt, den Überblick behält und Struktur schafft.

Assistenz Ausschreibungen, Controlling & Organisation (m/w/d)

Deine Aufgaben:

• Angebotsmanagement: Du finalisierst Angebote und Ausschreibungsunterlagen und gibst unseren Dokumenten einen professionellen Feinschliff.
• Controlling: Du unterstützt bei Reporting, Auswertungen und Datenanalysen.
• Finance: Du wirkst bei der Leistungsabrechnung und Rechnungsprüfung mit.
• Administration: Du unterstützt administrative Prozesse z.B. im Personalwesen.
• Organisation: Du organisierst Workshops, Teamevents und Messeauftritte.
• Übernahme eigener Projekte: Wir bieten dir die Möglichkeit, dich dort einzubringen, wo du am stärksten bist.

Das bringst du mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Berufserfahrung im Bereich Office Management, Assistenz, Finanzen und idealerweise Ausschreibungsmanagement
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel) sowie Interesse an neuen Tools und digitalen Workflows
• Strukturierte, proaktive und eigenverantwortliche Arbeitsweise mit einem ausgeprägten Sinn für Genauigkeit und Prioritäten
• Kommunikationsstärke, Teamgeist und Freude daran, Dinge aktiv mitzugestalten
• Sehr gute Organisationsfähigkeit und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift – Du gibst Dokumenten gerne den letzten professionellen Schliff.

Das bieten wir dir:

• Partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe mit offenem und direktem Feedback
• Vertrauen in dich und deine Kompetenzen – Du hast freie Gestaltungsmöglichkeiten in deinem Arbeitsbereich.
• Flexible Arbeitszeiten in Präsenz und remote – So bleibt ausreichend Zeit für Familie, Freunde, Entspannung beim Yoga, Kochen, Lesen oder was du sonst in deiner Freizeit gerne machst.
• Regelmäßige Trainings, Workshops und individuelle Weiterbildung
• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit leistungsgerechter Vergütung
• JobRad (auch E-Bike), Jobticket und Mitarbeiterrabatte über Corporate Benefits
• Betriebliche Altersvorsorge mit 20% Arbeitgeberzuschuss
• Kostenlose Getränke, Obst, Gemüse & Snacks
• Lustige Teamevents

Du erfüllst nicht alle Anforderungen dieser Stelle und bist unsicher, ob du dich bewerben sollst? Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Gerne unterstützen wir dich dabei, dir die noch fehlenden Skills anzueignen.