Assistent\\*in der Amtsleitung
Landeshauptstadt Kiel Personal- und Organisationsamt Rathaus Hopfenstraße
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Benefits dieser Stelle
Zusammenfassung
Kieler Amt für Finanzwirtschaft sucht eine engagierte Assistenz der Amtsleitung. Sie koordinieren Termine, führen Protokolle und dienen als zentrale Ansprechpartnerin für Organisation und Abwicklung von Sitzungen, Veranstaltungen und Dienstreisen.
Sie bringen eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit sowie mindestens 3 Jahre relevante Berufserfahrung. Gute Kenntnisse internetbasierter Anwendungen runden das Profil ab.
Qualifikationen
- Abgeschlossene mindestens dreijährige Ausbildung in einem der genannten kaufmännischen Ausbildungsberufe oder vergleichbar.
- Mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung, idealerweise als Teamassistenz.
- Gute Kenntnisse im Umgang mit internetbasierten Anwendungen.
Aufgaben
- Terminkoordination und Bearbeitung von Wiedervorlagen.
- Protokollführung in Amtsleitungskreisen.
- Ansprechperson für Organisation, Sitzungen, Veranstaltungen und Dienstreisen.
- Sicherstellen der telefonischen und digitalen Erreichbarkeit der Amtsleitung.
- Raumplanung innerhalb des Aufgabenbereichs der Amtsleitung.
- Weitere Aufgaben wie zentrale Zeiterfassung, Büroinventar-Beschaffung, Verwaltung von Regelungsakten, Fortbildungsbudget, Abwesenheitskalender, Erstellung von Auswertungen und Reisekostenabrechnungen.
- Koordination von Beauftragten und Abstimmung mit der Amtsleitung
- Sachbearbeitende Tätigkeiten im Rahmen der Fachaufgaben des Amtes, inkl. Dialog-/Petenten- und Beschwerdemanagement
Kenntnisse
Jobbeschreibung
Starten Sie bei uns als
Assistent\*in der Amtsleitung
A 8 SHBesG, EG 8 TVöD Vollzeit, Teilzeit unbefristet zum nächstmöglichen Zeitpunkt
- Terminkoordination, Bearbeiten von Wiedervorlagen
- Protokollführung (z.B. Amtsleitung-Abteilungsleitungen-Runden)
- Ansprechperson für Fragen rund um und für die Organisation und Abwicklung von Sitzungen, Veranstaltungen, amtsinternen Events und Dienstreisen
- Sicherstellen der telefonischen und digitalen Erreichbarkeit der Amtsleitung
- Raumplanung, soweit sie im Aufgabenbereich der Amtsleitung liegt
- Zentrale Arbeitszeiterfassung für das Amt für Finanzwirtschaft
- Beschaffung von Büroinventar und -material
- Zentrale Verwaltung von (digitalen) Sammlungen (von stadtweiten und amtsinternen Regelungen wie Dienst- und Geschäftsanweisungen, Vollmachten, Informationssammlungen mit Amtsbezug)
- Verwaltung des Fortbildungsbudgets des Amtes
- Verwaltung des Abwesenheitskalenders aller Mitarbeiter\*innen des Amtes
- Fertigen von Auswertungen und Statistiken für die Amtsleitung
- Postein- und Ausgangsbearbeitung einschließlich Fertigen von Scans für die digitale Akte
- Vorbereitung, Verwaltung und Weiterleitung von Sitzungsunterlagen
- Bearbeiten von Reisekostenabrechnungen und Kontierung von Rechnungen im Zuständigkeitsbereich der Amtsleitung
- Koordination der Beauftragten und Abstimmung mit der Amtsleitung
- Sachbearbeitende Tätigkeiten im Rahmen der Fachaufgaben des Amtes, soweit nicht auf die Fachabteilungen übertragen
- Bearbeitung des Dialog-, Petenten-, Beschwerdemanagements
- Ausbildung: Abgeschlossene mindestens dreijährige Ausbildung als:
- Fachangestellte\*r für Arbeitsmarktdienstleistungen
- Justizfachangestellte\*r
- Sozialversicherungsfachangestellte\*r
- Rechtsanwalts-, Notar-, Rechtsanwalts- und Notar- bzw. Patentanwaltsfachangestellte\*r
- Steuerfachangestellte\*r
- oder in einem kaufmännischen Ausbildungsberuf
- oder Laufbahnprüfung für das zweite Einstiegsamt der Laufbahngruppe eins, Fachrichtung Allgemeine Dienste
- oder abgeschlossene Ausbildung zum\zur Verwaltungsfachangestellte
- oder abgeschlossenen Angestelltenlehrgang I
- Erfahrung: Mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung auf Grundlage der geforderten Vor- und Ausbildung sowie einschlägige Berufserfahrung in einem Bereich mit Außenwirkung z.B. als Teamassistenz
- Fachlichkeit: Gute Kenntnisse im Umgang mit internetbasierten Anwendungen sind erforderlich
- Die vorstehend genannten Ausschreibungskriterien müssen bis zum Ende der Ausschreibungsfrist vollständig erfüllt sein.
Sie sind ein Organisationstalent, diskret und kommunikationsstark. Sollte es einmal zu Konfliktsituationen kommen, gehen Sie gelassen damit um und reagieren angemessen. Zudem arbeiten Sie selbständig, strukturiert und zuverlässig.
Die Stelle ist teilbar unter der Voraussetzung der Arbeitsplatzteilung.
Die Vergütung richtet sich nach den Bestimmungen des TVöD und ist der aktuellen Entgelttabelle für den Bereich Verwaltung, IT und Ingenieurwesen zu entnehmen.
- Aufstiegs- und Entwicklungsmöglichkeiten: Umfangreiches Fortbildungsangebot intern sowie extern für eine vielfältige Zukunft in über 42 Ämtern, Referaten, Stabsstellen undEigenbetrieben
- Betriebliche Gesundheitsförderung: Beteiligung an Hansefit-Beiträgen sowie weitere externe und interne Sport- und Fitnessangebote
- Flexibilität: Gleitzeit zwischen 6 und 20 Uhr, Teilzeitarbeit, Home-Office und Sabbatical
- Erholung: 30 Urlaubstage und zusätzlich am 24. und 31. Dezember frei
- Mobilitätsförderung: Zuschuss für Fahrräder, E-Bikes, Jobs- oder Deutschlandticket
- Vorsorge: Betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
- Bürohund: Hunde in geeigneten Bereichen willkommene Begleiter
- Entspannt unterwegs: Carsharing oder Nutzung der Kieler Sprottenflotte für Dienstwege
- Sicherheit: Sicherer Arbeitsplatz auch in Krisen
- Vielfalt: Safer-Space für eine vielfältige, inklusive Belegschaft
- Nähe zum Meer: Da arbeiten, wo andere Urlaub machen
- Sinnstiftende Aufgabe: Aktive Mitarbeit an der Gestaltung einer lebenswerten Gegenwart und Zukunft für alle Kieler\*innen
Wir setzen uns im Rahmen des Gleichstellungsgesetzes aktiv dafür ein, Frauen im Beruf zu fördern und freuen uns besonders über Bewerbungen von Frauen. Gleiches gilt selbstverständlich auch für Menschen mit gesundheitlichen Beeinträchtigungen. Und auch Vielfalt ist uns ein großes Anliegen – daher begrüßen wir Bewerbungen von Menschen mit den verschiedensten Biographien. Ansprechpartner\*innen zu diesen Themen finden Sie auf www.kiel.de/grundsätze.
Bitte geben Sie bei Ihrer Bewerbung bis zum 13.09.2026 die Referenznummer 00280 an und fügen ein Anschreiben, einen aktuellen Lebenslauf sowie relevante Arbeits- und Abschlusszeugnisse bei.
Ihr Kontakt bei fachlichen Fragen: Claudia Gronau 0431 901-1709
Ihr Kontakt bei Fragen zum Auswahlverfahren und Bewerbungsprozess:
Jette Schubert
Recruiting
Tel: 0431 901-5191
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Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung
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