Assistent*in der Abteilungsleitung

Deutsche Rentenversicherung; Berlin; Ibrido; EUR 17.000 - 25.000; Part-time

Descrizione del lavoro

DRV Bund Karriere sucht eine Teilzeitassistenz zur Unterstützung der Abteilungsleitung. Die Stelle umfasst organisatorische Aufgaben, Post- und E-Mail-Verkehr sowie Terminmanagement in Präsenz und Hybrid.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, 2 Jahre Büroerfahrung, sehr gute Deutschkenntnisse und sichere MS-Office-Kenntnisse mit; SAP-Erfahrung ist wünschenswert.

Competenze

• Eine abgeschlossene kaufmännische, verwaltungs- oder büroorientierte Berufsausbildung.
• Zwei Jahre aktuelle Berufserfahrung in der Büroorganisation, idealerweise aus dem Sekretariats-, Vorzimmer- oder Assistenzbereich.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; grundlegendes englisches Textverständnis.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen.
• Idealerweise aktuelle SAP-Erfahrung.

Mansioni

• Bearbeiten und Verwalten des täglichen Post- und E-Mail-Verkehrs, Erteilen von Telefonauskünften sowie Koordinieren von Terminen.
• Organisieren der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen in Präsenz, digital oder hybrid einschließlich des Erstellens und Aufbereitens von Unterlagen in Papierform und digital.
• Aufbauen und Pflegen eines Netzwerks mit Vorzimmern und Ansprechpersonen innerhalb und außerhalb der Deutschen Rentenversicherung Bund.
• Bedarfsweises Aufstellen von Auszahlungsanordnungen.
• Übernehmen organisatorischer Sonderaufgaben, beispielsweise der Planung von Dienstreisen, Hotelreservierungen oder der Gästebetreuung.

Conoscenze

Deutsch (sehr gut)

Englisch (Grundkenntnisse)

Formazione

Kaufmännische/verwaltungs- oder büroorientierte Berufsausbildung

Strumenti

MS Office

SAP

Descrizione del lavoro

Eintrittsdatum

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Beschäftigung

Teilzeit, Befristet

Aufgaben

Als erste Anlaufstelle der Abteilung unterstützen Sie die Abteilungsleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben regelmäßig in Präsenz und sorgen für einen reibungslosen Arbeitsablauf. Dabei arbeiten Sie täglich mit MS-Office-Programmen sowie verschiedenen internen Anwendungen, beispielsweise HCL Notes, Allris und Zeus. Hierbei übernehmen Sie folgende Aufgaben:

• Bearbeiten und Verwalten des täglichen Post- und E-Mail-Verkehrs, Erteilen von Telefonauskünften sowie Koordinieren von Terminen
• Organisieren der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen in Präsenz, digital oder hybrid einschließlich des Erstellens und Aufbereitens von Unterlagen in Papierform und digital, beispielsweise Gremienvorlagen
• Aufbauen und Pflegen eines Netzwerks mit Vorzimmern und Ansprechpersonen innerhalb und außerhalb der Deutschen Rentenversicherung Bund
• Bedarfsweises Aufstellen von Auszahlungsanordnungen
• Übernehmen organisatorischer Sonderaufgaben, beispielsweise der Planung von Dienstreisen, Hotelreservierungen oder der Gästebetreuung

Tätigkeitsbereich

Unsere Abteilung mit rund 140 Beschäftigten nimmt Grundsatz- und Querschnittsaufgaben sowie gemeinsamen Angelegenheiten der Rentenversicherungsträger in den Bereichen Prävention, Rehabilitation und Sozialmedizin wahr. Darüber hinaus ist sie für fachliche, rechtliche und verfahrensbezogene Fragestellungen zuständig. Die Assistenzstelle ist unmittelbar im Büro der Abteilungsleitung angesiedelt, wo Sie eng mit der Chefsekretärin zusammenarbeiten.

Verstärken Sie unser Team ab sofort in Teilzeit mit 20 Wochenstunden – die Stelle ist vorerst befristet bis zum 31.12.2027, mit der Option auf Verlängerung.

Sie überzeugen durch Ihre freundliche, serviceorientierte und kommunikative Persönlichkeit sowie eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise. Loyalität, Diskretion und zeitliche Flexibilität runden Ihr Profil ab. Darüber hinaus bringen Sie Folgendes mit:

• Eine abgeschlossene kaufmännische, verwaltungs- oder büroorientierte Berufsausbildung
• Eine 2-Jährige aktuelle Berufserfahrung in der Büroorganisation, idealerweise aus dem Sekretariats-, Vorzimmer- oder Assistenzbereich
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie grundlegendes englisches Textverständnis
• Einen sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen
• Idealerweise aktuelle Erfahrungen im Umgang mit SAP

Weitere Informationen

Menschen mit einer Schwerbehinderung oder ihnen Gleichgestellte im Sinne von § 2 Abs. 2 und 3 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Die Deutsche Rentenversicherung Bund hat sich die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt. Wir sehen daher Bewerbungen von Frauen mit besonderem Interesse entgegen.

Zur Besetzung der Position werden wir mit Bewerbenden, die sich in der engeren Auswahl befinden, Gespräche führen.

Begrüßt werden Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten.

Infos zum Bewerbungsprozess

Wir haben Ihnen die wichtigsten Informationen zum Bewerbungsprozess zusammengestellt.

Die DRV Bund ist ein zentraler Pfeiler der sozialen Sicherung in Deutschland. Wir begleiten Menschen ein Leben lang. 24,1 Millionen Versicherte, mehr als 10 Millionen Rentner*innen und 3,5 MillionenArbeitgeber*innen verlassen sich auf uns.