Administrative Coordinator Professional (m/w/d) - Teilzeit 50%

Boehringer Ingelheim GmbH; Deutschland; Hybrid; EUR 25.000 - 38.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Biberach an der Riß sucht eine Administrative Coordinator Professional (m/w/d) in Teilzeit 50%. Sie unterstützen die Führungskraft und das Team, sorgen für reibungslose Abläufe im globalen Kontext und arbeiten hybrid mit ca. 2–3 Tagen vor Ort.

Zu Ihren Aufgaben gehören Meeting-Planung, Reiseabrechnung, On-/Offboarding, Beschaffungsthemen sowie EHS-Compliance; Sie arbeiten diskret mit sensiblen Daten und unterstützen die digitale Zusammenarbeit.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation; ideal Weiterbildungen (z.B. Management Assistant).
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich.
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise; Priorisierung paralleler Aufgaben.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Planung, Koordination und Organisation von Meetings, Workshops und Konferenzen, Erstellung von Agenden, Berichten und Protokollen; Nachverfolgung von Maßnahmen.
• Verantwortliche Reiseplanung und -abrechnung; Buchung von Dienstreisen (national/international) und Erstellung detaillierter Reisepläne.
• Unterstützung bei On-/Offboarding interner Mitarbeitender, Praktikanten, Studierenden sowie externer Partner; SAP-Zeitbeauftragter.
• Unterstützung der Einheit bei Beschaffungsthemen; Organisation und Überwachung der EHS-Anforderungen.
• Förderung moderner Arbeitsweisen und digitale Zusammenarbeit; Pflege der Intranet-Präsenz und SharePoint-Ablagen.
• Diskreter Umgang mit sensiblen Unternehmens- und Personaldaten.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Organisationstalent

Belastbarkeit

Diskretion

Zuverlässigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

SharePoint

SAP

Jobbeschreibung

Administrative Coordinator Professional (m/w/d) - Teilzeit 50%

Werden Sie Teil unseres Teams am Standort Biberach und leisten Sie einen wertvollen Beitrag zu unserer täglichen Arbeit. In dieser verantwortungsvollen Rolle unterstützen Sie die Führungskraft sowie die Gruppe proaktiv, stellen reibungslose Abläufe des globalen Teams (GER/US/JP/CN) sicher und behalten auch in einem dynamischen und anspruchsvollen Umfeld stets den Überblick. Mit Ihrem organisatorischen Geschick und Ihrem strukturierten Vorgehen tragen Sie maßgeblich dazu bei, dass unser Team effizient arbeitet und sich kontinuierlich weiterentwickeln kann.

Diese Position kann in hybrider Arbeitsweise ausgeführt werden mit ungefähr 2-3 Tagen pro Woche vor Ort.

Diese Stelle ist auf 1 Jahr befristet.

Diese Stelle ist mit 50% teilzeitfähig.

Aufgaben und Zuständigkeiten

• In Ihrer neuen Rolle übernehmen Sie die Planung, Koordination und Organisation interner sowie externer Meetings, Workshops und Konferenzen, erstellen Agenden und Berichte, führen Protokolle und stellen die Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen sicher.
• Darüber hinaus sind Sie für die effiziente Reiseplanung und -abrechnung verantwortlich, buchen nationale und internationale Dienstreisen, erstellen detaillierte Reiseabläufe und pflegen einen aktuellen Reisekalender.
• Sie unterstützen die Teams bei On- und Offboarding-Prozesse für interne Mitarbeitende, Praktikanten, Studierende sowie externe Partner und übernehmen zudem die Rolle des SAP-Zeitbeauftragten.
• Zusätzlich unterstützen Sie die Einheit bei Beschaffungsthemen (mittels interner Systeme).
• Sie organisieren und überwachen die Einhaltung formaler Anforderungen im Bereich Umwelt, Gesundheit und Sicherheit (EHS) und tragen so zur nachhaltigen Compliance der Organisation bei.
• Ferner sorgen Sie mit Ihrer digitalen Kompetenz für eine optimale Unterstützung der Einheit, fördern moderne Arbeitsweisen und wirken als Vorbild für die digitale Zusammenarbeit.
• Abschließend verantworten Sie die Organisation und Pflege der Intranet-Präsenz sowie die strukturierte Verwaltung elektronischer Ablagen, beispielsweise in SharePoint, und stellen dabei ein dauerhaft hohes Qualitätsniveau sicher. Bei Ihren Tätigkeiten gewährleisten Sie jederzeit einen diskreten Umgang mit sensiblen Unternehmens- und Personaldaten.

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann) oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Weiterbildung (z.B. Management Assistant, Fachwirt/in)
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich
• Routine im Umgang mit vielfältigen administrativen und organisatorischen Aufgaben in einem dynamischen Arbeitsumfeld
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie Fähigkeit zur Priorisierung paralleler Aufgaben und ausgeprägtes systemisches Denken
• Hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit, Belastbarkeit, Organisationstalent und Kommunikationsstärke, auch in stressigen oder herausfordernden Situationen
• Ausgeprägte Diskretion, Zuverlässigkeit und Loyalität
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Im Rahmen der Entgelttransparenz wird die vorgesehene Vergütung während des Rekrutierungsprozesses geteilt. Zusätzlich zu unseren wettbewerbsfähigen Gehältern bieten wir ein vielfältiges Angebot an Benefits.

Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung sind herzlich willkommen, bei gleicher Eignung werden diese bevorzugt berücksichtigt.

Der Rekrutierungsprozess:

• 1. Schritt: Onlinebewerbung - Bewerbungsfrist ist der 21.09.2026.
• 2. Schritt: Virtuelles Kennenlernen Ende September.
• 3. Schritt: Interviews vor Ort Anfang Oktober.