Administrative Coordinator Professional (m/w/d) - Teilzeit 50%

Boehringer Ingelheim Pharma GmbH & Co. KG; Biberach an der Riß; Vor Ort; EUR 48.000 - 64.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Boehringer Ingelheim Pharma GmbH & Co. KG in Deutschland sucht eine erfahrene Assistenzkraft zur Planung, Koordination und Organisation interner Meetings, Reisen und Verwaltungsaufgaben.

Sie unterstützen Onboarding, SAP-Zeitbeauftragte/r und Beschaffungsthemen, arbeiten eng mit Teams zusammen und sichern Compliance. Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich sowie hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich.
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten.
• Diskretion, Belastbarkeit und Loyalität in sensiblen Daten.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Planung, Koordination und Organisation von Meetings, Workshops und Konferenzen, inkl. Agenden und Protokollen.
• Reiseplanung und -abrechnung, Erstellung detaillierter Reiseabläufe und Reisekalender.
• Unterstützung bei On-/Offboarding; SAP-Zeitbeauftragte/r; Beschaffungsthemen.
• Sicherstellung von EHS-Compliance und Unterstützung bei digitalen Prozessen (SharePoint).

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Belastbarkeit

Organisationstalent

Selbstständigkeit

Priorisierung

Digitalkompetenz

Diskretion

Deutsch

Englisch

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Weiterbildung Management Assistant

Tools

SAP

SharePoint

Jobbeschreibung

Bei Boehringer Ingelheim entwickeln wir bahnbrechende Therapien, die das Leben von Mensch und Tier verbessern. Als 1885 gegründetes und seitdem im Familienbesitz befindliches Unternehmen nehmen wir eine langfristige Perspektive ein. Mit 52.000 Mitarbeitenden weltweit setzen wir unsere Ziele um und fördern dabei eine vielfältige, gemeinschaftliche und inklusive Unternehmenskultur. Wir sind überzeugt: Mit talentierten und ambitionierten Mitarbeitenden und ihrer Leidenschaft für Innovationen heben wir die Grenzen des Erreichbaren immer wieder auf.

Aufgaben und Zuständigkeiten

• In Ihrer neuen Rolle übernehmen Sie die Planung, Koordination und Organisation interner sowie externer Meetings, Workshops und Konferenzen, erstellen Agenden und Berichte, führen Protokolle und stellen die Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen sicher.
• Darüber hinaus sind Sie für die effiziente Reiseplanung und -abrechnung verantwortlich, buchen nationale und internationale Dienstreisen, erstellen detaillierte Reiseabläufe und pflegen einen aktuellen Reisekalender.
• Sie unterstützen die Teams bei On- und Offboarding-Prozesse für interne Mitarbeitende, Praktikanten, Studierende sowie externe Partner und übernehmen zudem die Rolle des SAP-Zeitbeauftragten.
• Zusätzlich unterstützen Sie die Einheit bei Beschaffungsthemen (mittels interner Systeme).
• Sie organisieren und überwachen die Einhaltung formaler Anforderungen im Bereich Umwelt, Gesundheit und Sicherheit (EHS) und tragen so zur nachhaltigen Compliance der Organisation bei.
• Ferner sorgen Sie mit Ihrer digitalen Kompetenz für eine optimale Unterstützung der Einheit, fördern moderne Arbeitsweisen und wirken als Vorbild für die digitale Zusammenarbeit.
• Abschließend verantworten Sie die Organisation und Pflege der Intranet-Präsenz sowie die strukturierte Verwaltung elektronischer Ablagen, beispielsweise in SharePoint, und stellen dabei ein dauerhaft hohes Qualitätsniveau sicher. Bei Ihren Tätigkeiten gewährleisten Sie jederzeit einen diskreten Umgang mit sensiblen Unternehmens- und Personaldaten.

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann) oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Weiterbildung (z. B. Management Assistant, Fachwirt/in)
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich
• Routine im Umgang mit vielfältigen administrativen und organisatorischen Aufgaben in einem dynamischen Arbeitsumfeld
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie Fähigkeit zur Priorisierung paralleler Aufgaben und ausgeprägtes systemisches Denken
• Hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit, Belastbarkeit, Organisationstalent und Kommunikationsstärke, auch in stressigen oder herausfordernden Situationen
• Ausgeprägte Diskretion, Zuverlässigkeit und Loyalität
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Im Rahmen der Entgelttransparenz wird die vorgesehene Vergütung während des Rekrutierungsprozesses geteilt. Zusätzlich zu unseren wettbewerbsfähigen Gehältern bieten wir ein vielfältiges Angebot an Benefits.

Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung sind herzlich willkommen, bei gleicher Eignung werden diese bevorzugt berücksichtigt.

Bei uns können Sie wachsen, zusammenarbeiten, innovativ sein und Leben verbessern.

Wir bieten Ihnen herausfordernde Tätigkeiten in einem respektvollen und kollegialen globalen Arbeitsumfeld mit einer Vielzahl von auf Innovation ausgerichteten Denkweisen und Methoden. Darüber hinaus sind für uns Qualifizierung und Entwicklung für alle Mitarbeitenden von zentraler Bedeutung, denn Ihr Wachstum ist unser Wachstum.

Boehringer Ingelheim ist ein globaler Arbeitgeber, der sich für Chancengleichheit einsetzt, und ist stolz auf seine vielfältige und inklusive Kultur. Wir begrüßen die Vielfalt von Perspektiven und streben nach einem inklusiven Umfeld, wovon unsere Mitarbeiterinnen, Patienteninnen und Communitys profitieren.

Schritt: Onlinebewerbung - Bewerbungsfrist ist der 21.09.2026.