Administrative Coordinator (m/w/d) Pharma/ Biotech

Progressive; München; On-site; EUR 42,000 - 64,000; Full time

Job summary

Progressive in München sucht einen administrative Coordinator zur Unterstützung der Vertriebs-, Marketing-, Medical Affairs- und Market-Access-Teams. Sie arbeiten als zentrale Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern und achten auf regulatorische Vorgaben sowie interne Richtlinien.

Zu den Aufgaben gehören die Organisation von Terminen, Meetings und Veranstaltungen, Protokollführung, Dokumentenmanagement, Berichte, Dashboards und Budgetunterstützung.

Qualifications

• 2–5 Jahre Berufserfahrung in einer administrativen oder koordinierenden Funktion
• Erfahrung in der Pharma-, Biotechnologie-, Medizintechnik- oder Healthcare-Branche von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office (Outlook, Excel, PowerPoint, Word)
• Sicherer Umgang mit Budget- und Kostenverfolgung
• Verhandlungssicheres Deutsch; gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Responsibilities

• Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Veranstaltungen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inkl. Protokollführung
• Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Präsentationen, Verträgen und Geschäftsdokumenten
• Verwaltung von Korrespondenz und zentralen Postfächern
• Pflege elektronischer Ablagesysteme und Dokumentenmanagementsysteme
• Administrative Unterstützung von Vertriebs-, Marketing- und Medical-Teams
• Koordination bereichsübergreifender Projekte und Initiativen
• Erstellung und Pflege von Berichten, Dashboards und Statusübersichten
• Unterstützung bei Budgetplanung sowie Nachverfolgung von Ausgaben
• Planung und Organisation von internen Meetings, Workshops und Außendiensttagungen
• Koordination von Kongressen, Fortbildungsveranstaltungen und Kundenmeetings
• Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen
• Verwaltung von Teilnehmerlisten und Veranstaltungsunterlagen

Skills

MS Office

ERP-Systeme

CRM-Systeme

Dokumentenmanagement

Education

Kaufmännische Ausbildung oder wirtschaftswissenschaftliches Studium

Tools

ERP-Systeme

CRM-Systeme

Dokumentenmanagementsysteme

Job description

Abteilung

München

Der Administrative Coordinator unterstützt die organisatorischen, administrativen und operativen Abläufe innerhalb des Unternehmens. Die Position stellt sicher, dass interne Prozesse effizient umgesetzt werden, administrative Aufgaben professionell abgewickelt werden und Fachbereiche, insbesondere Vertrieb, Marketing, Medical Affairs und Market Access, optimal unterstützt werden. Der Stelleninhaber fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen internen und externen Stakeholdern und trägt zur Einhaltung regulatorischer sowie unternehmensinterner Vorgaben bei.

Hauptaufgaben

Administrative Unterstützung

• Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Veranstaltungen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen einschließlich Protokollführung
• Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Präsentationen, Verträgen und sonstigen Geschäftsdokumenten
• Verwaltung von Korrespondenz und zentralen Postfächern
• Pflege elektronischer Ablagesysteme und Dokumentenmanagementsysteme

Unterstützung der Geschäftsbereiche

• Administrative Unterstützung von Vertriebs-, Marketing- und Medical-Teams
• Koordination bereichsübergreifender Projekte und Initiativen
• Erstellung und Pflege von Berichten, Dashboards und Statusübersichten
• Unterstützung bei der Budgetplanung sowie Nachverfolgung von Ausgaben

Veranstaltungs- und Reisemanagement

• Planung und Organisation von internen Meetings, Workshops und Außendiensttagungen
• Koordination von Kongressen, Fortbildungsveranstaltungen und Kundenmeetings
• Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen
• Verwaltung von Teilnehmerlisten und Veranstaltungsunterlagen

Lieferanten- und Vertragsmanagement

• Unterstützung bei der Auswahl und Betreuung externer Dienstleister
• Bearbeitung von Bestellungen und Rechnungen
• Nachverfolgung von Verträgen und Vertragslaufzeiten
• Pflege relevanter Datenbanken und Stammdaten

Compliance und Qualitätsmanagement

• Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien sowie regulatorischer Anforderungen der Pharmaindustrie
• Unterstützung bei Audits und Compliance-Prüfungen
• Verwaltung und Dokumentation verpflichtender Trainings
• Unterstützung bei der Umsetzung von SOPs (Standard Operating Procedures)

Ausbildung

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbare Qualifikation

Berufserfahrung

• Mindestens 2-5 Jahre Berufserfahrung in einer administrativen oder koordinierenden Funktion
• Erfahrung in der Pharma-, Biotechnologie-, Medizintechnik- oder Healthcare-Branche von Vorteil

Fachliche Kompetenzen

• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office (Outlook, Excel, PowerPoint, Word)
• Erfahrung mit ERP-, CRM- oder Dokumentenmanagementsystemen
• Grundkenntnisse pharmazeutischer Compliance-Anforderungen wünschenswert
• Sicherer Umgang mit Budget- und Kostenverfolgung

Sprachkenntnisse

• Verhandlungssicheres Deutsch
• Gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift