Personal Assistant to the CEO (m/w/d)

PHOENIX Pharma Polska; Mannheim; Hybrid; EUR 42.000 - 56.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Weihnachtsgeld, Urlaubs- & Jubiläumsgl

Betriebliche Altersvorsorge

Hybrides Arbeiten

Betriebsrestaurant

Jobrad

Zusammenfassung

PHOENIX Pharmahandel GmbH & Co KG in Mannheim sucht eine/n Executive Assistant (m/w/d) zur aktiven Unterstützung der beiden Geschäftsführer. Sie übernehmen Organisation, Koordination und professionelle Geschäftskorrespondenz.

Zu Ihren Aufgaben gehören Terminplanung, Reiseorganisation und die Erstellung anspruchsvoller Präsentationen. Die Rolle erfordert ausgezeichnete Deutsch- und gute Englischkenntnisse sowie eine strukturierte, eigenständige Arbeitsweise.

Qualifikationen

• Ausbildung im Sekretariatsbereich oder kaufmännische Berufsausbildung mit Berufserfahrung.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sichere Kommunikation und professionelles Auftreten.
• Strukturierte, eigenständige Arbeitsweise.
• Zuverlässigkeit und Diskretion.
• Bereitschaft zu Reisen (ca. 4–5 Mal/Jahr).

Aufgaben

• Aktive Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführer bei allen Tagesgeschäft-Aufgaben.
• Effiziente Sekretariatsorganisation und Terminplanung.
• Koordination und Überwachung von Terminen.
• Korrespondenz in Geschäftssprache – schriftlich und mündlich.
• Professionelle Kommunikation mit internen/externen Stakeholdern.
• Erstellung anspruchsvoller PowerPoint-Präsentationen.
• Reiseplanung und Abwicklung von Reisekostenabrechnungen.
• Administrative Sachbearbeitungsaufgaben.

Kenntnisse

Sekretariatsausbildung

Kaufmännische Berufsausbildung

Deutschkenntnisse (sehr gut)

Englischkenntnisse (gut)

MS-Office

Kommunikationsfähigkeiten

Selbstständige Arbeitsweise

Zuverlässigkeit

Ausbildung

Sekretariatsausbildung

kaufmännische Berufsausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Wir bei PHOENIX versorgen Millionen von Menschen mit Arzneimitteln und Gesundheitsprodukten. Unsere 48.000 Kolleginnen und Kollegen sorgen dafür, dass Gesundheitsprodukte zuverlässig und in einem kontinuierlichem Strom in ganz Europa dorthin gelangen, wo sie benötigt werden. Unsere Mission „Wir bringen Gesundheit“ wird so jeden Tag aufs Neue Wirklichkeit. Erlebe eine Arbeitswelt, die nicht nur vielfältig, sondern auch wichtig ist: Be the HEARTBEAT of healthcare.

Executive Assistant (m/w/d)

Standort: Mannheim

Deine Aufgabenschwerpunkte

• Aktive Unterstützung und Entlastung der beiden Geschäftsführer bei allen Aufgaben im Tagesgeschäft
• Effiziente Sekretariatsorganisation
• Terminplanung sowie Koordination bzw. Überwachung von Terminen
• Sach- und termingerechte Erledigung der Geschäftskorrespondenz
• Professionelle Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
• Erstellung von anspruchsvollen PowerPoint-Präsentationen
• Planung und Organisation von Reisen und Abwicklung von Reisekostenabrechnungen
• Erledigung administrativer Sachbearbeitungsaufgaben

Dein Profil

• Qualifizierte Sekretariatsausbildung oder abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit Berufserfahrung
• Sehr gute deutsche und gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
• Fundierter Umgang mit den MS-Office-Anwendungen
• Exzellente kommunikative Fähigkeiten sowie ein freundliches und sicheres Auftreten
• Selbstständige, effiziente und strukturierte Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit und Diskretion
• Bereitschaft auch mal über den „Tellerrand“ zu schauen und in operative Themen „einzutauchen“
• Reisebereitschaft nach Bedarf für die organisatorische Unterstützung auf Tagungen (ca. 4-5/Jahr)
• Enge Zusammenarbeit mit den Strategischen Assistenten

Unsere Leistungen

• Weihnachts-, Urlaubs- & Jubiläumsgeld
• Betriebliche Altersvorsorge
• Hybrides Arbeiten
• Betriebsrestaurant
• Jobrad

PHOENIX Pharmahandel GmbH & Co KG Pfingstweidstraße 10–12

68199 Mannheim

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Wir bringen Gesundheit