Administrative Assistenz (m/w/d) - BEM & Arbeitsrecht

United Parcel Service Sweden Aktiebolag; Köln; On-site; EUR 29,000 - 35,000; Part time

Job summary

UPS Deutschland sucht eine teilzeitbeschäftigte Fachkraft (m/w/d) für die Bereiche Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) und Legal am Standort Flughafen Köln/Bonn. Sie unterstützen administrative Abläufe, bearbeiten Unterlagen und koordinieren Termine.

Zu Ihren Aufgaben gehören Datenpflege, Erstellung von Berichten und Korrespondenz, sowie die Zusammenarbeit mit Vorgesetzten, Ämtern und dem Betriebsrat. Voraussetzung ist eine kaufmännische Ausbildung und gute Englischkenntnisse.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse
• Sehr gutes schriftliches Ausdrucksvermögen sowie Sicherheit in der Erstellung professioneller Korrespondenz
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Fähigkeit, mehrere parallel laufende Vorgänge, Termine und Fristen strukturiert zu koordinieren und zu priorisieren
• Hohes Maß an Loyalität, Diskretion und Verschwiegenheit
• Sicherer Umgang mit sensiblen und personenbezogenen Daten
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Flexibilität und Teamfähigkeit
• Fähigkeit zum selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten

Responsibilities

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Bereiche Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) und Legal (Arbeitsrecht)
• Pflege und Aktualisierung von Fall-, Stamm- und Prozessdaten in den eingesetzten HR- und Fachsystemen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Übersichten, Statistiken, Berichten und Auswertungen
• Vorbereitung und Versand von Einladungs- und Fristschreiben an Mitarbeiter:innen
• Verwaltung und Archivierung von Schriftsätzen und weiteren relevanten Unterlagen
• Koordination, Vereinbarung und Vergabe von Terminen an Mitarbeiter:innen
• Kommunikation und Abstimmung mit Mitarbeiter:innen, Vorgesetzten, Ämtern, Gerichten, dem Betriebsrat und der Schwerbehindertenvertretung
• Erste Anlaufstelle für allgemeine Mitarbeiter- und Abteilungsanfragen sowie Entgegennahme, Zuordnung und Weiterleitung von Anfragen und Unterlagen an die zuständigen Ansprechpartner:innen
• Eigenständige Pflege von Wiedervorlagen sowie Nachverfolgung offener Vorgänge, Rückmeldungen, Termine und Fristen
• Unterstützung bei der Pflege, Weiterentwicklung und Digitalisierung administrativer Prozesse und Ablagestrukturen
• Administrative Vor- und Nachbereitung von BEM-Terminen sowie arbeitsrechtlichen Vorgängen einschließlich Zusammenstellung und Aufbereitung der erforderlichen Unterlagen
• Prüfung eingehender Unterlagen auf Vollständigkeit sowie Nachhalten fehlender Informationen und Dokumente
• Übernahme allgemeiner administrativer Bürotätigkeiten

Skills

MS Office

Englischkenntnisse

Organisationstalent

Diskretion

Teamfähigkeit

Datenschutz

Education

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

SAP

DMS

KI Copilot

Job description

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Job Description

Abteilung: Personalabteilung - Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) und Legal (Arbeitsrecht)

Beschäftigungsart: Teilzeit, 30 Stunden/Woche

Beginn: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Standort: Flughafen Köln/Bonn

Befristung: Sachgrundbefristet; zunächst für sechs Monate zur Erprobung (Probezeit)

Zur Unterstützung unserer Personalabteilung am Standort Flughafen Köln/Bonn suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Teilzeitmitarbeiter (m/w/d) für die Bereiche Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) und Legal (Arbeitsrecht). In dieser Funktion unterstützen Sie beide Bereiche insbesondere bei administrativen und organisatorischen Aufgaben. Sie sorgen für eine zuverlässige Bearbeitung von Unterlagen, koordinieren Termine und behalten wichtige Fristen im Blick. Aufgrund der sensiblen personal- und arbeitsrechtlichen Themen sind ein hohes Maß an Diskretion, Sorgfalt und Zuverlässigkeit für diese Position besonders wichtig.

Aufgabenbereich

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Bereiche Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) und Legal (Arbeitsrecht)
• Pflege und Aktualisierung von Fall-, Stamm- und Prozessdaten in den eingesetzten HR- und Fachsystemen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Übersichten, Statistiken, Berichten und Auswertungen
• Vorbereitung und Versand von Einladungs- und Fristschreiben an Mitarbeiter:innen
• Verwaltung und Archivierung von Schriftsätzen und weiteren relevanten Unterlagen
• Koordination, Vereinbarung und Vergabe von Terminen an Mitarbeiter:innen
• Kommunikation und Abstimmung mit Mitarbeiter:innen, Vorgesetzten, Ämtern, Gerichten, dem Betriebsrat und der Schwerbehindertenvertretung
• Erste Anlaufstelle für allgemeine Mitarbeiter- und Abteilungsanfragen sowie Entgegennahme, Zuordnung und Weiterleitung von Anfragen und Unterlagen an die zuständigen Ansprechpartner:innen
• Eigenständige Pflege von Wiedervorlagen sowie Nachverfolgung offener Vorgänge, Rückmeldungen, Termine und Fristen
• Unterstützung bei der Pflege, Weiterentwicklung und Digitalisierung administrativer Prozesse und Ablagestrukturen
• Administrative Vor- und Nachbereitung von BEM-Terminen sowie arbeitsrechtlichen Vorgängen einschließlich Zusammenstellung und Aufbereitung der erforderlichen Unterlagen
• Prüfung eingehender Unterlagen auf Vollständigkeit sowie Nachhalten fehlender Informationen und Dokumente
• Übernahme allgemeiner administrativer Bürotätigkeiten

Voraussetzungen

Must-have:

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office
• Sehr gutes schriftliches Ausdrucksvermögen sowie Sicherheit in der Erstellung professioneller Korrespondenz
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Fähigkeit, mehrere parallel laufende Vorgänge, Termine und Fristen strukturiert zu koordinieren und zu priorisieren
• Hohes Maß an Loyalität, Diskretion und Verschwiegenheit
• Sicherer Umgang mit sensiblen und personenbezogenen Daten
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Flexibilität und Teamfähigkeit
• Fähigkeit zum selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten

Von Vorteil:

• Erfahrung im administrativen HR-Umfeld
• Erste Kenntnisse im Arbeitsrecht oder im Betrieblichen Eingliederungsmanagement
• Erfahrung im Umgang mit vertraulichen Personalunterlagen
• Kenntnisse in SAP oder vergleichbaren HR-Systemen
• Erfahrung mit digitalen Dokumentenmanagement- und Ablagesystemen
• Gute Kenntnisse im Umgang mit KI-gestützten Anwendungen, insbesondere Microsoft Copilot, sowie Interesse daran, deren Einsatzmöglichkeiten zur Optimierung administrativer Prozesse aktiv weiterzuentwickeln

Arbeitszeit

Montag bis Freitag zwischen 16:00 Uhr und 0:00 Uhr im Umfang von 30 Stunden pro Woche , entsprechend den betrieblichen Erfordernissen und nach Absprache.

Verdienst

Gemäß Gehaltsgruppe III .

Bei gleicher Eignung werden schwerbehinderte Bewerber:innen bei der Stellenbesetzung bevorzugt berücksichtigt. Die Dauer der Betriebszugehörigkeit ist für das Bewerbungsverfahren nicht von Bedeutung.

Die Position bietet Ihnen die Möglichkeit, zwei sensible und verantwortungsvolle Bereiche der Personalarbeit aktiv zu unterstützen. Wenn Sie gerne strukturiert und selbstständig arbeiten, auch bei vertraulichen Themen den Überblick behalten und sich zuverlässig in ein Team einbringen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Employee Type

Fixed Term (Befristet)

UPS is committed