Administrative Assistenz (m/w/d) – BEM & Arbeitsrecht

UPS DE S.à.r.l. & Co. OHG; Köln; Presencial; EUR 27.000 - 33.000; Tempo parcial

Resumo da vaga

UPS DE S.à.r.l. & Co. OHG sucht eine Teilzeitkraft (m/w/d) für die Bereiche Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) und Legal am Standort Flughafen Köln/Bonn.

Sie unterstützen administrative Aufgaben, pflegen Daten in HR-Systemen und erstellen Berichte sowie Präsentationen. Arbeitszeit 30 Stunden/Woche von montags bis freitags, befristet für sechs Monate zur Probe.

Qualificações

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung.
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office.
• Sehr gutes schriftliches Ausdrucksvermögen sowie Sicherheit in der Erstellung professioneller Korrespondenz.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Fähigkeit, mehrere parallel laufende Vorgänge, Termine und Fristen strukturiert zu koordinieren und zu priorisieren.
• Hohes Maß an Loyalität, Diskretion und Verschwiegenheit.
• Sicherer Umgang mit sensiblen und personenbezogenen Daten.
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise.
• Flexibilität und Teamfähigkeit.
• Fähigkeit zum selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten.

Responsabilidades

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Bereiche Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) und Legal (Arbeitsrecht).
• Pflege und Aktualisierung von Fall-, Stamm- und Prozessdaten in den eingesetzten HR- und Fachsystemen.
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Übersichten, Statistiken, Berichten und Auswertungen.
• Vorbereitung und Versand von Einladungs- und Fristschreiben an Mitarbeiter:innen.
• Verwaltung und Archivierung von Schriftsätzen und weiteren relevanten Unterlagen.
• Koordination, Vereinbarung und Vergabe von Terminen an Mitarbeiter:innen.
• Kommunikation und Abstimmung mit Mitarbeiter:innen, Vorgesetzten, Ämtern, Gerichten, dem Betriebsrat und der Schwerbehindertenvertretung.
• Erste Anlaufstelle für allgemeine Mitarbeiter- und Abteilungsanfragen sowie Entgegennahme, Zuordnung und Weiterleitung von Anfragen und Unterlagen an die zuständigen Ansprechpartner:innen.
• Eigenständige Pflege von Wiedervorlagen sowie Nachverfolgung offener Vorgänge, Rückmeldungen, Termine und Fristen.
• Unterstützung bei der Pflege, Weiterentwicklung und Digitalisierung administrativer Prozesse und Ablagestrukturen.
• Administrative Vor- und Nachbereitung von BEM-Terminen sowie arbeitsrechtlichen Vorgängen einschließlich Zusammenstellung und Aufbereitung der erforderlichen Unterlagen.
• Prüfung eingehender Unterlagen auf Vollständigkeit sowie Nachhalten fehlender Informationen und Dokumente.
• Übernahme allgemeiner administrativer Bürotätigkeiten.

Conhecimentos

MS Office

Englisch (Wort & Schrift)

Organisationstalent

Diskretion und Vertraulichkeit

Terminmanagement

Eigenverantwortung

Teamfähigkeit

Formação

Kaufmännische Ausbildung

Ferramentas

SAP

HR-Systeme

Dokumentenmanagement

Copilot (KI)

Descrição da vaga

Entdecke deine nächste Karrierechance bei einem der größten Logistikdienstleister der Welt. Stelle dir die Vielzahl an Möglichkeiten vor, etwas zu bewegen und werde Teil eines großartigen Teams aus ganz unterschiedlichen Kulturen. Bei uns arbeitest du mit talentierten Kolleginnen und Kollegen, die dir dabei helfen, jeden Tag über dich hinauszuwachsen. Wir wissen, was nötig ist, um UPS in die Zukunft zu führen: Menschen mit einer einzigartigen Kombination aus Können und Leidenschaft. Wenn du die Eigenschaften und die Motivation besitzt, dich selbst oder dein Team zu führen, findest du bei uns den Job, der zu dir passt. Bei UPS erhältst du die Möglichkeit, deine Fähigkeiten unter Beweis zu stellen und deine Karriere auf ein neues Level zu bringen.

Zur Unterstützung unserer Personalabteilung am Standort Flughafen Köln/Bonn suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Teilzeitmitarbeiter (m/w/d) für die Bereiche Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) und Legal (Arbeitsrecht). In dieser Funktion unterstützen Sie beide Bereiche insbesondere bei administrativen und organisatorischen Aufgaben. Sie sorgen für eine zuverlässige Bearbeitung von Unterlagen, koordinieren Termine und behalten wichtige Fristen im Blick. Aufgrund der sensiblen personal- und arbeitsrechtlichen Themen sind ein hohes Maß an Diskretion, Sorgfalt und Zuverlässigkeit für diese Position besonders wichtig.

Tätigkeitsbeschreibung:

Abteilung: Personalabteilung – Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) und Legal (Arbeitsrecht)

Beschäftigungsart: Teilzeit, 30 Stunden/Woche

Beginn: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Standort: Flughafen Köln/Bonn

Befristung: Sachgrundbefristet; zunächst für sechs Monate zur Erprobung (Probezeit)

Aufgabenbereich

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Bereiche Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) und Legal (Arbeitsrecht)
• Pflege und Aktualisierung von Fall-, Stamm- und Prozessdaten in den eingesetzten HR- und Fachsystemen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Übersichten, Statistiken, Berichten und Auswertungen
• Vorbereitung und Versand von Einladungs- und Fristschreiben an Mitarbeiter:innen
• Verwaltung und Archivierung von Schriftsätzen und weiteren relevanten Unterlagen
• Koordination, Vereinbarung und Vergabe von Terminen an Mitarbeiter:innen
• Kommunikation und Abstimmung mit Mitarbeiter:innen, Vorgesetzten, Ämtern, Gerichten, dem Betriebsrat und der Schwerbehindertenvertretung
• Erste Anlaufstelle für allgemeine Mitarbeiter- und Abteilungsanfragen sowie Entgegennahme, Zuordnung und Weiterleitung von Anfragen und Unterlagen an die zuständigen Ansprechpartner:innen
• Eigenständige Pflege von Wiedervorlagen sowie Nachverfolgung offener Vorgänge, Rückmeldungen, Termine und Fristen
• Unterstützung bei der Pflege, Weiterentwicklung und Digitalisierung administrativer Prozesse und Ablagestrukturen
• Administrative Vor- und Nachbereitung von BEM-Terminen sowie arbeitsrechtlichen Vorgängen einschließlich Zusammenstellung und Aufbereitung der erforderlichen Unterlagen
• Prüfung eingehender Unterlagen auf Vollständigkeit sowie Nachhalten fehlender Informationen und Dokumente
• Übernahme allgemeiner administrativer Bürotätigkeiten

Voraussetzungen

Must-have:

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office
• Sehr gutes schriftliches Ausdrucksvermögen sowie Sicherheit in der Erstellung professioneller Korrespondenz
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Fähigkeit, mehrere parallel laufende Vorgänge, Termine und Fristen strukturiert zu koordinieren und zu priorisieren
• Hohes Maß an Loyalität, Diskretion und Verschwiegenheit
• Sicherer Umgang mit sensiblen und personenbezogenen Daten
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Flexibilität und Teamfähigkeit
• Fähigkeit zum selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten

Von Vorteil:

• Erfahrung im administrativen HR-Umfeld
• Erste Kenntnisse im Arbeitsrecht oder im Betrieblichen Eingliederungsmanagement
• Erfahrung im Umgang mit vertraulichen Personalunterlagen
• Kenntnisse in SAP oder vergleichbaren HR-SystemenErfahrung mit digitalen Dokumentenmanagement- und Ablagesystemen
• Gute Kenntnisse im Umgang mit KI-gestützten Anwendungen, insbesondere Microsoft Copilot, sowie Interesse daran, deren Einsatzmöglichkeiten zur Optimierung administrativer Prozesse aktiv weiterzuentwickeln

Arbeitszeit

Montag bis Freitag zwischen 16:00 Uhr und 0:00 Uhr im Umfang von 30 Stunden pro Woche, entsprechend den betrieblichen Erfordernissen und nach Absprache.

Verdienst

Gemäß Gehaltsgruppe III.

Bei gleicher Eignung werden schwerbehinderte Bewerber:innen bei der Stellenbesetzung bevorzugt berücksichtigt. Die Dauer der Betriebszugehörigkeit ist für das Bewerbungsverfahren nicht von Bedeutung.

Art der Anstellung

Befristet (Befristet)

UPS hat sich verpflichtet, einen Arbeitsplatz zu schaffen, der frei von Diskriminierung, Belästigung und Vergeltungsmaßnahmen ist.