Administrative Assistenz für den Direktor der Abteilung für Mikrostrukturierte Quantenmaterie (m/w/d)

MPI for the Structure and Dynamics of Matter; Hamburg; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Entwicklungsmöglichkeiten

Teamorientiertes Umfeld

Weiterbildungsmöglichkeiten

Work-Life-Balance

2-Jahres-Vertrag mit Option auf Übernh

Deutschland-Jobticket Zuschuss

TVöD Bund + VBL

Job summary

Das Max-Planck-Institut für Struktur und Dynamik der Materie (MPSD) sucht eine motivierte Administrative Assistenz zur Unterstützung des Abteilungsdirektors. Sie koordinieren Termine, Reisen und interne/externe Meetings und sorgen für reibungslose Abläufe in einem internationalen Umfeld.

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, arbeiten eigenverantwortlich und kommunizieren sicher auf Deutsch und Englisch.

Qualifications

• Abgeschlossen Berufsausbildung im Büro oder vergleichbare Qualifikation.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Erfahrung in der Verwaltung eines internationalen akademischen Umfelds ist vorteilhaft.

Responsibilities

• Unterstützung des Direktors im Tagesgeschäft, Kalenderführung und Terminplanung.
• Reisemanagement und Abrechnung von Dienstreisen gemäß Reisekostengesetz.
• Organisation, Koordination und Nachbereitung von Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen.
• Allgemeine Büroorganisation, Beschaffung und Dokumentenverwaltung.
• Interne Kommunikation innerhalb der Abteilung sowie institutesweiten Austausch unterstützen.
• Gäste empfangen und betreuen, Besuchern den Empfang gestalten.

Skills

Organisationstalent

Multitasking

Interkulturelle Kompetenz

Deutsch- und Englischkenntnisse

Education

Berufsausbildung im Büro

Tools

MS Office

CRM-Systeme

Job description

Die Max-Planck-Gesellschaft ist Deutschlands führende Forschungseinrichtung. Ihre 85 Institute betreiben weltweit führende Forschung in den Natur-, Lebens-, Sozial- und Geisteswissenschaften und dienen der Gesellschaft durch wissenschaftliche Exzellenz.

Das Max-Planck-Institut für Struktur und Dynamik der Materie (MPSD) befindet sich auf dem Wissenschaftscampus Hamburg-Bahrenfeld und erforscht künstliche Quantenzustände jenseits des makroskopischen Gleichgewichts von Materie. Die atomaren und elektronischen Dynamiken werden gezielt mit ultraschnellen Lichtimpulsen und räumlicher Kontrolle über atomare Positionen gestaltet, um neue funktionale optische und elektronische Eigenschaften zu erzeugen. Das MPSD ist ein hochgradig internationales und vielfältiges Institut, in dem Wissenschaftler*innen aus über 30 Ländern zusammenarbeiten. Es besteht aus fünf wissenschaftlichen Abteilungen, die experimentelle und theoretische Forschung verbinden, und bietet ein dynamisches, kooperatives Forschungsumfeld.

Zur Unterstützung von Professor Philip J.W. Moll suchen wir eine motivierte und gut organisierte Persönlichkeit. Prof. Philip Moll ist ein ausgewiesener Experte auf dem Gebiet der Quantenmaterialien und leitet das Department Microstructured Quantum Matter am Max-Planck-Institut für Struktur und Dynamik der Materie. Er führt ein dynamisches Team und fördert internationale Kooperationen auf höchstem Forschungsniveau.

Administrative Assistenz für den Direktor der Abteilung für Mikrostrukturierte Quantenmaterie (m/w/d)

Ihre Aufgaben

Sie unterstützen den Direktor in allen organisatorischen Belangen des täglichen Geschäfts und sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Zu Ihren Aufgaben gehören unter anderem

• Umfassende Unterstützung des Direktors im Tagesgeschäft, einschließlich vorausschauender Kalenderführung und Terminplanung
• Sicherstellung der reibungslosen Durchführung aller Reisen durch Überwachung, Koordination und ggf. Anpassung von Reise- und Besprechungsplänen
• Reisemanagement, einschließlich der Vorbereitung und Abrechnung von Dienstreisen gemäß Bundesreisekostengesetz
• Organisation, Koordination, Vorbereitung und Nachbereitung interner und externer Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen
• Erledigung administrativer Aufgaben wie Büroorganisation, Beschaffung und Dokumentenverwaltung
• Unterstützung der internen Kommunikation innerhalb der Abteilung sowie institutsweit
• Empfang und Betreuung von Gästen und (hochrangigen) Besuchern

Darüber hinaus übernehmen Sie:

• Flexible und eigenverantwortliche Anpassung an die sich verändernden Anforderungen im Arbeitsalltag des Direktors
• Verantwortung für die externe Kommunikation des Direktors und Sie fungieren als zentrale Ansprechperson für wichtige externe Partner – einschließlich Vertreter anderer Forschungseinrichtungen, politischer Entscheidungsträger, Mitglieder der Zivilgesellschaft und potenzieller Förderer
• Verlässliche und diskrete Umsetzung aller Aufgaben mit hohem Maß an Professionalität und organisatorischer Kompetenz

Auch wenn es sich um eine vorwiegend administrative Position handelt, bietet diese Tätigkeit deutlich mehr als Routinetätigkeiten: Sie arbeiten in einem inspirierenden Forschungsumfeld an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Organisation und internationalem Austausch. Ihre Arbeit trägt wesentlich zum reibungslosen Ablauf einer weltweit vernetzten Abteilung und zum Erfolg herausragender Forschungsprojekte bei.

Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung, z. B. als Fremdsprachenkorrespondent*in, oder eine vergleichbare Qualifikation. Idealerweise bringen Sie bereits Erfahrung in der Verwaltung eines internationalen akademischen Umfelds mit.

Folgende Fähigkeiten und Eigenschaften zeichnen Sie aus:

• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Flexibilität in einem dynamischen Arbeitsumfeld
• Fähigkeit zum Multitasking und zur Prioritätensetzung bei gleichbleibend positiver Ausstrahlung
• Serviceorientiertes und lösungsorientiertes Denken
• Hervorragende interkulturelle Kompetenz und Kommunikationsstärke
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich
• Weitere Sprachkenntnisse und Erfahrung im Wissenschafts- oder Hochschulbereich sind von Vorteil
• Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware und die Bereitschaft, neue Technologien zu erlernen
• Sie arbeiten eigenverantwortlich, zuverlässig und mit Freude im Team.

Unser Angebot

• Eine abwechslungsreiche Position mit Entwicklungsmöglichkeiten in einem wachsenden, interdisziplinären und international ausgerichteten Forschungsinstitut mit langfristiger Perspektive
• Ein kollegiales, teamorientiertes Umfeld und ein moderner Arbeitsplatz in einem attraktiven Gebäude
• Vielfältige individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
• Die Vereinbarkeit von Privatleben, Familie und Beruf ist ein zentraler Bestandteil unserer Personalstrategie und wird aktiv gefördert
• Eine zunächst auf zwei Jahre befristete Stelle mit Option auf eine unbefristete Übernahme
• Zuschuss zum Deutschland-Jobticket
• Vergütung und Sozialleistungen je nach Qualifikation und Berufserfahrung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund) sowie zusätzlich Altersversorgung (VBL)

Für Rückfragen steht Ihnen Frau Dr. Neda Lotfiomran telefonisch unter 040 8998-88040 oder per E‑Mail unter [e-mail] zur Verfügung.

Weitere Informationen zum MPSD und den Zugang zum Online-Bewerbungsportal finden Sie auf unserer Homepage unter https://www.mpsd.mpg.de/karriere/jobs.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Die Max-Planck-Gesellschaft ist bemüht, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrundes.