Projektassistenz für das PMO zur Transformation auf SAP S/4HANA

Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft; München; On-site; EUR 47,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Bezahlung bis Entgeltgruppe 9a TVöD (B

Verschiedene Sozialleistungen

Entgelttabelle TVöD Bund

Betriebliche Altersvorsorge

Jobtickets

Mobiles Arbeiten

Job summary

Die Max-Planck-Gesellschaft sucht zur Unterstützung des PMO im Transformationsprojekt SAP S/4HANA eine engagierte Assistenz. Sie unterstützt die Projektleitung, organisiert Termine, erstellt Unterlagen und koordiniert mit externen Partnern.

Der Arbeitsplatz liegt in der Münchner Innenstadt; befristet bis 30.04.2031, 39 Stunden/Woche, TVöD-Bund. Voraussetzung ist eine kaufmännische oder informationstechnische Berufsausbildung sowie fließende Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen oder informationstechnischen Bereich.
• Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise mit Bezug zur Projektassistenz oder Projektunterstützung.
• Zielorientierte, strukturierte und sehr selbstständige Arbeitsweise mit Service- und Qualitätsbewusstsein.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie eine teamorientierte Zusammenarbeit.
• Erfahrung im Umgang mit KI-gestützten Anwendungen oder Bereitschaft, sich in entsprechende Systeme und Prozesse einzuarbeiten.
• Sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Unterstützung der Projektleitung und des Projektteams bei der operativen Umsetzung und Steuerung von Projekten.
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Projektterminen einschließlich der Dokumentation von Ergebnissen, Beschlüssen und der Pflege von Aufgaben- und Maßnahmenlisten.
• Koordination und Kommunikation mit externen Dienstleistern, Partnern und Instituten.
• Mitwirkung beim Projektcontrolling, insbesondere bei der Überwachung von Terminen und Kosten.
• Erstellung, Pflege und Aufbereitung von Präsentationen und Entscheidungsunterlagen.
• Erstellung, Aktualisierung und Fortschreibung zentraler Projektmanagement-Dokumente (z. B. Projektpläne, Statusberichte, Übersichten offener Punkte, Entscheidungsvorlagen).
• Organisatorische Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Gremien- und Abstimmungsterminen.
• Terminkoordination in enger Abstimmung mit der Gesamtprojektsteuerung sowie den Fachteamleitungen.
• Bereitstellung, Verwaltung und strukturierte Ablage projektrelevanter Unterlagen für alle Projektbeteiligten.
• Administration und Pflege der zentralen Projektablage.
• Unterstützung bei der laufenden Pflege der Risikoübersicht.
• Mitwirkung bei Maßnahmen des Veränderungs- und Akzeptanzmanagements.

Skills

Projektmanagement-Unterstützung

Kommunikationsfähigkeit

Service- und Qualitätsbewusstsein

Teamorientierte Zusammenarbeit

Deutschkenntnisse

Education

Berufsausbildung im kaufmännischen oder informationstechnischen Bereich

Tools

Microsoft Office

Job description

Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 85 Instituten und Forschungsstellen im In- und Ausland Grundlagenforschung auf natur- und geisteswissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungseinrichtungen mit zahlreichen Nobelpreisträger*innen in ihren Reihen.

Werden Sie Teil von Deutschlands renommiertester Forschungsorganisation

Die Generalverwaltung der MPG sucht für ihre Abteilung Finanzen zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet bis zum 30. April 2031 für 39 Stunden pro Woche.

Projektassistenz für das PMO zur Transformation auf SAP S/4HANA (Kennziffer 97/26)

Unser sympathisches Projektteam sucht eine Assistenz für das Projekt Management Office (PMO) des Projekts „Transformation des Beschaffungs- und Rechnungswesens auf SAP S/4HANA“ zur Unterstützung der Projektleitung und Organisation der Projektmanagementaufgaben.

• Unterstützung der Projektleitung und des Projektteams bei der operativen Umsetzung und Steuerung von Projekten
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Projektterminen einschließlich der Dokumentation von Ergebnissen, Beschlüssen und der Pflege von Aufgaben- und Maßnahmenlisten
• Koordination und Kommunikation mit externen Dienstleistern, Partnern und Instituten
• Mitwirkung beim Projektcontrolling, insbesondere bei der Überwachung von Terminen und Kosten
• Erstellung, Pflege und Aufbereitung von Präsentationen und Entscheidungsunterlagen
• Erstellung, Aktualisierung und Fortschreibung zentraler Projektmanagement-Dokumente (z. B. Projektpläne, Statusberichte, Übersichten offener Punkte, Entscheidungsvorlagen)
• Organisatorische Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Gremien- und Abstimmungsterminen
• Terminkoordination in enger Abstimmung mit der Gesamtprojektsteuerung sowie den Fachteamleitungen
• Bereitstellung, Verwaltung und strukturierte Ablage projektrelevanter Unterlagen für alle Projektbeteiligten
• Administration und Pflege der zentralen Projektablage
• Unterstützung bei der laufenden Pflege der Risikoübersicht
• Mitwirkung bei Maßnahmen des Veränderungs- und Akzeptanzmanagements

Was Sie mitbringen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen oder informationstechnischen Bereich
• Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise mit Bezug zur Projektassistenz oder Projektunterstützung
• Zielorientierte, strukturierte und sehr selbstständige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Service- und Qualitätsbewusstsein
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie eine partnerschaftliche und teamorientierte Zusammenarbeit
• Erfahrung im Umgang mit KI-gestützten Anwendungen oder die Bereitschaft, sich in entsprechende Systeme und Prozesse einzuarbeiten
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse

Das bieten wir Ihnen

• Bezahlung bis Entgeltgruppe 9a TVöD (Bund) bei je nach Qualifikation und Berufserfahrung
• verschiedene Sozialleistungen
• Unverbindliche Informationen zum Gehalt finden Sie in der Entgelttabelle des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund).
• Ihr Arbeitsplatz liegt in der Stadtmitte Münchens und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen.
• Betreuungsmöglichkeiten für Kinder im Alter von 6 Monaten bis 3 Jahren vorhanden.

Was Sie von uns erwarten können

• Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitmodelle
• Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheitsförderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
• Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs
• Daneben werden die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Bund) gewährt
• Wir bieten die Möglichkeit des mobilen Arbeitens

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir freuen uns über Bewerber*innen jeglichen Hintergrunds.

Bewerbungsfrist: 6. Dezember 2026

MAX-PLANCK-GESELLSCHAFT zur Förderung der Wissenschaften e. V.
Generalverwaltung München
Abteilung Personal und Personalrecht
www.mpg.de