Administrative Assistenz

MPI f.Struk.u.Dyn.d.Mat; Hamburg; On-site; EUR 42,000 - 58,000; Full time

Benefits offered by this job

Kollegiales Umfeld

Weiterbildungsmöglichkeiten

Familien- und Privatleben-Vereinbarung

Deutschland-Jobticket Zuschuss

TVöD Bund Vergütung

Job summary

Die Max-Planck-Gesellschaft sucht eine Administrative Assistenz für den Direktor der Abteilung für Mikrostrukturierte Quantenmaterie am Standort Hamburg-Bahrenfeld. Sie unterstützen den Direktor im täglichen Geschäft, planen Reisen, organisieren Meetings und übernehmen Büroorganisation sowie interne Kommunikation.

Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise Erfahrung in internationalem Akademikumfeld und sehr gute Deutsch- sowie

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in der Verwaltung eines internationalen akademischen Umfelds wünschenswert.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich.
• Teamfähig, organisiert und flexibel.

Responsibilities

• Unterstützung des Direktors im Tagesgeschäft, inklusive Kalenderführung und Terminplanung.
• Reiseplanung, Koordination und Abrechnung gemäß Reisekostengesetz.
• Organisation und Nachbereitung interner/externen Meetings und Veranstaltungen.
• Allgemeine Büroorganisation, Beschaffung und Dokumentenverwaltung.
• Unterstützung der internen Kommunikation innerhalb der Abteilung und institutsweit.
• Empfang und Betreuung von Gästen und Besuchern.
• Vertrauliche, professionelle Umsetzung aller Aufgaben.

Skills

Organisationsfähigkeit

Multitasking

Interkulturelle Kompetenz

Deutsch- und Englischkenntnisse

Büro-Software-Kompetenz

Education

Berufsausbildung Fremdsprachenkorrespondent*in

Tools

Office-Software

Job description

Die Max-Planck-Gesellschaft ist Deutschlands führende Forschungseinrichtung. Ihre 86 Institute betreiben weltweit führende Forschung in den Natur-, Lebens-, Sozial- und Geisteswissenschaften und dienen der Gesellschaft durch wissenschaftliche Exzellenz.

Das Max-Planck-Institut für Struktur und Dynamik der Materie (MPSD) befindet sich auf dem Wissenschaftscampus Hamburg-Bahrenfeld und erforscht künstliche Quantenzustände jenseits des makroskopischen Gleichgewichts von Materie. Die atomaren und elektronischen Dynamiken werden gezielt mit ultraschnellen Lichtimpulsen und räumlicher Kontrolle über atomare Positionen gestaltet, um neue funktionale optische und elektronische Eigenschaften zu erzeugen. Das MPSD ist ein hochgradig internationales und vielfältiges Institut, in dem Wissenschaftler*innen aus über 30 Ländern zusammenarbeiten. Es besteht aus fünf wissenschaftlichen Abteilungen, die experimentelle und theoretische Forschung verbinden, und bietet ein dynamisches, kooperatives Forschungsumfeld.

Administrative Assistenz für den Direktor der Abteilung für Mikrostrukturierte Quantenmaterie (m/w/d)

Sie unterstützen den Direktor in allen organisatorischen Belangen des täglichen Geschäfts und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.

• Umfassende Unterstützung des Direktors im Tagesgeschäft, einschließlich vorausschauender Kalenderführung und Terminplanung
• Sicherstellung der reibungslosen Durchführung aller Reisen durch Überwachung, Koordination und ggf. Anpassung von Reise- und Besprechungsplänen
• Reisemanagement, einschließlich der Vorbereitung und Abrechnung von Dienstreisen gemäß Bundesreisekostengesetz
• Organisation, Koordination, Vorbereitung und Nachbereitung interner und externer Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen
• Erledigung administrativer Aufgaben wie Büroorganisation, Beschaffung und Dokumentenverwaltung
• Unterstützung der internen Kommunikation innerhalb der Abteilung sowie institutsweit
• Empfang und Betreuung von Gästen und (hochrangigen) Besuchern
• Flexible und eigenverantwortliche Anpassung an die sich verändernden Anforderungen im Arbeitsalltag des Direktors
• Verantwortung für die externe Kommunikation des Direktors und fungieren als zentrale Ansprechperson für wichtige externe Partner – einschließlich Vertreter anderer Forschungseinrichtungen, politischer Entscheidungsträger, Mitglieder der Zivilgesellschaft und potenzieller Förderer
• Verlässliche und diskrete Umsetzung aller Aufgaben mit hohem Maß an Professionalität und organisatorischer Kompetenz

Auch wenn es sich um eine vorwiegend administrative Position handelt, bietet diese Tätigkeit deutlich mehr als Routinetätigkeiten: Sie arbeiten in einem inspirierenden Forschungsumfeld an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Organisation und internationalem Austausch. Ihre Arbeit trägt wesentlich zum reibungslosen Ablauf einer weltweit vernetzten Abteilung und zum Erfolg herausragender Forschungsprojekte bei.

Ihr Profil

Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung, z. B. als Fremdsprachenkorrespondent*innen, oder eine vergleichbare Qualifikation. Idealerweise bringen Sie bereits Erfahrung in der Verwaltung eines internationalen akademischen Umfelds mit.

• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Flexibilität in einem dynamischen Arbeitsumfeld
• Fähigkeit zum Multitasking und zur Prioritätensetzung bei gleichbleibend positiver Ausstrahlung
• Serviceorientiertes und lösungsorientiertes Denken
• Hervorragende interkulturelle Kompetenz und Kommunikationsstärke
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich
• Weitere Sprachkenntnisse und Erfahrung im Wissenschafts- oder Hochschulbereich sind von Vorteil
• Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware und die Bereitschaft, neue Technologien zu erlernen
• Sie arbeiten eigenverantwortlich, zuverlässig und mit Freude im Team

Unser Angebot

Eine abwechslungsreiche Position mit Entwicklungsmöglichkeiten in einem wachsenden, interdisziplinären und international ausgerichteten Forschungsinstitut mit langfristiger Perspektive.

• Ein kollegiales, teamorientiertes Umfeld und ein moderner Arbeitsplatz in einem attraktiven Gebäude
• Vielfältige individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
• Die Vereinbarkeit von Privatleben, Familie und Beruf ist ein zentraler Bestandteil unserer Personalstrategie und wird aktiv gefördert
• Eine zunächst auf zwei Jahre befristete Stelle mit Option auf eine unbefristete Übernahme
• Zuschuss zum Deutschland-Jobticket
• Vergütung und Sozialleistungen je nach Qualifikation und Berufserfahrung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund) sowie zusätzlich Altersversicherung (VBL)

Die Max-Planck-Gesellschaft ist bemüht, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrundes.

Für Rückfragen steht Ihnen Frau Dr. Neda Lotfiomran telefonisch unter 040/8998-88040 oder per E‑Mail unter [e-mail] zur Verfügung.

Weitere Informationen zum MPSD und den Zugang zum Online‑Bewerbungsportal finden Sie auf unserer Homepage unter http://www.mpsd.mpg.de/karriere/jobs.