Abteilungsleiter*in Standesamt

Landeshauptstadt Kiel; Kiel; On-site; EUR 65,000 - 80,000; Full time

Job summary

Landeshauptstadt Kiel sucht eine Abteilungsleitung Standesamt zur Führung eines Teams von ca. 27 Mitarbeitenden. Sie entwickeln Ziele, Richtlinien und Anweisungen und setzen diese in der Praxis um.

Zudem verantworten Sie Personalplanung, Aus- und Weiterbildung sowie die Koordination komplexer personenstandsbezogener Vorgänge. Sie arbeiten kundenorientiert, verfügen über fundierte Verwaltungskenntnisse und bringen mehrjährige Führungserfahrung mit.

Qualifications

• Abgeschlossenes Hochschulstudium in den relevanten Fachrichtungen.
• Fundierte Rechts- und Verwaltungskenntnisse sowie Organisationskompetenz.
• Mehrjährige Berufserfahrung mit Führungsverantwortung.

Responsibilities

• Leitung der Abteilung Standesamt mit zwei Sachbereichen und ca. 27 Mitarbeitenden.
• Ziele, Grundsätze, Richtlinien und Anweisungen gestalten und umsetzen.
• Aufgaben der Abteilung entwickeln, Literatur/Rechtsprechung verfolgen und umsetzen.
• Personalplanung, Arbeitsverteilung, Abläufe und Arbeitsmittel koordinieren.
• Durchführung koordinieren und kontrollieren.
• Mitarbeiterinnen fortbilden, Nachwuchs ausbilden.
• Schwierige Einzelfälle bearbeiten bzw. entscheiden.
• Abteilung gegenüber Ämtern vertreten; Haushaltsmittel wirtschaftlich einsetzen.
• Digitalisierung von Arbeitsabläufen und Serviceangeboten weiterentwickeln.
• Sachbearbeitung in komplexen Personenstandsfällen; fachbezogene Stellungnahmen verfassen.
• Eheschließungen durchführen.

Skills

Führungserfahrung

Bürgerkontakt

Verwaltungsrechtliche Kenntnisse

Projekt- und Organisationskompetenz

Education

Hochschulabschluss (Bachelor/FH-Diplom) in Verwaltungsmanagement/Public Management

Master/Diplom/Magister in Verwaltungsmanagement/Public Management oder Laufbahnbefähigung

Laufbahnbefähigung bzw. Standesbeamten-Grundlehrgang

Job description

Kieler Stadtamt sucht frische Köpfe Arbeiten für eine Stadt, die sich bewegt und für Menschen, die etwas bewegen wollen. Die Landeshauptstadt Kiel ist Arbeitgeberin für alle, die nicht nur einen Job suchen, sondern eine Aufgabe mit Wirkung: für Klima, Mobilität, Bildung, Zusammenleben und die Zukunft einer wachsenden Stadt. Was uns ausmacht, ist die Vielfalt der Perspektiven, die hier zusammenkommt: von Verwaltung über IT und Technik bis hin zu Sozialem, Planung oder Kommunikation. Und von Menschen, die ihre Erfahrungen aus anderen Bereichen in die Verwaltung einbringen. So entstehen Lösungen, die Kiel jeden Tag ein Stück weiterbringen. Kiel. Gemeinsam gestalten und verwalten!

Abteilungsleiter*in Standesamt A 13 SHBesG, EG 12 TVöD, EG 13 TVöD / Vollzeit, Teilzeit / unbefristet / zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Was zu tun ist

• Sie leiten die Abteilung Standesamt mit zwei Sachbereichen und zurzeit ca. 27 Mitarbeiter*innen.
• Dabei gestalten Sie Ziele, Grundsätze, Richtlinien und Anweisungen für die Bearbeitung der dem Standesamt zugewiesenen Aufgaben mit und führen diese ein.
• Darüber hinaus fallen unter anderem folgende Aufgaben an: Entwicklung des Aufgabengebiets und der Literatur/Rechtsprechung verfolgen, auswerten und deren Umsetzung in Richtlinien und Anweisungen gestalten
• Einsatz der Mitarbeiter*innen, Arbeitsverteilung, Arbeitsablauf und Einsatz der Arbeitsmittel planen
• Durchführung koordinieren und kontrollieren
• Mitarbeiter*innen durch Weitervermittlung von Kenntnissen und Erfahrungen fortbilden, Nachwuchskräfte ausbilden
• Besonders schwierige Einzelfälle und solche von grundsätzlicher Bedeutung bearbeiten bzw. entscheiden
• Abteilung gegenüber anderen Ämtern, Behörden, Gremien und Dritten vertreten, soweit nicht der Amtsleitung vorbehalten
• Haushaltsansätze entwickeln und vertreten, über den Einsatz der Haushaltsmittel (mit-)entscheiden, Wirtschaftlichkeit der Leistungserstellung sicherstellen
• Evaluierung und Fortentwicklung weiterer Dienstleistungsangebote
• Entwicklung bzw. Weiterentwicklung der Digitalisierung von Arbeitsabläufen und Serviceangeboten
• Sachbearbeitung in allen Aufgabenbereichen des Standesamtes in komplexen Personenstandsfällen
• Fachbezogene Stellungnahmen für die Amtsleitung, Dezernat IV und/oder OB-Büro verfassen
• Mitarbeit im Arbeitskreis des Innenministeriums SH-Personenstandswesen- und im Landesverband der Standesbeamtinnen und Standesbeamten SH e.V.
• Eheschließungen

Was Sie mitbringen

Für eine Eingruppierung nach TVöD EG 12 Studium. Abgeschlossenes Hochschulstudium mit einer Regelstudienzeit von mindestens 6 Semestern (Bachelor oder FH-Diplom) in: Verwaltungsmanagement, Public Management Staats-, Verwaltungswissenschaft Öffentliches Recht Rechtswissenschaft Sozialversicherung Betriebswirtschaftslehre, Business Administration Verwaltungsinformatik Sozialmanagement Wirtschaftswissenschaften Für eine Eingruppierung nach TVöD EG 13: Studium. Abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium mit einer Regelstudienzeit von mindestens 8 Semestern (Master; Diplom, Staats- oder Magisterprüfung an einer Universität oder Technischen Hochschule) in: Verwaltungsmanagement, Public Management Staats-, Verwaltungswissenschaft Öffentliches Recht Rechtswissenschaft Sozialversicherung Betriebswirtschaftslehre, Business Administration Verwaltungsinformatik Sozialmanagement Wirtschaftswissenschaften oder Laufbahnprüfung/-befähigung für das erste Einstiegsamt der Laufbahngruppe zwei, Fachrichtung Allgemeine Dienste oder den abgeschlossenen Angestelltenlehrgang II Jeweils mit fundierten Kenntnissen in der Anwendung und Auslegung von Rechtsvorschriften Erfahrung. Mindestens 5 Jahre einschlägige Berufserfahrung auf Grundlage der geforderten Vor- und Ausbildung, davon mindestens zwei Jahre in einem Standesamt oder in einem Tätigkeitsfeld mit sehr häufigem Bürgerinnen- bzw. Kundinnenkontakt.Darüber hinaus ist eine mindestens zweijährige Leitungserfahrung, auch aus der Stellvertretung erforderlich Für Beamt*innen zusätzlich: Eine Besoldung entsprechend mindestens einer Besoldungsgruppe A11 Fachlichkeit. Erforderlich ist ein erfolgreich abgeschlossener Grundlehrgang für Standesbeamt*innen bzw. die Bereitschaft diesen kurzfristig zu absolvieren Die vorstehend genannten Ausschreibungskriterien müssen bis zum Ende der Ausschreibungsfrist vollständig erfüllt sein.

Was Sie auszeichnet

Sie arbeiten mit einem hohen Maß an Kundenorientierung und Kommunikationsstärke. Verantwortung für Mitarbeiter*innen betrachten Sie ganzheitlich und wertschätzend. Ihre Führungskompetenz setzen Sie verbindlich anhand der Führungsgrundsätze der Landeshauptstadt Kiel um und nehmen für die kontinuierliche persönliche Weiterentwicklung in diesem Themenfeld an Schulungen teil. Den digitalen Wandel begreifen Sie als Chance die Leistungen des Standesamtes mit moderner Technologie serviceorientiert, rechtssicher, intuitiv und nachhaltig zu gestalten. Eine hohe Motivationsfähigkeit rundet Ihr Profil ab.

Wo Sie wirken

Mit vielen Mitarbeiter*innen des Stadtamtes sorgen wir dafür, dass das tägliche Leben in der Landeshauptstadt Kiel reibungslos funktioniert. Das Standesamt trägt in besonderem Maße hierzu bei, da es unter anderem durch die Beurkundung von Geburten, Eheschließungen, Sterbefällen und vielfältige Personenstandsangelegenheiten eine wichtige Anlaufstelle für alle Bürger*innen der Landeshauptstadt Kiel darstellt.

Gut zu wissen

Die Zugangsvoraussetzung für Tarifbeschäftigte richtet sich nach der Vorbemerkung Nr. 3 im höheren Dienst bzw. der Vorbemerkung Nr. 4 im gehobenen Dienst der Entgeltordnung (VKA) zum TVöD. Bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis zur Entgeltgruppe 13 TVöD möglich. Die Stelle ist unter der Voraussetzung der ganztägigen Besetzung und der Arbeitsplatzteilung teilbar. Gelegentlich ist auch außerhalb der allgemeinen Dienstzeit und an Samstagen Dienst zu leisten (Eheschließungen).

Trauungen finden in Kiel u. a. im Leuchtturm Kiel-Holtenau, auf Sch