Abteilungsassistenz (m/w/x)

SII Group; Gaimersheim; Hybrid; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexibles Arbeiten

Modernes Setup

Kultur & Werte

Individuelle Entwicklung

Altersvorsorge-Zuschüsse

Deutschland-Ticket

Hansefit-Sportkooperation

Zusammenfassung

SII Group in Gaimersheim sucht eine Abteilungsassistenz (m/w/x) in unbefristeter Festanstellung zur operativen Unterstützung der Abteilungsleiter. Sie übernehmen organisatorische, administrative und koordinative Aufgaben am Standort Gaimersheim.

Sie bringen kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Assistenz-Erfahrung und hervorragende MS-365-Kenntnisse mit. Diskretion, Kommunikationsstärke und eigenständige Arbeitsweise sind gefragt.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion.
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und strukturierte Arbeitsweise.
• Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Prioritäten setzen.
• Diskretion und Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Eigenverantwortliche Unterstützung der Abteilungsleiter in organisatorischen, administrativen und koordinativen Themen.
• Steuerung administrativer Prozesse innerhalb der Abteilungen.
• Organisation eines professionellen Office Managements inklusive Besucherkoordination, Bestellwesen, Raummanagement und Verpflegung.
• Verantwortung für On- und Offboarding neuer Mitarbeitender sowie Dienstreisen.
• Erstellung von Korrespondenz, Berichten, Protokollen, Präsentationen und Managementunterlagen.
• Vorbereitung von Angebotsvorlagen, Nachverfolgung von Beauftragungszeiträumen.
• Prüfung projektbezogener Unterlagen und Abnahmeprotokolle.
• Koordination und Nachverfolgung der Rechnungsstellung im Backoffice.
• Unterstützung der Abteilungsleiter bei Sonderthemen und Planung von Entscheidungen.

Kenntnisse

Organisation

Kommunikation

Vertraulichkeit

Eigeninitiative

Deutsch & Englischkenntnisse

MS 365 Kenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS 365

Jobbeschreibung

Im heutigen, dynamischen Umfeld technologischen Wandels sind intelligenteIT-, Software- und Systemlösungenvon zentraler Bedeutung – in komplexen, sicherheitskritischen und regulierten Technologiefeldern wie Automotive, Defence und der Luft- und Raumfahrt.

Wir vereinen Expertise in Embedded Software, moderner Softwareentwicklung, Cloud-Architekturen, Data & AI Engineering sowie ganzheitlichem Systems Engineering. So entstehen vernetzte Plattformen, smarte Datenanalysen und hochverfügbare Architekturen für komplexe, sicherheitskritische Anwendungen.

Unterstütze komplexe Projekte mit Struktur, Überblick und Organisationstalent

Mit deiner strukturierten Arbeitsweise, deinem Organisationsgeschick und deinem Verständnis für effiziente Prozesse übernimmst du Verantwortung für das operative Management administrativer Abläufe und leistest einen wichtigen Beitrag zum Erfolg unserer Abteilungen.

Werde jetzt Teil unseres Teams – in einer internen und unbefristeten Festanstellung als Abteilungsassistenz (m/w/x) mit folgenden Aufgaben am Standort Gaimersheim:

• Eigenverantwortliche Unterstützung unserer Abteilungsleiter in organisatorischen, administrativen und koordinativen Themen
• Steuerung administrativer Prozesse innerhalb der Abteilungen und Koordination interner Abläufe
• Organisation eines professionellen Office Managements inklusive Besucherkoordination, Bestellwesen, Raummanagement und Verpflegungsorganisation
• Verantwortung für das On- und Offboarding neuer Mitarbeitender sowie die Planung und Organisation von Dienstreisen
• Selbstständige Erstellung von Korrespondenz, Berichten, Protokollen, Präsentationen und weiteren Managementunterlagen
• Vorbereitung von Angebotsvorlagen, Nachverfolgung von Beauftragungszeiträumen sowie Prüfung projektbezogener Unterlagen und Abnahmeprotokolle
• Koordination und Nachverfolgung der Rechnungsstellung in enger Abstimmung mit unserem Backoffice
• Unterstützung der Abteilungsleiter bei organisatorischen Sonderthemen sowie der Planung, Vorbereitung und Nachverfolgung von Entscheidungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise als Abteilungsassistenz oder Management Assistenz
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohe Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und die Fähigkeit, Prioritäten sicher zu setzen
• Sicheres und professionelles Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikations- und Koordinationsfähigkeiten
• Diskretion, Zuverlässigkeit und ein souveräner Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sehr gute Kenntnisse in den gängigen Microsoft-365-Anwendungen
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Fachbereichen sowie daran, Prozesse aktiv mitzugestalten und kontinuierlich zu verbessern
• Verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse

Deine Benefits

• Flexibles Arbeiten: 30 Urlaubstage, mobile Work & flexible Zeiten – für echte Vereinbarkeit
• Modernes Setup: Cloudbasiertes Arbeiten mit Microsoft 365 für effizientes, kollaboratives Arbeiten
• Kultur, die trägt: Offene Kommunikation, klare Verantwortung und Vertrauen auf allen Ebenen
• Individuelle Entwicklung: Förderung deiner Stärken – persönlich und fachlich
• Finanzielle Extras: Zuschüsse zur Altersvorsorge, Kinderbetreuung & Mobilität (Deutschland-Ticket)
• Gesundheit & Balance: Hansefit-Sportkooperation & JobRad-Leasing

Für deine Fragen steht dir Niclas Kießling gerne zur Verfügung.

Alle personenbezogenen Formulierungen in dieser Stellenanzeige sind geschlechtsneutral zu betrachten.