Executive Assistant

OlimpIA; Bogotá; On-site; COP 48,000,000 - 72,000,000; Full time

Benefits offered by this job

Beneficios

Job summary

OlimpIA busca un Executive Assistant con excelentes habilidades de comunicación, planificación y gestión para apoyar a la alta dirección y anticiparse a sus necesidades en entornos de alta exigencia.

Entre las responsabilidades se incluyen la gestión de agenda, filtrado de correos y llamadas, organización de viajes y eventos, y la preparación de documentación en español e inglés, manteniendo confidencialidad y excelencia operativa. Se ofrece contrato indefinido y beneficios.

Qualifications

• Experiencia mínima de 3 años en asistencia ejecutiva o roles similares.
• Experiencia previa como asistente de altos ejecutivos en sectores público o bancario.
• Dominio avanzado de Microsoft Office y herramientas de gestión como Teams y Google Calendar.

Responsibilities

• Programar reuniones y gestionar la agenda de la dirección.
• Filtrar correos, correspondencia y llamadas, redactando comunicaciones en español e inglés de forma clara y profesional.
• Organizar planes detallados de viaje y acompañar la documentación de reuniones con terceros, siguiendo procedimientos de compras.

Skills

Comunicación efectiva

Organización

Gestión del tiempo

Tools

Microsoft Office

Teams

Google Calendar

Job description

¿Te apasiona la organización, la atención al detalle y ser un aliado clave para la alta dirección?

Estamos buscando un/a Executive Assistant con excelentes habilidades de comunicación, planificación y gestión, que se destaque por su capacidad para anticiparse a las necesidades del equipo directivo y desarrollarse con confianza en entornos de alta exigencia.

Garantizar el óptimo funcionamiento del equipo directivo a través del apoyo administrativo eficiente en la gestión de tareas, manejo de información confidencial, coordinación de eventos y documentación, asegurando la comunicación fluida y la toma de decisiones estratégicas. Además, respaldar al equipo directivo en sus funciones para contribuir al cumplimiento de los objetivos organizacionales.

Tu rol es fundamental para:

• Programar reuniones, citas y eventos importantes para el equipo directivo, asegurándose de que su agenda esté organizada y optimizada.


• Filtrar y responder correos electrónicos, correspondencia y llamadas, además de redactar comunicaciones en inglés y en español de manera clara y profesional.


• Organizar planes detallados de viaje, itinerarios, programas y la compilación de documentos para las reuniones relacionadas con terceros, siguiendo los procedimientos establecidos por el área de compras.


• Apoyar la organización de reuniones externas con la información necesaria para una excelente representación del equipo directivo.


• Recibir y atender a visitantes y clientes que lleguen a la oficina.

Necesitaras:

• Dominio avanzado de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) y herramientas de gestión como Teams y Google Calendar.


• Experiencia mínima de 3 años en asistencia ejecutiva o roles similares, se requiere experiencia previa como asistente o secretaria de altos ejecutivos, tales como presidentes o vicepresidentes, preferiblemente en entidades del sector público o del sector bancario.


• Deseable: Nivel intermedio-alto de inglés hablado y escrito (B1 - C1).

Contrato a termino indefinido + beneficios