Auxiliar Documental

Mace; Bogotá; Presencial; COP 20.088.000 - 26.784.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Trabajo híbrido

Horas flexibles

Descripción de la vacante

En Mace, buscamos un Auxiliar en gestión documental del contrato para apoyar el seguimiento y la trazabilidad de la correspondencia y documentación del proyecto en Bogotá. Administrarás la distribución de la correspondencia, asignación de códigos y control de trámites desde emisión hasta cierre, asegurando cumplimiento de procedimientos.

Trabajarás con Aconex y los sistemas de radicación para registrar documentos y atender solicitudes externas.

Formación

• Formación en gestión documental o bibliotecología/archivo con énfasis en trámites y control de documentos.
• Conocimientos de normas y procedimientos de archivo y trazabilidad de documentos.

Responsabilidades

• Gestionar la distribución de la correspondencia interna y externa, asegurando su correcta asignación, entrega y recepción por parte de los responsables correspondientes.
• Controlar la asignación de códigos a los documentos, realizando seguimiento a su tramite y garantizando su correcta identificación, control y trazabilidad desde la emisión hasta el cierre.
• Registrar y transferir documentos desde la plataforma Aconex.
• Asegurar el registro de correspondencia en los sistemas de radicación de los entes gubernamentales (ANI) y Aconex.
• Atención al cliente externo en solicitudes de procesos de correspondencia.
• Apoyar los procesos de control documental.
• Asistir activamente a las reuniones a las que se le convoque de acuerdo a su labor.
• Validar el cumplimiento de los procedimientos en los procesos en los que participa.
• Gestión documental oportuna, organizada y trazable, validando el cumplimiento de los procedimientos y tiempos establecidos, manteniendo actualizados los sistemas de correspondencia establecidos para el proyecto.

Educación

Profesional en Ciencias de la información: Bibliotecología, documentación y Archivistica (Recien egresado)

Tecnologo en gestión documental

Herramientas

Aconex

Descripción del empleo

En Mace combinamos nuestra experiencia en construcción con servicios de consultoría para liberar el potencial de cada persona y de cada proyecto, y así redefinir los límites de la ambición. Nuestros valores guían la manera en que asesoramos y definen el tipo de personas que buscamos para que se unan a nosotros en este camino.

El Proyecto:

El Auxiliar en gestión documental del contrato gestionará el seguimiento y trazabilidad de la correspondencia y documentación, validando el cumplimiento de los procedimientos en las herramientas documentales descritas en los mismos.

Serás Responsable De

• Gestionar la distribución de la correspondencia interna y externa, asegurando su correcta asignación, entrega y recepción por parte de los responsables correspondientes.
• Controlar la asignación de códigos a los documentos que serán emitidos, realizando seguimiento a su trámite y garantizando su correcta identificación, control y trazabilidad desde la emisión hasta el cierre.
• Registrar y transferir documentos desde la plataforma Aconex.
• Asegurar el registro de correspondencia en el sistemas de radicación de los entes gubernamentales (ANI) y Aconex.
• Atención al cliente externo en solicitudes de procesos de correspondencia.
• Apoyar los procesos de control documental.
• Asistir activamente a las reuniones a las que se le convoque de acuerdo a su labor.
• Validar el cumplimiento de los procedimientos en los procesos en los que participa.
• Gestión documental oportuna, organizada y trazable, validando el cumplimiento de los procedimientos y tiempos establecidos, manteniendo actualizados los sistemas de correspondencia establecidos para el proyecto.

Necesitarás Tener

• Profesional en Ciencias de la información: Bibliotecología, documentación y Archivistica (Recien egresado)
• Tecnologo en gestión documental
• 2 años de experiencia como Analista o auxiliar documental en proyectos

Nuestros Valores

Safety first – Volver a casa seguros y sanos: Promovemos un entorno de trabajo seguro, diverso e inclusivo, reconociendo que el bienestar de las personas es esencial para el éxito de cada proyecto.

Client focus – Cumplir nuestra promesa: Asumimos la responsabilidad por la calidad de nuestros entregables y los resultados estratégicos, construyendo relaciones sólidas y duraderas con nuestros clientes.

Integrity – Hacer siempre lo correcto: Impulsamos resultados positivos en nuestra industria, actuando con transparencia y alineándonos siempre con nuestras obligaciones de cumplimiento.

Create opportunity – Para que nuestra gente sobresalga: Fomentamos una cultura de mejora continua, inspirando a nuestras personas y equipos a desarrollarse y alcanzar su máximo potencial.

Mace es un empleador inclusivo y valora el interés de profesionales con una amplia diversidad de perfiles. Incluso si no cumples con todos los requisitos, te animamos a postularte; podrías ser la persona ideal para este u otro puesto dentro de nuestra organización.

También estamos abiertos a explorar opciones de trabajo a tiempo parcial, flexible o híbrido, siempre que se ajusten a las necesidades del rol.