Coordinación documental

Metro Quadrantte Construction; Sur; Presencial; COP 44.640.000 - 75.888.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Metro Quadrantte Construction busca un Coordinador(a) Documental de Proyectos para liderar el control y la trazabilidad de la información generada durante la ejecución de proyectos de inversión pública.

El perfil debe incorporar formación en ingeniería/gestión y al menos 4 años de experiencia en gestión documental, seguimiento de entregables y cumplimiento de plazos. Se valorará experiencia en interventoría, contratos y plataformas de gestión documental.

Formación

• Formación académica universitaria en áreas afines a gestión documental o proyectos.
• Deseable formación complementaria en Gerencia de Proyectos, Gestión Documental, Calidad, Gestión de la Información o Control de Proyectos.

Responsabilidades

• Coordinar integralmente la gestión documental de los proyectos, garantizando la trazabilidad de los documentos desde su generación o recepción hasta su revisión, aprobación y cierre.
• Realizar seguimiento a entregables, obligaciones, responsables y fechas, generando alertas ante pendientes e incumplimientos.
• Controlar la documentación remitida a supervisión, interventoría y entidades contratantes, incluyendo radicaciones, observaciones y subsanaciones.
• Mantener actualizadas matrices, repositorios e indicadores documentales, garantizando control de versiones y evidencias.
• Articularse con la Dirección de Proyecto para garantizar el cumplimiento de requerimientos documentales y contractuales.

Conocimientos

Gestión documental

Seguimiento de proyectos

Control de fechas

Gestión de información

Comunicación

Educación

Ingeniería Industrial

Administración de Empresas

Archivística

Gestión Documental

Ciencias de la Información

Herramientas

Excel intermedio-avanzado

Plataformas de gestión documental

Descripción del empleo

Empresa dedicada a la estructuración, ejecución, seguimiento y control de proyectos de inversión pública se encuentra en búsqueda de Coordinador(a) Documental de Proyectos, responsable de liderar integralmente el control, seguimiento y trazabilidad de la información y documentación generada durante la ejecución de los proyectos. Buscamos un perfil orientado no solo a la gestión documental, sino también al seguimiento de obligaciones, entregables, vencimientos, subsanaciones y compromisos, garantizando información completa, actualizada y disponible para la adecuada gestión del proyecto.

Perfil requerido.

Formación académica: Profesional en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas, Archivística, Gestión Documental, Ciencias de la Información o áreas afines. Deseable formación complementaria en Gerencia de Proyectos, Gestión Documental, Calidad, Gestión de la Información o Control de Proyectos.

Experiencia: Mínimo 4 años de experiencia profesional, con experiencia relacionada en gestión y control documental, seguimiento de proyectos, control de entregables, calidad o gestión de información. Se valorará especialmente experiencia en proyectos de inversión pública, interventoría, supervisión, contratos o convenios.

Conocimientos y Experiencia

• Gestión y control documental aplicado a proyectos.
• Manejo y seguimiento de matrices documentales y punto a punto.
• Seguimiento a obligaciones, compromisos y entregables.
• Control de fechas, vencimientos y tiempos de respuesta.
• Seguimiento a radicaciones, observaciones, devoluciones y subsanaciones.
• Control de versiones y trazabilidad documental.
• Gestión de correspondencia contractual.
• Administración y actualización de repositorios documentales.
• Elaboración de indicadores, informes y alertas de seguimiento.
• Excel intermedio-avanzado.
• Deseable manejo de plataformas de gestión documental y herramientas de seguimiento de proyectos.

Principales Responsabilidades

Coordinar integralmente la gestión documental de los proyectos, garantizando la trazabilidad de los documentos desde su generación o recepción hasta su revisión, aprobación y cierre.

Realizar seguimiento a entregables, obligaciones, responsables y fechas, generando alertas oportunas frente a pendientes y posibles incumplimientos.

Controlar la documentación remitida a supervisión, interventoría y entidades contratantes, incluyendo radicaciones, observaciones, respuestas y subsanaciones.

Mantener actualizadas las matrices, repositorios e indicadores documentales, garantizando el adecuado control de versiones, soportes y evidencias.

Articularse con la Dirección de Proyecto y las diferentes áreas involucradas para garantizar el cumplimiento oportuno de los requerimientos documentales y contractuales.