Auxiliar Administrativo(a)

UNIV. DE LOS ANDES; Bogotá; On-site; COP 20,088,000 - 31,248,000; Full time

Job summary

UNIV. DE LOS ANDES busca un Asistente Administrativo(a) para apoyar la gestión administrativa y el manejo de información, asegurando la calidad y disponibilidad de datos para la toma de decisiones. Se prioriza organización, precisión y cumplimiento de plazos en un entorno institucional.

La posición reporta a la Dirección de Negocios Institucionales y ofrece oportunidad de desarrollo en procesos operativos y de reporte, con énfasis en control documental y servicio interno.

Qualifications

• Técnico o tecnólogo en Gestión Administrativa, Asistencia Gerencial, Contabilidad, Secretariado o áreas afines.
• Manejo intermedio de Excel, con uso de fórmulas y tablas dinámicas.
• Conocimientos básicos de bases de datos, digitación y control de información.
• Experiencia de 1 a 3 años en gestión administrativa y soporte documental.

Responsibilities

• Actualizar bases de datos de proveedores y registros operativos, verificando la exactitud y consistencia de la información.
• Realizar validaciones y depuraciones básicas de datos.
• Organizar los archivos digitales para facilitar la consulta y disponibilidad de la información.
• Recopilar y organizar las planillas y los soportes de los cortes de ventas enviados por los puntos.
• Consolidar la información operativa para facilitar la revisión de cifras.
• Registrar en los sistemas los ajustes y las correcciones previamente autorizados.
• Extraer información de los sistemas institucionales y elaborar reportes periódicos en los formatos establecidos.
• Consolidar cifras e indicadores operativos mediante herramientas como las tablas dinámicas de Excel.
• Entregar oportunamente los reportes y consolidados de información asignados.
• Clasificar, archivar y mantener organizados los documentos físicos y digitales de la dependencia.
• Radicar y tramitar documentos administrativos, hacer seguimiento a sus firmas y apoyar la gestión de correspondencia.
• Atender solicitudes internas de consulta y búsqueda de documentos.

Skills

Manejo de datos

Organización de información

Atención al detalle

Gestión del tiempo

Comunicación

Education

Técnico/Tecnólogo en Gestión Administrativa

Asistencia Gerencial

Tools

Excel - tablas dinámicas

Bases de datos

Job description

¿Te gustan los datos, el orden y los detalles? ¿Disfrutas organizar información, encontrar oportunidades de mejora y contribuir a que los procesos funcionen de manera eficiente? ¡Esta oportunidad es para ti!

En la Dirección de Negocios Institucionales buscamos un(a) Asistente Administrativo(a) que contribuya a la organización y confiabilidad de la información, brindando soporte a los procesos administrativos y comerciales de la unidad.

¿Cuál será tu reto?

Ejecutar actividades de soporte administrativo, registro de datos y organización documental, asegurando la disponibilidad, calidad y oportunidad de la información que facilita el seguimiento operativo y la elaboración de reportes para la Gerencia.

¿Qué harás en este rol?

Gestión y actualización de información:

• Actualizar las bases de datos de proveedores y los registros operativos, verificando la exactitud y consistencia de la información.
• Realizar validaciones y depuraciones básicas de datos.
• Organizar los archivos digitales para facilitar la consulta y disponibilidad de la información.

Soporte a la gestión comercial:

• Recopilar y organizar las planillas y los soportes de los cortes de ventas enviados por los puntos.
• Consolidar la información operativa para facilitar la revisión de cifras.
• Registrar en los sistemas los ajustes y las correcciones previamente autorizados.

Consolidación de datos y reportes:

• Extraer información de los sistemas institucionales y elaborar reportes periódicos en los formatos establecidos.
• Consolidar cifras e indicadores operativos mediante herramientas como las tablas dinámicas de Excel.
• Entregar oportunamente los reportes y consolidados de información asignados.

Gestión documental y administrativa

• Clasificar, archivar y mantener organizados los documentos físicos y digitales de la dependencia.
• Radicar y tramitar documentos administrativos, hacer seguimiento a sus firmas y apoyar la gestión de correspondencia.
• Atender solicitudes internas de consulta y búsqueda de documentos.

¿Qué encontrarás en esta experiencia?

La oportunidad de fortalecer tus habilidades administrativas y analíticas, conocer de cerca la operación comercial y contribuir a la toma de decisiones mediante información organizada y confiable. Podrás aportar tu atención al detalle, aprender sobre los procesos de la Dirección y ser parte de un equipo que trabaja para alcanzar sus objetivos con eficiencia y calidad.

Lo que buscamos en ti:

Una persona organizada, metódica y comprometida con la calidad de su trabajo, que disfrute trabajar con datos, mantener la información al día y asegurar que cada detalle esté en su lugar. Valoramos tu atención al detalle, orientación al servicio, responsabilidad y capacidad para cumplir plazos y dar seguimiento a las tareas asignadas.

Formación:

• Técnico(a) o tecnólogo(a) en Gestión Administrativa, Asistencia Gerencial, Contabilidad, Secretariado o áreas afines.

Conocimientos que valoramos:

• Manejo intermedio de Microsoft Excel, especialmente fórmulas de cruce y tablas dinámicas.
• Manejo básico de bases de datos, digitación y control de información.
• Organización de archivos y gestión documental.

Experiencia:

• Entre uno (1) y tres (3) años en gestión administrativa, manejo de bases de datos, soporte documental o procesos operativos.
• Se valorará la experiencia en operaciones de retail, puntos de venta, inventarios o servicio al cliente.