Administrative Assistant

Astéri Nord; Bogotá; Presencial; COP 29.016.000 - 44.640.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Astéri Nord, firma de servicios financieros, busca una asistente administrativa bilingüe para apoyar operaciones en un entorno regulado. Proporcionará soporte administrativo, gestión de documentación y atención al cliente, asegurando precisión, confidencialidad y eficiencia.

La candidata coordinará procesos, abrir y mantener expedientes, y facilitar la comunicación entre clientes, asesores y equipos internos, manteniendo altos estándares de servicio y manejo de información sensible en español e

Formación

• Inglés mínimo 70% hablado y escrito.
• Organización, confidencialidad, precisión y calidad de servicio.
• Experiencia en soporte administrativo y gestión de documentación en entorno regulado.
• Capacidad para manejar múltiples prioridades e información confidencial.

Responsabilidades

• Brindar soporte administrativo a clientes, asesores y equipos internos.
• Coordinar solicitudes y dar seguimiento a procesos.
• Mantener actualizada la documentación de clientes y cuentas.
• Preparar reportes y controles administrativos.
• Coordinar reuniones, agendas y actividades internas.
• Apoyar la mejora de procesos administrativos.
• Manejar comunicaciones entre clientes, asesores, custodios y bancos.
• Dar seguimiento a trámites y mantener informadas a las partes.

Conocimientos

Inglés alto

Atención al cliente

Organización

Gestión documental

Herramientas

Microsoft Office

Custody platforms

Descripción del empleo

Estamos buscando para nuestro cliente, una firma de servicios financieros, una asistente administrativa bilingüe.

Esta persona estará encargada de brindar soporte administrativo, coordinación y servicio al cliente dentro de un entorno financiero regulado, asegurando una gestión eficiente de documentación, procesos y requerimientos. Debe mantener altos estándares de organización, confidencialidad, precisión y calidad de servicio. Se requiere un nivel de inglés mínimo del 70%, tanto hablado como escrito, así como una excelente capacidad de resolución de problemas, análisis y seguimiento.La posición requiere una persona organizada, proactiva, orientada al servicio y capaz de manejar múltiples prioridades, información confidencial y procesos administrativos con precisión y eficiencia. Será responsable de facilitar la comunicación entre cliente, asesore financiero, equipos internos, custodios y proveedores externos, asegurando el cumplimiento adecuado de los procesos y una experiencia de servicio de alta calidad.

Si no tiene el nivel de inglés requerido, por favor absténgase de aplicar.

Principales Responsabilidades:

Gestión Administrativa

• Brindar soporte a clientes, asesores financieros y equipos internos.
• Coordinar solicitudes y dar seguimiento oportuno a los procesos.
• Organizar y mantener actualizada la documentación de clientes y cuentas.
• Preparar reportes y controles administrativos.
• Coordinar reuniones, agendas y actividades internas.
• Apoyar la mejora y optimización de procesos administrativos.

Servicio al Cliente

• Atender clientes internacionales de manera profesional y orientada a soluciones.
• Gestionar consultas, solicitudes y requerimientos administrativos.
• Servir de enlace entre clientes, asesores, custodios, bancos y equipos internos.
• Dar seguimiento a trámites y mantener informadas a las partes involucradas.
• Manejar información confidencial con discreción y profesionalismo.

Soporte a Procesos Financieros

• Apoyar la apertura, actualización, mantenimiento y cierre de cuentas.
• Recopilar, revisar y organizar documentación de clientes.
• Coordinar formularios y documentos con custodios e instituciones financieras.
• Dar seguimiento a transferencias, movimientos de cuentas y actualizaciones de información.
• Mantener controles internos sobre solicitudes y procesos pendientes.
• Apoyar procesos de KYC y AML y la actualización de expedientes.
• Recopilar y organizar documentación requerida por Compliance.
• Dar seguimiento a solicitudes regulatorias y actualizaciones periódicas.
• Apoyar auditorías, revisiones regulatorias y controles de calidad.

Conocimientos y Competencias

• Manejo de Sistemas tales como Microsoft Office (Excel, Word, Outlook y PowerPoint).
• Experiencia con plataformas de custodia y sistemas de gestión documental (deseable)
• Excelente organización, atención al detalle y capacidad de seguimiento.
• Capacidad para manejar múltiples prioridades y trabajar bajo presión.
• Habilidad para trabajar con clientes y equipos multidisciplinarios.
• Manejo responsable de información confidencial.
• Orientación al servicio, resolución de problemas y mejora continua.
• Nivel de inglés mínimo del 70%, tanto escrito como hablado.
• Excelente comunicación profesional en español e inglés.