Verwaltungssekretär/in (100% oder Jobsharing möglich)

Job-Room; Regensberg; Vor Ort; CHF 55.000 - 75.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Attraktiver Arbeitsplatz

Gute Sozialleistungen

Möglichkeiten zur fachlichen Weiter­­o

Persönliche Weiterentwicklung

Teamorientiertes Arbeitsumfeld

Zusammenfassung

Stiftung Schloss Regensberg sucht eine engagierte Verwaltungsfachperson zur Unterstützung des Leitungsteams. Sie übernehmen Telefon- und E-Mail-Bearbeitung, Besucherempfang und Postverteilung, arbeiten eng mit dem Team zusammen und protokollieren Stiftungsratssitzungen.

Zu den Aufgaben gehören Klient*innen-Administration in SocialOffice und Lobos, Spendenverwaltung sowie Organisation von Veranstaltungen. Der Job bietet vielseitige Büroaufgaben in einem wertschätzenden Umfeld.

Qualifikationen

• EFZ kaufmännische Grundausbildung ist erforderlich.
• Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse, insbesondere MS Office.
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Kontaktfreude.

Aufgaben

• Entgegennahme und Bearbeitung von Telefonanrufen sowie E-Mails.
• Empfang von Besucher*innen.
• Verteilung der eingehenden Post.
• Unterstützung des Leitungsteams in administrativen Belangen.
• Protokollführung bei Stiftungsratssitzungen.
• Klient*innen-Administration in SocialOffice und Lobos.
• Verantwortlich für Spendenadministration und Versand von Einladungen.
• Bewirtschaftung des Büromaterials.
• Betreuung und Anleitung von Klient*innen bei administrativen Arbeiten.

Kenntnisse

Microsoft Office

Kundenorientierung

Teamfähigkeit

Organisationstalent

Ausbildung

EFZ kaufmännische Grundausbildung

Tools

SocialOffice

Lobos

Jobbeschreibung

Die Stiftung Schloss Regensberg führt ein Sonderschulheim und eine Tagessonderschule Typus A, mit integrierter Sonderschule 15plus, ein Internat für Schüler*innen und Lernende, diverse Coaching-formen und Angebote in der Berufsintegration sowie teilbetreute Wohnformen im Jugendwohnen. Wir betreuen Kinder, Jugendliche und junge Erwachsene mit Schwierigkeiten in der persönlichen und/oder sozialen Entwicklung sowie Beeinträchtigungen im Lern- und Leistungsvermögen. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir per 1. November 2026 oder nach Vereinbarung eine engagierte, dienstleistungsorientierte und zuverlässige Persönlichkeit als Verwaltungssekretär/in (100% oder Jobsharing möglich).

Deine Aufgaben

Zu deinen Hauptaufgaben gehören

• Entgegennahme und Bearbeitung von Telefonanrufen sowie E-Mails
• Empfang von Besucher*innen
• Verteilung der eingehenden Post
• Unterstützung des Leitungsteams in administrativen und organisatorischen Belangen
• Protokollführung bei Stiftungsratssitzungen
• Klient*innen-Administration in SocialOffice und Lobos
• Verantwortlich für die SpendenadministrationKoordination des Versands von Einladungen für Veranstaltungen sowie den Jahresbericht
• Bewirtschaftung des Büromaterials
• Betreuung, Anleitung und Begleitung von Klient*innen (Jugendlichen) bei administrativen Arbeiten im Sekretariat
• Übernahme weiterer vielseitiger Büro- und Administrationsaufgaben

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung EFZ
• Von Vorteil Erfahrung in einer vergleichbaren Position
• Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse, insbesondere in Microsoft Office
• Stilsichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Freude am Kontakt mit Menschen
• Selbstständige, exakte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise sowie ausgeprägtes vernetztes Denken
• Hohe Sozialkompetenz, Teamfähigkeit und Organisationstalent
• Freude an der Anleitung und Begleitung von Jugendlichen sowie die Fähigkeit, administrative Aufgaben geduldig und motivierend zu vermitteln
• Auch in hektischen Situationen behältst du Ruhe und den Überblick

Darauf kannst du dich freuen

• Eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle und sinnstiftende Tätigkeit
• Ein motiviertes und kollegiales Team mit gelebter Du-Kultur
• Eine wertschätzende und respektvolle Führungs- und Unternehmenskultur
• Einen attraktiven Arbeitsplatz mit einmaliger Aussicht
• Gute Sozialleistungen und regelmässige Arbeitszeiten
• Attraktive Mitarbeitervorteile
• Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung

Interessiert?

Möchtest du die Zukunft der Stiftung Schloss Regensberg aktiv mitgestalten? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung an Urs Kenny, Gesamtleiter.

Fragen zur Stelle?

Urs Kenny steht dir unter gerne für weitere Auskünfte zur Verfügung.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung.

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