Verwaltungsprofi (100%) – Gestalte Administration & Team

Stiftung Schloss Regensberg; Regensberg; Vor Ort; CHF 70.000 - 90.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Du-Kultur

Attraktiver Arbeitsplatz mit Aussicht

Gute Sozialleistungen

Weiterentwicklungsmöglichkeiten

Regelmässige Arbeitszeiten

Zusammenfassung

Stiftung Schloss Regensberg sucht eine/n Verwaltungssekretär/in (100% oder Jobsharing möglich). Sie sind zentrale/r Ansprechpartner/in, sorgen für einen reibungslosen administrativen Ablauf und koordinieren die Kommunikation zwischen internen und externen Anspruchsgruppen.

Zu Ihrem Aufgabenbereich gehören Telefon- und E-Mail-Bearbeitung, Empfang, Postverteilung, Protokollführung, Klienten-Administration sowie Unterstützung des Leitungsteams und der Veranstaltungen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung EFZ.
• Von Vorteil Erfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse, insbesondere in Microsoft Office.
• Stilsichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Freude am Kontakt mit Menschen.
• Selbstständige, exakte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise sowie ausgeprägtes vernetztes Denken.
• Hohe Sozialkompetenz, Teamfähigkeit und Organisationstalent.
• Freude an der Anleitung und Begleitung von Jugendlichen sowie die Fähigkeit, administrative Aufgaben geduldig und motivierend zu vermitteln.
• Auch in hektischen Situationen behältst du Ruhe und den Überblick.

Aufgaben

• Entgegennahme und Bearbeitung von Telefonanrufen sowie E-Mails.
• Empfang von Besucher*innen
• Verteilung der eingehenden Post
• Unterstützung des Leitungsteams in administrativen Belangen
• Protokollführung bei Stiftungsratssitzungen
• Klient*innen-Administration in SocialOffice und Lobos
• Verantwortlich für die Spendenadministration
• Koordination des Versands von Einladungen für Veranstaltungen sowie den Jahresbericht
• Bewirtschaftung des Büromaterials
• Betreuung, Anleitung und Begleitung von Klient*innen (Jugendliche) bei administrativen Arbeiten im Sekretariat
• Übernahme weiterer Büro- und Administrationsaufgaben

Kenntnisse

Teamfähigkeit

MS Office

Kommunikation

Selbstständigkeit

Kundenkontakt

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung EFZ

Tools

SocialOffice

Lobos

Jobbeschreibung

Stiftung Schloss Regensberg sucht eine/n Verwaltungssekretär/in (100% oder Jobsharing möglich). Sie sind zentrale/r Ansprechpartner/in, sorgen für einen reibungslosen administrativen Ablauf und koordinieren die Kommunikation zwischen internen und externen Anspruchsgruppen.

Zu Ihrem Aufgabenbereich gehören Telefon- und E-Mail-Bearbeitung, Empfang, Postverteilung, Protokollführung, Klienten-Administration sowie Unterstützung des Leitungsteams und der Veranstaltungen.